Excelによる工程管理表では、ワークシートに作業日程を並べてそこに要員を割り当てて、締切日から逆算して各人にタスクを割り振るという方法が用いられている。相場氏によると「この方法では徐々に計画と現実が乖離（かいり）するリスクが高くなり、開発メンバーに負荷が掛かったり、人によって作業負荷などに偏りが出たりすることもある」という。

　また、IT業界では2009年4月期からその会計基準に工事進行基準が適用されたことで、プロジェクトの手戻りや納期の遅延がますます許されなくなっている。そのため、プロジェクト管理者には「より詳細でかつ正確な見積もり、実現性の高い堅実な計画の策定」が求められる。しかし、「Excelには策定した計画をシミュレーションする機能はなく、実現性の高い“堅く、ぶれない計画”を策定することが難しい」というのだ。

　その上で、相場氏は「プロジェクトを成功させるためには、いかに“詳細かつ正確な計画を立てるか”が重要となる。正しい計画がなければ、進ちょく管理やリソース管理はできない。計画策定を支援する機能を活用できる点こそが、MS Projectを導入するメリットだ」と説明する。

MS Projectの強みとは

　MS Projectは1984年に最初のバージョン「Microsoft Project 1.01」が出荷されてから、25年の歴史を持つ製品だ。製造業やIT系パッケージソフト開発などに主に利用されている。

相場氏によると「日本では製造業が5割、IT系が2、3割、残りは金融や公共機関などの分野で使われている」という。

MS Project

　MS Projectは、プロジェクト管理者がスタンドアロンでプロジェクト管理を行う「デスクトップ・プロジェクト・マネジメント」、プロジェクトマネジャーとプロジェクトメンバー間での情報共有や組織全体でのプロジェクト管理に対応する「エンタープライズ・プロジェクト・マネジメント」の2種類に対応する製品ラインアップを用意している。

　デスクトップ・プロジェクト・マネジメントでは、プロジェクト管理者がデスクトップ上でプロジェクトを管理するためのエディション「Microsoft Office Project Standard 2007」（以下、MS Project Standard）を提供する。MS Project Standardは、プロジェクト計画段階では「プロジェクト計画の策定」「タスク間の依存関係を設定したスケジュールの変更や修正」、その実施段階では「クリティカルパスを中心とした進ちょく管理」「計画変更時のシミュレーション機能」「Visio 2007やExcel 2007と連動した進ちょくリポートの作成」、終了段階では「終結したプロジェクトからのテンプレート作成」「プロジェクト関連ドキュメントの一元管理」などの機能を利用できる。これにより、効果的なプロジェクトの管理とその運営を支援する。

　エンタープライズ・プロジェクト・マネジメントでは、「Microsoft Office Project Server 2007」（以下、Project Server）によって、組織全体のプロジェクトやリソース管理、プロジェクトメンバーやステークホルダー（利害関係者）との情報を共有する。また、各メンバーは、MS Project Standardの機能を包括し、複数プロジェクトのポートフォリオの管理も可能なプロジェクト管理者用ツール「Microsoft Office Project Professional 2007」、Internet ExplorerからProject Serverへのアクセスが可能な「Microsoft Office Project Web Access」などを活用する。これにより、組織全体のプロジェクト情報をサーバで集中管理し、経営者を含めたステークホルダー間におけるプロジェクトの進ちょく状況やリソースの稼働状況の共有、統合的な管理を支援する。

エンタープライズ・プロジェクト・マネジメントのソリューション構成図

過少見積もりから始まる“負の連鎖”を断ち切る

　相場氏は「プロジェクト計画を策定する上で一番失敗しやすいのは“過小見積もり”だ」と指摘する。同氏によると「プロジェクト管理者は“理想的なプロジェクト計画”を立てがちであり、現実よりも短い期間や安価なコストでの見積もりを立てる傾向にある」という。過小な見積もりをしたプロジェクトの場合、見積もり計画と現状とのズレを取り戻すために、遅れが出たタスクを立て直そうと焦って進めたり、人的リソースを追加投入した結果、リスクが高い状態でプロジェクトが進行してしまう。その遅れを取り戻そうとさらに迷走を繰り返すという“負の連鎖”を起こしやすいのだ。

　こうした過小見積もりを防ぐことがプロジェクトを遂行する上で重要になる。MS Projectでは「3点見積もり」「段階的詳細化」などを支援する機能によって、過小見積もりを防ぐことが可能だという。

3点見積もりを支援

　3点見積もりとは、全体スケジュールの所要時間を確率的に扱うスケジュール管理手法の1つ。統計的推定を取り入れて所要期間の見積もりに、最良ケース（楽観値）と最悪のケース（悲観値）、最頻値（※）の加重平均「＝（楽観値＋悲観値＋最頻値×4）÷6」から、より精度の高い見積もりを算出する。MS Projectではこの3点見積もりを支援する機能をアドインで提供している。相場氏によると「3点見積もりの精度は85％」という統計結果もあるという。

