説明上手になる秘策【後編】

「結局、何が言いたいの？」と言われないための“たった1つの工夫”

仕事で効率的にコミュニケーションを取るなら、“あること”を重視するとよいという。それはごくシンプルだが、実践するのは意外と難しい。

公開 2022年08月12日 08時15分

[TechTarget]

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　「相手にとって意義のある情報を伝える」という点は、対面のコミュニケーションで重要なポイントになる。インターネットユーザーを相手にするならなおさらだ。読者の注意を引かないと、インターネットユーザーはあなたの会社のコンテンツには目もくれずにWebサイトを去ってしまう。次にあなたの会社が情報を発信したとき、物足りなかった体験を思い出して無視する可能性もある。

　ビジネスコミュニケーションにおいて、相手に情報を確実に伝えるには、何に気を付ければよいのだろうか。

「何を言っているのか分からない」と言われないためには

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前編：「話をちゃんと聞け」と嘆く人こそ見直すべき“駄目な話し方”とは？

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　前編「『話をちゃんと聞け』と嘆く人こそ見直すべき“駄目な話し方”とは？」の冒頭には、最も重要な一文を置いた。以下に再掲するこの文に全てが詰まっている。「伝えるべきことを、単刀直入に伝えよう」

　実践的に言い換えれば「何かを発言する前に、何を伝える必要があるかを理解しなければならない」ということになる。結果的に何も言わない場合もある。間違ったことを言ったり、中身の薄いコンテンツを提供したりすると、聞き手や読者は、あなたを「私とは関係がない」と考えるようになる。

　さまざまな文化が混在する環境だと、単刀直入に伝えることの難易度が高くなりがちだ。ある文化圏では、最初にあいさつをして、ありふれたやりとりを経てから、本題を切り出すことを求められる場合がある。別の文化圏の人にとって、これは時間の無駄に見えることがある。

　それぞれの文化圏で期待される振る舞いを完璧にこなす必要はないが、そこそこ感じの良い振る舞いを常に心掛けるのが無難だ。あいさつを「時間の無駄だ」と嫌って簡潔に済まそうとする人もいれば、丁寧なあいさつを重んじる人もいる。

　文化的な社交の常識や好みの傾向にかかわらず、われわれは、相手にとって最も重要な情報を伝えようと努め、何よりもそれに焦点を当てるべきだ。

　前編でも紹介した「リード（要旨）を埋もれさせない」という点をあらためて強調しておく。コミュニケーションを取るときは、相手がたった1つのセンテンスに耳を傾けるだけで必要な情報が得られるように、内容と表現を吟味するのが望ましい。

　会話の流れに起伏を作り、しゃれたレトリックを駆使して相手を引き込む話し方に比べると、単刀直入で効率的なコミュニケーションは楽しくないと感じることもある。だが最終的には、それが全ての人を尊重することにつながる。相手は自分にとって必要なことを知り、適切な応対ができるようになる。そしてあなたの好感度は上がる。全ての人の時間を無駄にしないからだ。