盛り込むべき項目
クラウド型UCの製品選択、RFP（提案依頼書）の書き方は？
求めるシステムについて要件をまとめ、ベンダーにシステムの提案をしてもらうために作成するRFP。クラウド型ユニファイドコミュニケーションシステムではどのような要件を記載すべきだろうか。
UCマジッククワドラント（出典：ガートナー、2016年7月）《クリックで拡大》
導入を検討しているクラウド型ユニファイドコミュニケーション（UC）システムの提案依頼書（RFP）を作成するには、幾つかの項目を盛り込む必要がある。本稿では、自社のニーズに合わせて、詳しいRFPを作成する方法を解説したい。
どの提案依頼書（RFP）にも、クラウド型UCシステムの要件と要望が全て明記されている必要がある。自社の機能要件が明確になっていない場合は、まず情報依頼書を作成して、ベンダーが提供するシステムやサービスに関する情報を収集することから始めよう。
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ベンダーには、ハードウェアの最適要件と最小要件を明記してもらおう。最小要件のみを満たすクラウド型UCシステムでは、運用時の動作が重くて苦痛になることがある。また、ベンダーには研修の時間と資料も提案に含めてもらうことをお勧めする。
RFPには前年においてシステムに適用されたパッチの数と、パッチを適用する必要があった回数に関するデータを含めよう。この情報を含めることで、保守にかかる時間や潜在的なダウンタイムが明確になる。
RFPには、過去3年間、2年間、1年間の顧客リストの提出を含める必要もある。問い合わせが可能であれば、長期的な問題、アップグレード、保守の状況を確認することができる。顧客企業によっては、RFPを共有してくれるかもしれない。
すぐに使えるクラウド型UCシステムを検討している場合は、組み込まれている保守の時間と保守の延長による追加料金の有無を確認しよう。また、ベンダーの財政状況も問い合わせるのが望ましい。
コンプライアンス部門と法務部門の要件だけでなく、ネットワーク要件を含めることもお忘れなく。クラウド型UCシステムのRFPには、ベンダーがハードウェアを社内でサポートしているのか、コロケーションプロバイダーを利用しているのかが明記される必要がある。第三者が保有する設備をベンダーが使用している場合は、その設備と交わしているサービスレベルアグリーメント（SLA）を特定して、ベンダーが自社と結ぶことになるSLAの内容を確認することをお勧めする。
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