ホワイトペーパーレビュー

帳票システムを生かすコツが分かる3つのホワイトペーパー

日々の業務遂行に欠かせない帳票。その作成や管理に役立つのが「帳票システム」だ。本稿では、帳票システムの選定や活用に役立つ3つのホワイトペーパーを紹介する。

　業務プロセスの遂行に不可欠な帳票を確実かつ迅速に出力するのに、帳票システムは大いに役立つ。受発注に関する書類発行から会議用のリポート出力まで、帳票システムの活用場面は幅広い。

　適切な帳票システムを選定するには、何に注意すべきか。帳票作成以外に考慮すべきことは。本稿は、TechTargetジャパンに登録されたホワイトペーパーの中から、帳票システムの導入や活用を進める上で知っておきたいポイントをまとめた3本をピックアップして紹介する。

帳票システム選定に必要な3つの条件

そのアウトプット環境は企業活動のグローバル化を支えきれるか？　～帳票システムが備えるべき3大要件とは～

　業務システムの処理結果を出力するだけでなく、業務プロセスの流れを可視化したり、戦略の分析にも役立つ帳票システム。本ホワイトペーパーは、企業活動のグローバル化やシステム環境の多様化といった背景を踏まえた、帳票システムに必要な3つの要件を挙げる。

1. 多言語・多彩な文字のサポート：世界各国の文字で帳票を作成可能。加えて、人名などに利用される機種依存文字も入出力可能
2. グローバルな帳票出力環境：各国拠点のシステム環境やプリンタなど機器によらず帳票出力が可能
3. セキュアな帳票運用：システムログの保管やユーザーごとの利用制限などにより、基幹システムと同等の可用性やセキュリティを確保

　帳票のデザインや出力方法などに対するニーズは、ユーザー企業によって異なる。本ホワイトペーパーはこうした点を踏まえ、上記3つのポイントに加えて、自社のシステム環境や要件に合ったコンポーネントを選択導入できる柔軟性の高さも考慮すべきだと指摘する。

帳票の作成だけでなく「配信」にも配慮

止められない帳票配信！　災害時でも安心な「クラウド型FAXサービス」選定の3つのポイント

　受発注や出荷などの企業活動において、帳票は社内外で頻繁にやりとりされる。帳票配信が滞れば、業務プロセスの遅延を招きかねない。本ホワイトペーパーは、帳票をFAXでやりとりする企業を対象に、帳票配信システムの選定で確認すべき3つのポイントを解説する。

1. 帳票システムとの連係：帳票システムと容易に連係できるかどうか。導入後のトラブルについて、原因の切り分けが容易にできるかどうか
2. 業務システムとの連携：業務特性に合った送信管理ができるかどうか。大量配信や他の配信手段への移行が可能かどうか
3. 確実性：冗長構成や電源確保、システムの性能など、確実に配信できる仕組みがあるかどうか。不達時に通知する仕組みがあるかどうか

　本ホワイトペーパーはその他、大日本塗料や通信販売事業のJALUXにおける帳票配信システムの導入事例も紹介している。

帳票に出力するデータを効率的に集約

そこは本当にETLツールが必要ですか？　それくらい帳票ツールでやればいいじゃないですか

　業務ごとに異なるシステムが稼働する環境下で帳票を作成する際、さまざまな形式のデータを集約して組み合わせなければならない場合がある。帳票システムが業務システムのデータを取得するには、業務システムからCSVやXMLといったファイル形式でデータを出力し、その後帳票システムに取り込むのが一般的だ。ただし、ファイル出力用コネクタの開発が必要だったり、帳票出力に適した形式にデータを加工しなければならないなどの手間が掛かる。

　業務システムからのデータ抽出や加工、変換を実行する「ETLツール」を利用すれば、帳票システムへのデータの取り込みを効率化できる。ただし、ETLツールの導入コストが一般的に高いこと、帳票システムにデータを受け渡すステップを排除できないといった課題が残る。

　こうした課題を解消すべく、ETL機能を内蔵する帳票ツールが登場しつつある。本ホワイトペーパーは、ETL機能を備えた帳票ツールのメリットとして、業務システムからのリアルタイムのデータ抽出が可能なこと、簡易的なデータ統合ツールとして利用可能なことなどを挙げる。

　今回紹介したホワイトペーパー以外にも、ホワイトペーパーダウンロードセンターでは、帳票システム導入時に参考となる技術文書や製品資料、事例紹介などを掲載している。ぜひダウンロードしてご活用いただきたい。

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