盛り込むべき項目

クラウド型UCの製品選択、RFP（提案依頼書）の書き方は？

求めるシステムについて要件をまとめ、ベンダーにシステムの提案をしてもらうために作成するRFP。クラウド型ユニファイドコミュニケーションシステムではどのような要件を記載すべきだろうか。

　導入を検討しているクラウド型ユニファイドコミュニケーション（UC）システムの提案依頼書（RFP）を作成するには、幾つかの項目を盛り込む必要がある。本稿では、自社のニーズに合わせて、詳しいRFPを作成する方法を解説したい。

　どの提案依頼書（RFP）にも、クラウド型UCシステムの要件と要望が全て明記されている必要がある。自社の機能要件が明確になっていない場合は、まず情報依頼書を作成して、ベンダーが提供するシステムやサービスに関する情報を収集することから始めよう。

　ベンダーには、ハードウェアの最適要件と最小要件を明記してもらおう。最小要件のみを満たすクラウド型UCシステムでは、運用時の動作が重くて苦痛になることがある。また、ベンダーには研修の時間と資料も提案に含めてもらうことをお勧めする。

　RFPには前年においてシステムに適用されたパッチの数と、パッチを適用する必要があった回数に関するデータを含めよう。この情報を含めることで、保守にかかる時間や潜在的なダウンタイムが明確になる。

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