Nemertesによると、コラボレーションツールの導入に際してツールと特定のビジネスニーズを関連付けることは導入の成功と直接の相関があることが分かっているという。チームコラボレーションツールを導入する場合、導入の理由が「素晴らしいツールだと考えたから」というだけなら、ユーザーにはあまり普及しないだろう。

　だが、導入に当たって、「チームコラボレーションツールによって特定のワークフローをどのように改善できるか」をユーザーに教育する労力を払えば、ソフトウェアや商品の開発、顧客対応、商談成約といった分野で、指標によって改善を測定し、報告できる。

2. UC（ユニファイドコミュニケーション）同様にチームアプリを管理する

　チームコラボレーションツールが音声や動画機能をサポートしている場合は、それらを使えるようにしておかなければならない。ホステッドアプリケーションを使っているなら、障害報告をまめに監視し、情報をユーザーにシェアするとよい。音声とビデオについては、ツールのベンダーから、あるいはサードパーティーの音声ビデオ管理ツールで、どのような管理機能が提供されているかを把握しておく。

3. 堅実なセキュリティおよびコンプライアンス戦略を持つ

　ほとんどの組織では、セキュリティ戦略として、シングルサインオンを有効化し、モバイルデバイス管理プラットフォームにチームコラボレーションツール管理を統合し、運用環境に応じてデータ保全およびコンプライアンス対策を実装することになる。チームコラボレーションツールをオンプレミスで、またはプライベートクラウドインスタンスで運用している場合は、ツールベンダーのセキュリティに関する発表やパッチの公開を継続的にチェックすることも必要になる。

4. プロビジョニングを人事プロセスに統合する

　チームコラボレーションツールのプロビジョニングを人事プロセスに統合することで、確実にチームコラボレーションアカウントが新入社員の配属時にセットアップされ、社員の退職時には権限が解除される。プロビジョニングにおいては、ニーズや役割に基づいて、チームワークスペースへのユーザーアクセスも制御しなければならない。

5. コミュニティーサポートを提供する

　チームコラボレーションツールが人気を集めている大きな理由の1つは、トレーニングをほとんどまたは全く受けなくても大抵の人が使えることにある。だからといって、ユーザートレーニングやサポートの必要性を無視できるわけではない。アプリ内にコミュニティーチャンネルをセットアップし、コツや裏技、ベストプラクティスを提供したり、質問に回答したりするとよい。そうすれば、間もなくパワーユーザーが、従業員がアプリのネイティブ機能、連携機能、プラグインを利用して、チームコラボレーションエクスペリエンスを向上させるための情報をシェアするようになるだろう。

　チームコラボレーション管理は、成功を保証しないかもしれないが、導入の失敗を避けるのに役立つ。プロアクティブにパフォーマンス、トレーニング、レポート、サポートを管理すれば、チームコラボレーション投資から測定可能なビジネス価値を生み出せる可能性が高くなる。