※度数の最も多い測定値。MS Projectでは「期待値」と表示。

MS Projectの3点見積もりの画面。「楽観値」「悲観値」「期待値」を入力し、見積もり期間を算出する

リソース配分の最適化

　また、多くのプロジェクトで適用されている、プロジェクトの達成に必要な作業を主要な成果物を基準として段階的に分解する「WBS（Work Breakdown Structure）」のための機能も用意されている。MS Projectでは、WBSのサマリータスクをさらに詳細化し、そこにリソースを割り当て、作業時間を見積もることが可能だ。相場氏は、ここにも専用ツールの優位性があるとし、「Excelでは提供されていないカレンダー連動機能によって、正確な計画とリアルタイムの進ちょく管理を可能にする」と語る。

　MS Projectでは個人、プロジェクト、タスク、組織全体の単位でのカレンダーを複合的に組み合わせて、その機能と連動したタスクや人員の詳細なスケジュール管理が可能だ。

　また、相場氏は「特定のメンバーに作業負荷が掛かり過ぎると、それは品質の低下に直結する」と指摘し、「業務を平準化して属人性を排除することが大事である」とリソース管理の重要性を説明する。MS Projectでは「平準化機能」によって、自動的にプロジェクトメンバーの空き時間の計算や残業時間などを踏まえ、割り当て超過時間などが表示される「リソースグラフ」を見ながら、作業を割り当てることができる。さらに、クリティカルパスに最適化されたリソースを投入することも可能だ。

平準化機能《クリックで拡大》

豊富なテンプレートを活用できる

　相場氏は専用ツールを活用するメリットとして、過去の類似プロジェクトを基にした「テンプレートの作成」が容易である点を挙げる。テンプレートを活用すると、初めてプロジェクト管理を行う場合でも、類似したプロジェクトの作業期間やタスクの関連付けの情報を活用することで、タスクの手順や見積もりの作成などが容易になる。テンプレートの活用によって、プロジェクトの見積もり精度を高め、作業者の負荷を軽減できるのだ。

　さらにテンプレート内に工程やスケジュール、成果物、実行予算などをあらかじめ定義することで、組織レベルでの標準化の徹底や品質の均一化を図ることも可能だ。

　相場氏は「組織内の業務プロセスをいかに定義できるかが重要」とも説明する。Project Serverに実績を入力した結果をテンプレートとして再保存すると、一度作成したテンプレートを再利用することができる。MS Projectではさまざまなファイルやリンクを張ることができ、業務指示をより詳細に伝えられる。相場氏は「MS Projectではさまざまな業種に対応できるテンプレートを数多く提供している点も強み」と説明する。

組織全体における情報共有による最適化

　Project Serverを導入するメリットとしては、プロジェクトのプログラムや成果物などを一元的に管理するだけでなく、プロジェクトの抱えるリスクや懸案事項を共有できる点が挙げられる。

　プロジェクト実施段階では、各メンバーが自身のタスクの進ちょく状況を自分のPCに入力することで、メンバーの作業進ちょく報告の負荷を軽減する。また、プロジェクトの情報を共有することで複数プロジェクト間の状況を横断的に見ることができる。さらに、複数のプロジェクトのリソース管理によって、組織全体での最適化が図れる。

分散環境にも対応する

　最近では拠点が分散したり、複数の企業にまたがるプロジェクトが進行することが多い。そのため、複数の組織や拠点でも情報共有がしやすい環境が求められる。MS Projectでは、複数のプロジェクトをまとめた統合プロジェクトの管理が可能であり、インターネット経由での情報共有によって、複数の企業や組織間でのプロジェクト管理も可能だ。

会計システムとの連動

　相場氏は「単純にプロジェクトの進ちょくだけを管理するだけでいい時代ではない。経営戦略にも活用できるデータを保有しているので、ERPなどの基幹システムの連携性は非常に重要だ」と説明する。

　MS Projectでは「Project Server 2007 PSIインターフェース」を使用することで、会計システムなどの外部システムと連携するアプリケーションを開発できる。これにより、Project Serverで収集したプロジェクトごとの実績コストを会計システム上で仕分け処理したり、人事システム上のリソース単価をProject Serverに取り込むことなども可能だ。

次期製品「Microsoft Project 2010」ではExcelに近づく？

　マイクロソフトは2009年11月、次期製品「Microsoft Project 2010」β版の提供を開始した。その主な変更点は「リボンインタフェースをユーザーインタフェースに採用したことで、Excel 2007のように操作できること」。Microsoft Project 2010では、これまでの入力制約を排除したり、メンバーのアサインがドロップ＆ドラッグでできるなど、より使い勝手を向上させたという。

Microsoft Project 2010の画面

　また、SharePoint Server 2010との連携を強化するほか、従来は英語版のみで提供されていたポートフォリオ管理ソフト「Microsoft Portfolio Server」を統合する予定だ。さらに、5～10人の規模でも利用可能な「ワークグループモード」を採用するなど、より幅広い規模のプロジェクトでの適用を目指すという。その製品版の提供は2010年上半期を予定している。