ソーシャルコラボレーションの利点と落とし穴
ビジネス向けコラボツールで“夢のようなチーム”結成？ FAQをまとめた
企業向けコラボレーションツールを利用することで、夢のような仕事がチームワークによって成し遂げられる。スムーズで効率的なワークフローと従業員間の優れたコミュニケーションの達成が「夢」を意味するならば。
最近は、ドキュメント共有ソフトからグループチャットアプリに至るまで、企業が自由に使える各種のコラボレーションツールであふれている。このFAQで、ソーシャルコラボレーションに関する火急の問題に対し回答を得て、この技術が自社の業務に役立つかどうか判断してもらいたい。
コラボレーションを実行する理由とは？
ソーシャルテクノロジーは既に人々にとって生活の一部となっている。朝、ベッドから起き上がる前ですら、ほとんどの人はスマートフォンを手に取り、まずFacebookや他のSNSアプリを確認する。ソーシャルコラボレーションはこれらSNSの自然な発展形である。私たちはソーシャルメディア上で、既に自身の日々の生活を共有しているので、その共有したいという本能を職場に持ち込めばいいのではないだろうか。
ソーシャルコラボレーションがうまく機能しているときは、ドキュメント共有やインスタントメッセージを通して、同僚間で、協力的な環境が作られる。最終的には、エンタープライズソーシャルツールは良い形で職場での働き方を変えていくはずである。
しかしながら、セキュリティ上の懸念や資源制約により、この流れに乗りたがらない消極的な企業もある。ソーシャルツールの導入にためらっている組織は、「Citrix ShareFile」などの企業向けファイル同期／共有（EFSS）サービスを試しに利用してもいいだろう。これらのサービスを利用すると、企業秘密を保護しながらも従業員は仕事で共有とコラボレーションをすることが可能だ。
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企業向けコラボツール導入を成功に導くヒント
コラボレーションは職場の生産性を阻害しないか？
ちょっとした雑談や共有以上のものであれば、生産性を阻害することはない。ソーシャルコラボレーションプラットフォームの背景にある基本的な考え方は、従業員に新しい形のコミュニケーション方法を提供することである。自分のデスクを離れたり、受話器を取って連絡を取ったりする必要がない場合に、従業員はグループプロジェクトに参加する可能性が高い。
Tri-Counties Regional CenterのCIOであるドミニク・ナムナス氏は、適切なソーシャルコラボレーションツールを利用すると、会議の数が減り、意思決定に要する時間が短縮されると説明し、「自分にとって快適な方法でコラボレーションすることが可能となります」と語った。
「また、『Box』や『DocuSign』などのEFSSサービスの登場で、かつてないほど、エンタープライズコラボレーションツールを導入する企業が増えてきています」とナムナス氏は述べている。コラボレーションツールの中には、インスタントメッセージ機能のようなソーシャルコンポーネントが少ないものもあるだろう。でも、そのようなソーシャル機能ツールを持たない企業は、EFSSサービスを利用することで、まずは従業員間でコラボレーションを始めるきっかけを与えることができる。
ソーシャルコラボレーションの落とし穴とは？
ソーシャルコラボレーションは魅力的に感じるだろう。では、なぜ職場の全員が参加しないのだろうか。従業員が会社から提供されたソーシャルコラボレーションツールの利用に乗り気ではない場合は、ちょっとした調整が必要である。絶対避けたい大失敗4つを以下に紹介する。
1．従業員とのコミュニケーション不足
従業員がそもそも新しいソーシャルコラボレーションツールについて知らなければ、そのツールがどんなに素晴らしくても意味がない。従業員に対するツールの概要と入手方法の周知は、IT管理者次第なのである。
2．不適切なツールの選択
会社の一部門でしか役に立たないニッチなツールを選択した場合、他の部門でそのツールを利用することはない。これは、会社の時間と労力の無駄遣いである。
3．拡張性のないツールの採用
拡張性のないソフトウェアの採用は避け、従業員が今すぐ、そして将来的にも利用できるツールを探すこと。
4．さじを投げる
導入には時間がかかるものだ。ソーシャルコラボレーションプラットフォームが利用可能になった瞬間に、100％の従業員が使い始めることを期待してはいけない。
ソーシャルコラボレーションの用意はできているか？
ソーシャルコラボレーションの実現には、導入プロセスに関わる社員全員が先入観を持たずに、柔軟な態度を保つことが重要である。多種多様なソーシャルコラボレーションのベンダーと製品の選択肢があるため、自社の業務内容に適した製品を見つけるには時間がかかるだろう。また、従業員が自身で効率的なツールを見つけ出し、ワークフローの一部として既に導入している場合は、特に別のツールの利用を強いるには少々手際を要するだろう。
IT管理者には、エンタープライズソーシャルコラボレーションソフトウェアに対してDIY（何でも自分でやる）アプローチをとった従業員から意見を聞くこともお勧めだ。彼らのようなアーリーアダプター（初期採用者）を意思決定プロセスに関与させ、彼らの経験から学びを得よう。その結果、彼らが選んだソフトウェアのうち機能したもの、機能しなかったものを正確に把握できる。
繰り返しになるが、あらゆるレベルの従業員と話をして、ワークフローを改善するために何を必要としているかを見つけ出すことが鍵となる。このようなチームスピリットをうまく活用してソーシャルコラボレーションツールを機能させよう。
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