以下のケースは国税庁の「電子帳簿保存法一問一答」には明示されていないが、よくあるケースだ。電子帳簿保存法の内容に基づいて整理した。

ケース1

　上記のケースは電子取引に該当する。改正前は郵送で届いた紙の請求書を保管するルールだったが、改正後はデータが正となる。そのためデータで受け取った請求書のPDFファイルをサーバなどに保存することが必要だ。印章による押印は必須でないため、省略するか電子署名などで代替することができる。

ケース2

　上記のケースも電子取引に該当する。ダウンロードしたPDFファイルをサーバなどに保存し、検索可能な状態にすることが必要だ。印刷やファイリングをする必要はない。

ケース3

　最初に生成されたものが書面であるため、上記のケースは電子取引に該当しない。この場合はスキャナー保存要件の「見読性」を満たした状態でPDF形式などのデータに変換し、サーバやストレージなどのフォルダに適切に分類する必要がある。

ケース4

　最初から請求書や領収書が電子データとして生成されたため、上記のケースは電子取引に該当する。ケース1と同様に解釈できる。

電子取引の判断基準の目安は

　「電子取引に該当するかどうか」の判断基準をまとめよう。

1. 電磁的方法で生成された取引書類かどうか
   • 郵送書類をスキャンしてデータ化した書類は電子取引ではない（スキャナー保存）
   • 電磁的方法で生成・送信された書類は電子取引に当たる
2. どのような保存形式か（いずれも電子取引に当たる）
   • PDF形式
   • 画像形式（スクリーンショットを含む）
3. 保存場所はどこか（いずれも電子取引に当たる）
   • 会社のサーバ
   • クラウドサービス
   • PC（会社貸与）のローカルストレージ
   • スマートフォン（会社貸与および個人使用）のローカルストレージ

　典型的な電子取引データの保存方法は以下の通りだ。

1. クラウドサービスから入手する
   • サービスにサインインし、PDFファイルをダウンロードする
2. メールで入手する
   • 添付されたPDFファイルをダウンロードする
   • メール本文の「請求書へのリンク」をクリックし、リンク先からPDFファイルをダウンロードする
   • メール本文の「請求書へのリンク」をクリックし、画面に表示される請求書をPDFファイルで出力する

　これまで紙でやりとりしていた書面が電子取引の保存要件に該当し、管理方法を見直す必要が生じる可能性は十分にある。書面保管を前提としたワークフローで運用していた企業は、このような業務が社内にどれだけあるのかを棚卸しして、宥恕（ゆうじょ）措置の終了までに備えてほしい。

　次回は、電子取引データの保存要件を満たすシステム要件を整理し、どのように社内ルールを見直す必要があるかを解説する。