IPTPCエバンジェリストの竹井俊文氏

　企業が新たにソリューションを導入する主な理由に、コスト削減と生産性向上が挙げられる。IP電話は、少なくともコスト削減の手段としては分かりやすい。従来の交換機システムをIP化してネットワーク統合すれば、通信費や運用管理費を削減することができる。

　しかし、物理面が1つになったものの、アプリケーションは個別に運用管理されているのが現状である。「電話がIP化されても、社員にとっては今までの電話とまったく変わらないので、効果も分からなければ生産性向上にもつながらない」（竹井氏）。社外では携帯電話を持ち、会社に戻ればデスクにPCと電話がある状況では、インフラ統合だけでコストメリットが出る大規模環境でないかぎり、導入効果もそれほど期待できない。

IPTPC OKI代表の千村保文氏

　そこで登場したのが、UCという考え方だ。メール、電話、会議などのアプリケーションを1つに統合して、状況に応じたコミュニケーション方法を選択できるようにする。「ネットワークは1つになったので、次はアプリケーションを1つに統合し、生産性向上や新価値の創出へとつなげる。その手段としてUCが存在する」（IPTPC OKI代表の千村保文氏）

　この「手段」としてUCをとらえられるかどうかによって、UC導入効果は劇的に変化する。その鍵となるのが、新価値の創出に向けたワークスタイルと業務プロセスの革新だ。

ワークスタイルと業務プロセスの改革の実践例

　ワークスタイルと業務プロセスの革新とはどのようなものなのか。幾つか例を挙げながら、イメージをつかんでみたい。

　沖電気工業の特例子会社であるOKIワークウェルでは、社員54人中43人が障害者で、重度障害の在宅勤務者35人が勤めている。Webページ制作やポスターデザイン、重度障害者向けの遠隔IT教育など、事業内容は幅広い。

　同社の課題は、在宅勤務者と打ち合わせするのが難しいことだった。社員によっては移動が困難で、本社での会議を義務付けることはできない。また、耳は聞こえても声が出ない社員の場合、音声での通話も導入できない。手に障害がある場合、マウス操作も至難の業だ。こうした各自の状況に既存のワークスタイルや業務プロセスを強要することは、生産性の低下とコストの無駄を生む。そこで同社は、オープンソースを活用してバーチャル会議システム「ワークウェルコミュニケータ」を開発した（画面1）。

OKIワークウェルが開発したワークウェルコミュニケータの操作画面《クリックで拡大》

　同システムはソフトウェアインストールタイプのコミュニケーションツールで、在宅勤務者のプレゼンスや勤務管理、Web会議を支援する。接続しているメンバーは、最初に共有部屋と呼ばれる会議室に入り、勤務中は常時接続されたままになる。会議するときは、メンバー一覧を確認して、共用部屋でメンバーに声を掛けてから適宜個別の会議室へ移る。画面操作はテンキーに対応した非常にシンプルな構成となっており、手が不自由でも扱いやすい。耳は聞こえても声が出ない人には、標準語彙（ごい）の自動出力機能が提供されている。OKIワークウェルの在宅勤務では顔映像は不要であり、また自宅の状況などを見られたくないという要望もあり、Webカメラを置いていない。

　「同ツールの中身はソフトフォンとチャット、Web会議システムを組み合わせたもの。『何を、どうしたいか』という目的があって、その実現の手段としてUCを採用した」（千村氏）

　既に運用を開始しており、コミュニケーション効率は飛躍的に向上し、移動交通費などのコストも削減できたという。何よりも、障害という課題を持った人たちの雇用を守ることができた。既存のワークスタイルと業務プロセスを変えながら、新しい企業価値を創出した典型的な好例である。

NEC プラットフォームマーケティング戦略本部の今井恵一氏

　もう1つは、NEC社内の事例だ。同社では無線LANをベースにIP電話やWeb会議を導入している。これまでは会議をするとき、開始前に人数分の資料を印刷して配布するなど、紙や時間の無駄が発生していた。そこで同社は無線LANを導入、社員のデスクトップPCをノートPCに替えてオフィスをフリーアドレス化し、プレゼンス機能を導入した。その結果、社員は何も言わなくても自然と会議の際にノートPCを持ち込むようになり、ペーパーレス化が進んでコストを削減できた。「社員も印刷するのが面倒だったようで、新しいワークスタイルとして一番早く浸透した」（NEC プラットフォームマーケティング戦略本部 エグゼクティブエキスパートの今井恵一氏）

　フリーアドレス化もコスト削減に拍車を掛けた。「“印刷枚数を減らそうキャンペーン”をしても、あまり効果がない。フリーアドレス化で引き出しのないオフィスにしたら、印刷回数を減らすようになった」（今井氏）。プレゼンス確認機能も新ワークスタイルに馴染む機能だった。どこにいても適切な方法でコミュニケーションを取れるので、業務効率もアップした。

　千村氏は「UCは、あくまでも手段。どんな目的があり、その実現にはどの組み合わせが必要かというイメージが大切だ。何でもやりたいし、どういう結果になるかも分からないとなると、使いづらく運用コストだけが膨れ上がったUCにしかならない」と述べる。

UC導入を成功させる4つの秘策

　では、こうした成功事例を作るには何をすればよいのか。IPTPCによれば、その秘訣（ひけつ）は、4つにまとめることができる。

1. トップダウンで導入を進める
2. 逃げ道を作らない
3. 導入することで便利になる方法を選ぶ
4. 一斉導入ではなく部分導入から始める

　まずは、トップダウンで強制的に導入を進めてワークスタイルの変革を示すことだ。その上で、逃げ道を作らないようにする。今井氏は、その場にいないと誰がどこにいるか分からない状況を改善するため、Web上の予定表に入力するシステムを導入したという。その際に、行き先表示板をすべて取り払った。「Webに予定を入力するのは案外面倒なので、表示板が置いてあるとそこに書いてしまう。習慣化させるためにもトップダウンで逃げ道をふさぐことが必要」（今井氏）

　また、ほかの方法よりも便利で楽になるUCの導入方法を考えるべきと千村氏は強調する。「一部の部署に導入しても、入れていないほかの部署の業務が楽であれば導入部署も導入前の運用状態に戻ってしまう。人間の慣習を変えるのは難しい。UCを採用した方が楽で、ほかの部署にも楽そうだと思わせるストーリーが必要」（千村氏）

　もっとも、業務内容によってはUCを使いこなせる人と、使いこなせない人は必ず出てくる。全社で一斉導入するのではなく、まずは導入効果が期待できる営業部門などから部分的に導入していくことを念頭に置くことが大切だ。社員の2割が導入して変革を起こせたのなら、波及する可能性も高くなり、UCの導入意義が出てくる。

ユニファイドコミュニケーションが実現するもの

　「将来的には、人と人がSNSやTwitterといったWeb 2.0のゆるい関係でつながり、自分が知りたい情報を持った人とリアルタイムあるいはノンリアルタイムに最適なコミュニケーションを取るようになるかもしれない」と竹井氏は話す。そうした未来を見据え、トップダウンで効果を示しつつ段階的に進めることが、UC導入の成功につながるという。