脱メールの成功企業が語る
終わりが見えてきた「電子メール時代」、ソーシャルツールで代替は可能か
メールは長きにわたって企業におけるコミュニケーションの主力プラットフォームとして君臨してきた。だが、あるヘルスケア企業では、相棒と慕ってきたメールの排斥によって生産性を高められることが判明した。
ソーシャルコラボレーションソフトウェアの利用機会が増えるのに伴い、企業と従業員にある共通の認識が生まれている。それは、この技術がビジネスにおける時代遅れの連絡方法に取って代わることだ。
どのテクノロジーにも寿命はある。メールは依然として企業における主要な連絡方法となっているが、今後数年の間に大きな変化が訪れる可能性がある。
米テキサス州の各地に50カ所以上の看護施設と高齢者介護施設を持つCreative Solutions in Healthcareでメールは従業員が連絡手段として使用する主力プラットフォームの座から陥落しつつある。
Creative Solutions in Healthcareの最高情報責任者（CIO）であるショーン・ウィオーラ氏は次のように話す。「ソーシャルコラボレーションソフトウェアは非常に好評を博しており、問題ないと考えている。私は既にメールを使わなくなっており、他の従業員もどちらかというとメールを使わなくなっているようだ」
ソーシャルコラボレーションソフトウェアの動向に注目してきたIT担当者にとって、この展開は当然の結果といえるだろう。企業での活用は遅々として進まないが、従業員は既にこうしたツールを好んで使用し、その特性をよく理解している。
Creative Solutions in Healthcareでは、ソーシャルコラボレーションソフトウェアを導入して変わったことがある。メールを使用していたときと比べて、従業員の生産性は向上し、より協力的になったという。こうした変化が後押しとなって、同社では米harmon.ieの「Collage」のようなソーシャルツールの導入を検討した。Collageは、米Microsoftの「Microsoft Office 365」や「Yammer」、米Salesforce.comの「Chatter」をはじめとしたクラウドサービスに点在しているソーシャル情報を単一の通知画面にまとめて見やすくするツールだ。
Collageを使用すると、あらゆる話題について話し合うことができる。同じネットワークに所属する他のユーザーのプロファイルを見ることもできる。また、そのネットワークでどのようなトピックに「関心が集まっている」のかも分かる。
「ユーザーの視点に立ち、出入りする雑多な情報の山に目を向ける必要がある。そうすることで多くの可能性の道が開かれる。恐らく次の大きな変化は、このような各種コミュニケーションを1つに統合することだろう」（ウィオーラ氏）
また、Creative Solutions in Healthcareの従業員は、「Microsoft SharePoint」のような標準的なプラットフォームでブログやWikiといったツールを駆使することで、創造や協力、革新を生み出すための独自の方法を編み出している。この変化によって、IT部門は、従業員が抱える小規模な問題の解決に時間を使うのではなく、もっと大きな問題に注力することができるようになった。
同社の従業員は標準的なプラットフォームでこのような機能を自力で見つけている。
「このような短期間で従業員が何かに飛び付いているのは喜ばしいことだ。従業員は自分たちで小規模なWikiを作成している。このような機能をどうやって見つけたのか私には分からない」（ウィオーラ氏）
消費者向けのソーシャルメディア技術が主導となって、今後も企業向けの技術は進歩していくだろう。現時点では、メールに取って代わるほどの技術は出てきていないが、米Facebookをはじめとする複数の企業が、その境地を獲得すべく乗り出そうとしている。また、2015年中には企業向けの「Facebook」である「Facebook at Work」が、この市場に本格参入すると報じられている。
だが、ビジネス界がすぐさまソーシャルメディアに触発された形のコラボレーション技術を受け入れることは期待すべきではないだろう。
米J．Gold Associatesのアナリストであるジャック・ゴールド氏は次のように語る。「企業はFacebookが用意するものを全て疑って掛かるだろう。少なくとも私がIT管理者ならそうする」
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