オフィスアプリで使う生成AI【中編】

Microsoft 365は「Copilot」で便利になるけど実はこんな“注意点”があった

「Microsoft Copilot for Microsoft 365」は、Microsoftのサブスクリプションサービス「Microsoft 365」で生成AIの機能を利用できるようにするツールだ。利用に当たって知っておくべき注意点とは。

公開 2024年03月17日 10時30分

著者

Katie Fenton

[TechTarget]

印刷する連載新着通知を受け取る

　Microsoftのアプリケーションをサブスクリプション形式で利用できる「Microsoft 365」では、学習を基に新たなデータを生み出すAI（人工知能）技術である「生成AI」（ジェネレーティブAI）のツールとして、「Microsoft Copilot for Microsoft 365」（以下、Copilot for Microsoft 365）が利用可能になった。このツールを使うことで、大規模言語モデル（LLM）を業務の生産性向上に役立てることができる。

　生成AIの機能を業務に役立てるには、組織のデータを有効かつ安全に使えるようにすることが必須だ。その観点を含めて、Microsoft Copilot for Microsoft 365を使い始める前に知っておくべき基本と注意点をまとめる。

「Copilot for Microsoft 365」の押さえるべき基本と注意点はこれだ

併せて読みたいお薦め記事

連載：オフィスアプリで使う生成AI

前編：Microsoft 365がより便利になった？　「Copilot for Microsoft 365」の超基本

Microsoftサブスクリプションの基本

　Copilot for Microsoft 365は、Microsoft 365のプランの追加機能として使うことができる。企業向けでは以下のプランで利用可能だ。

大企業向けのエンタープライズ系のプラン
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
一般法人向けのビジネス系のプラン
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium

　Microsoftは、より良いユーザーエクスペリエンス（UX）を提供するためにOSを「Windows 11」にすることを推奨しているが、Copilot for Microsoft 365は「Windows 10」でも使用できる。

データの準備とガバナンス

　Copilot for Microsoft 365を導入する前に、IT部門は利用に当たっての考慮事項を確認しておく必要がある。生成AIを活用したAIアシスタント「Microsoft Copilot」は組織のデータに接続することで生産性向上につながる支援をする。その機能を利用するには、セキュリティとプライバシーに関する対処を徹底することが欠かせない。

　まずは従業員が使用可能なデータの範囲を、その従業員が業務で必要とするデータのみにとどめることが重要だ。データを過剰に共有することはリスクを生み出す。IT部門はユーザーの生産性を妨げることなく、アクセス可能なデータの範囲を適切に設定する必要がある。

　Microsoft Copilotが正しくデータを使用できるように、データを整理しておくことも忘れてはいけない。例えば以下のような取り組みを実施することでUXが改善し、結果的にエンドユーザーの生産性向上につながる可能性がある。

冗長なデータを削除する
古くなって不要なデータを削除する
ファイル名の付け方を標準化する
分かりやすいキーワードでデータにタグ付け（意味付け）をする

　組織がMicrosoft Copilotを使う際は、コンプライアンス（法令順守）の徹底を意識しながら、データガバナンスを適切に実施するよう心掛けよう。データの準備は時間がかかる上に、複雑な作業が伴う場合がある。そのためIT部門は、データ準備のプロジェクトを重要なステップの一つに位置付け、単独のプロジェクトとして重点的に進めた方がよい。Copilot for Microsoft 365の利用によってリスクが生じないように、データへのアクセスを管理することが重要だ。

　次回は、Copilot for Microsoft 365を使い始めるための具体的な手順を紹介する。