SharePoint Server Tips
SharePoint Serverで最新5件のアイテムだけを表示するビューを作る
日々アイテムが投稿・アップロードされるリストやライブラリでは、表示するアイテムが多いと邪魔になることもある。リストに表示するアイテム数を最新の5件に限定する方法を紹介する。
SharePoint Server Tipsインデックス
※この操作は、リストやライブラリの管理権限を持つユーザーを前提としている（この権限を含むアクセス許可レベルは、デザイン、フルコントロールである）。
「SharePoint Serverのビューでアイテムを新しい順に表示する」でリストやライブラリのアイテムを新しい順に表示する方法を説明した。本稿ではさらに突っ込んで、表示するアイテムを最新の数件に限定する方法を説明する。
以下のリストを例に、最新のアイテム5件だけを表示するビューを追加してみよう。なお、ビューの追加方法の詳細については「SharePoint Serverで特定属性を持つアイテムのみを表示するビューを作成する」を参照してほしい。
お薦めの本や映画などを紹介するリスト《クリックで拡大》
ビューの作成画面を開き、「並べ替え」の「最優先する列」で、下図のように［更新日時］［降順でアイテムを表示する］と設定する。
ビューを作成し、「並べ替え」の「最優先する列」で、図のように［更新日時］［降順でアイテムを表示する］と設定する《クリックで拡大》
次に「アイテムの制限」で「表示するアイテム数」を［5］に設定し、［指定したアイテム数に制限する］を選択する。これで作成したビューには新しいアイテムが5つだけ表示される。
「アイテムの制限」で「表示するアイテム数」を［5］と設定し、［指定したアイテム数に制限する］を選択《クリックで拡大》
新しいアイテムが5つだけ表示される《クリックで拡大》
利用すると便利なケース
ポータルサイトでWebパーツとして利用する
アイテム数を制限して表示するビューは、ポータルサイトにWebパーツとして表示する際に便利だ。限られた画面の中で、更新される最新の情報を常に表示できる。下図のサンプルは、Webパーツとして表示する列を「タイトル」と「分野」だけにして、最新アイテム5件を表示したものだ。このようにリストのアイテムをポータルサイトで表示する場合は、アイテム数を限定するとよいだろう。
Webパーツで表示した新しいアイテムが5つだけ表示するビュー。Webパーツなので、表示する列を減らしている《クリックで拡大》
筆者紹介
リアルコム株式会社
プリンシパルコンサルタント 近藤正俊
シニアコンサルタント 丹内幸男
テクニカルコンサルタント 井村克也
リアルコムでは情報共有基盤の構築やナレッジマネジメントの推進などの情報系分野に特化して、コンサルティングおよびシステム構築を行っており、SharePoint Serverのワークフローアドオン「Nintex Workflow」の国内販売代理店でもある。また、SharePoint Serverを利用する大手企業約40社が参加するビジネス・プロダクティビティ研究会（BP研究会）を主催。SharePoint Server活用の推進を目的とし、事例発表、調査研究、ディスカッションなど活発な活動を行っている。本連載執筆の近藤氏は、「2011 Microsoft MVP アワード（SharePoint Server）」を受賞している。
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