課題解決ナビ
メールを使わずにファイルを共有したい
メールサーバのディスク容量を無駄に消費してしまう。ファイルが散在して一元管理できない――。メールを使ったファイル共有にありがちなこうした課題を解決する具体策を示す。
ファイル共有のためにメールのファイル添付機能を活用している人は多いだろう。この方法は手軽だが、ファイルをメールで送付するたびにメールサーバの容量を消費してしまう。さらに、送信したファイルを一元管理できず、さまざまなバージョンのファイルが散在してしまうことになりかねない。
メールにファイルを添付することなく、1つのファイルを複数のメンバーで共有できれば、こうした課題を解決できる。その具体的な手段を紹介しよう。
解決策1：ファイル同期／共有サービスの利用
クラウドに置いたファイルへのリンクを知らせることで、最新のファイルを共有する――。こうした機能を持つファイル同期／共有サービスや、ファイル共有機能を備えたオンラインストレージサービスが充実しつつある。ファイル同期機能を利用すれば、クライアントPCに置いたファイルを常にクラウドに保存し、最新の状態に保持できる。
メールにファイルを添付する必要がないため、メールサーバの容量削減が見込める。サービスが用意するアクセス制限機能を使い、限られたメンバーだけでファイルを共有することも可能だ。自社のセキュリティポリシーでオンラインサービスの利用を許可している場合、有効な手段となるだろう。
解決策2：グループウェアの利用
グループウェアが備えるファイル共有機能を利用することも1つの手段だろう。登録したファイルを適切な権限を持つメンバーだけで共有するなど、ファイル同期／共有サービスやオンラインストレージと同様の使い方ができる。ファイル共有に加え、掲示板で議論しながらファイルを修正するなど、コラボレーションを促進できることもポイントだ。
それぞれの製品の詳細については、TechTargetジャパンの関連記事を参照いただきたい。
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