コラボツールの乱立をどう避ける？【前編】

チームの共同作業を乱す「またツールが増えた」問題の落としどころ

部署によって異なるコミュニケーションツールを導入していることは珍しくない。注意点は、社内で使うコミュニケーションツールの種類が多いほど、チームの共同作業は難しくなることだ。どの程度が適切なのか。

公開 2023年10月27日 08時03分

[TechTarget]

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　チームの作業を効率的に進めるために、コミュニケーションツールは有用な手段だ。企業はチームの共同作業を円滑にすることを目的に、さまざまな種類のコミュニケーションツールを導入してきた。しかし、それがどれほど便利なツールであっても「導入し過ぎ」は問題を引き起こす。どのくらいのツール数であれば適切だと言えるのか。

いつの間にか「乱立状態」のツール群　適切な数は？

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コラボレーションツールの現在

　米TechTargetの調査部隊Enterprise Strategy Group（ESG）の調査によると、回答企業の44％が6～10個、37％が11～20個のツールを導入している。ESGのシニアアナリストであるゲイブ・クヌス氏は「幾つものツールを使える状態が常に正しいわけではない」と警告する。

　「異なるチーム間で使用するツールの種類が多いほど、共同作業は難しくなる。自分たちが普段使うツールとは違うツールを使うチームと協力しようとするのは極めて困難だ」とクヌス氏は言う。

　調査会社COMMfusionの主席アナリストであるブレア・プレザント氏は「4つ以上のツールを使用すると、ツール乱立によるマイナス効果が生じる恐れがある」と指摘する。とはいえ、コミュニケーションのために「Microsoft Teams」「Zoom」「Slack」を併用している企業は珍しくない。一般的な従業員にとって「ツールが多過ぎる状態」を定義することは簡単にはできないと同氏は考えている。

　ツールを次々と切り替えている状態は、生産的とは言えない。例えばチャットツール、ユニファイドコミュニケーション（UC）ツール、コンタクトセンターシステムなどを連携させて使えるようにできれば、ツール乱立の弊害を軽減できる可能性がある。

　中編は、「コミュニケーションツールの乱立状態」が引き起こす問題について解説する。