移行には従業員の理解が不可欠
Slackから「Microsoft Teams」へ移行したくなる理由と、従業員を説得する方法
「Microsoft 365」を使っている組織は、「Slack」から「Microsoft Teams」へ移行すれば従業員のワークフローを効率化できる。ただし移行には慎重さが必要だ。
コラボレーションツールを「Slack」から「Microsoft Teams」へ移行する動きが広がりつつある。ただし移行には、入念な計画が必要だ。
「Microsoft 365」のユーザー企業の場合、全てのコラボレーションツールをMicrosoft製で統一すれば、IT部門にとって管理が容易になり、ツール間の密接な連携に基づく効率的なワークフローを実現できる。Microsoft 365は、OSやオフィススイート、管理ツールをパッケージ化してサブスクリプション形式で提供するツール群だ。
調査会社Nemertes Researchのアナリスト、アーウィン・レーザー氏は「IT環境のシンプル化を図りたい組織は、Teamsのニーズが大きい」と解説する。既にMicrosoft 365を使っている企業であれば、Teamsを利用できる。「コラボレーションツールをTeamsに統一すればコストを削減し、管理性を高めることができる」（レーザー氏）
Slackの魅力の一つは、多数のサードパーティーツールと連携できる点だ。従業員はファイル共有ツールや分析ツールとSlackを連携させることで、Slackを特定のワークフローに合わせてカスタマイズできる。Teamsでも同様のカスタマイズ機能を実行でき、なおかつMicrosoftツールでワークフローを完結させることができる。このことを従業員が理解していない場合がある。
従業員はSlackを好む可能性がある。一方で企業は、全従業員を1カ所で管理できるユニファイドコミュニケーション（UC）を推進し始めている。
データ移行・管理サービスベンダーAvePointの製品マーケティングマネジャー、ハンター・ウィリス氏によると、オフィススイート「Office 365」を含むMicrosoft 365のユーザー企業が、単一ベンダーのツールでできる限り効率的に全てのUCニーズを満たすことに目を向ける中で、Teamsへの移行に弾みがついている。
企業はSlackからTeamsへ移行する場合、隠れた落とし穴である、データ移行作業と従業員の抵抗に備えなければならない。
ツールだけでなくデータの移行が重要
Slackなどのチャットを中心としたコラボレーションツールは、リアルタイムのテキストによるコミュニケーションを促進させる。SlackからTeamsへ移行する際は、IT部門がツールだけでなく、データも移行させる手段を見つけ出さなければならない。Slackは従業員のチャットや、やりとりされたデータをエクスポートすることが可能だ。ただし、これらのデータをTeamsへ移行することは簡単ではない。授業員が以前のツールのデータにアクセスするためには、Teamsを離れる必要がある。
他のツールにある情報をTeamsに読み込むためのサードパーティー製ツールは、幾つかある。AvePointは、チャットチャンネルやファイルをSlackからTeamsへ移す支援サービスを提供している。だたしウィリス氏によると、Slackで交わしたチャットテキストをTeamsに移行させることはできない。
Message.ioの「Mio」は、SlackやTeams、Cisco Systemsの「Cisco Webex Teams」といった複数コラボレーションツールのチャットを同期する、サードパーティー連携ツールの役割を果たす。各コラボレーションツールのチャットチャネルをMioで同期でき、SlackとTeams間での会話を可能にする。
Teamsへの従業員の抵抗に対処する方法
Teamsの魅力は、Office 365のユーザー企業であれば無料で利用できる点にある。UCに必要な機能がOffice 365で使えることで、情報にアクセスするために他ベンダーのツールを活用する必要がなくなる。サードパーティーツールの使用を減らせば、用途が重複するツールが減り、組織を横断してエクスペリエンス（経験価値）を統一できる。
レーザー氏によると、SlackからTeamsへの移行で最も難しいのが、従業員の抵抗だという。従業員がIT部門の許可していないUCツールを愛用することは少なくない。従業員に自身が好むツールの利用を止めさせて、会社が承認したUCツールの使用を義務付けるだけでは、無許可のツールを使おうとする事態を防止することは難しい。ウィリス氏は「たいていの場合、一夜にして新しいツールへの移行が完了することは期待できない」と言う。
従業員にTeamsへの移行を支持してもらうためには、トレーニングが必要になる。IT部門がSlackからTeamsへの円滑な移行を進める最も簡単な方法は、従業員と話をすることだ。従業員にTeamsを定着させるためのトレーニングは、以下の手順で実施するとよい。
- 現在、どのようなツールや機能がよく使われているのか把握する。
- Teamsで上記の機能を利用する方法を、従業員に提案する。
- 既にMicrosoft 365を使っている企業の場合、チームで確立しているワークフローにTeamsをどう取り入れられるか示す。
SlackからTeamsへの移行の主目的は、従業員の仕事がはかどるワークフローを見つけることにあるはずだ。会社がなぜ、Microsoftという単一ベンダーのツールに統一しようとするのかを従業員に理解してもらうことは、新しいツールに対する抵抗感を和らげる役に立つ。従業員研修をする場合は、特定の機能ごとに重点を絞って使い方を教えることが効果的だ。
いつまでに移行を完了させるかについて期限を定めることも、SlackからTeamsへの移行を後押しする方法の一つだとウィリス氏は語る。
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