目当ての情報を見つけやすくするルールが必要
「Microsoft Teamsを入れたら共有ファイルだらけ」を避ける5つの注意事項
「Microsoft Teams」を導入する際は、業務目的のファイルやメッセージ、予定が無秩序に作成されてしまう状況に陥らないようなルールや戦略を立てる必要がある。そのために注意すべき5つのポイントを紹介する。
ドキュメント共有を始めとするコラボレーションツールは、ビジネスに不可欠だ。このコラボレーションにはリモートワーカーも参加する。リモートワーカーとは、在宅勤務の正社員、外勤の営業担当者などのモバイルワーカー、世界各国の現地法人のスタッフ、オフショア開発企業の担当者などを指す。こうした幅広い人員が関わる仕事環境でアジリティ（俊敏性）を実現するには、効果的なコラボレーションが必要になる。
市場には多彩な機能を提供する数々のコラボレーションツールが出回っている。適切な戦略を実行しないと、業務目的のファイルやメッセージ、予定などのコンテンツが組織内で無秩序に作成され、増殖してしまう可能性がある。
コラボレーション支援ツールはBox、Dropbox、Microsoft、Googleなどのベンダーが提供しており、ユーザー企業はそれらを日常的に使っている。各社のツールは、機能の詳細は異なるが、いずれも次のようなツールを組み合わせて使えるようになっている。
- インスタントメッセージング
- 音声（電話）・ビデオ会議
- ドキュメント共有
- ToDoリスト、カレンダーなどの共有
既にMicrosoft製品を使っている企業にとってコラボレーションツールは、「Microsoft Teams」（以下、Teams）が自然な選択肢だ。Teamsは社内向け企業ポータル製品「Microsoft SharePoint」（以下、SharePoint）をベースにしており、チャット、ビデオ会議、ファイル共有、アプリケーション連携といった機能が利用できる。サブスクリプション型オフィススイート「Office 365」の各アプリケーションと連携でき、拡張機能によってMicrosoft以外のさまざまなベンダーのサービスと連携させることもできる。
Teamsのユーザー企業は、コンテンツが無秩序に氾濫することのないよう、Teamsを展開する前に以下5つの点を念頭に置く必要がある。
1．Teamsはコンテンツ管理システムではない
Teamsはファイルなどのコンテンツの保存に使えるが、この機能は、ベースにあるSharePointを使って実現している。コンテンツ管理機能をフルに活用するには、Teamsのさまざまな場所で利用できる「SharePointで開く」メニューを使う必要がある。SharePoint内では、チェックアウト（他のユーザーがファイルを編集できないようロックをかけること）やチェックイン（ファイルのロックを解除すること）、ファイルのバージョン管理、タグ付け、保持、削除ルールといった機能も利用できる。
2．Teamsで作成したコンテンツのアーカイブ戦略を策定する
Teamsは、例えば特定のプロジェクトや取り組みを支援する一時的なコンテンツストレージだと考えるとよい。アーカイブ戦略を策定することで、そうしたプロジェクトや取り組みを担当するチームが存続する期間よりも長い間、チームメンバーが作成したコンテンツを適切に保存できるようになる。この管理方法が向いているコンテンツの例として、プロジェクトで作成する標準運用手順書や、アプリケーションのサポートドキュメントなどがある。チームが解散した後は、長期的なコンテンツ管理の中核手段としてSharePointを使用すれば、コンテンツの氾濫を回避するのに役立つ。
3．適切なガバナンスアプローチを定義する
ガバナンスのためには、特定メンバーの集合体である「チーム」と、チーム内の会話が発生する場である「チャネル」に命名規則を適用する。併せてトレーニングを受けて標準運用手順を守れる所定の担当者だけが、チームとチャネルを作成できるルールにすべきだ。企業は、チームやコンテンツのアーカイブ、長期的ストレージを定期的に監視し、現在のビジネスとの関連性を評価しなければならない。さらに各種の属性（責任を持つオーナー、目的、解散予定日、コンテンツの機密性など）を明確にして、チームの一覧を作成することも重要だ。
4．Teamsが最適かどうかを判断する明確なガイドラインを策定する
例えばSharePointを使っている企業は、既にプロジェクトサイトテンプレートを持っている可能性がある。その場合、チームはSharePointをやめてTeamsを使うべきか。あるいはSharePointを補完するためにTeamsを使うべきか。Teamsには今のところ、テンプレートを使って標準化したチーム構造を構築するアプローチはない。標準アプローチがなければ、各プロジェクトオーナーはばらばらにチームを構築する。そうなればユーザーは、複数のプロジェクトに参加するのが大変になる。
5．使用するコラボレーションツールがむやみに増えないようにする
Teamsは、Microsoftのコラボレーションツールのラインアップに新しく加わった製品だ。これまでのラインアップにはオンラインストレージ同期サービス「OneDrive」やユニファイドコミュニケーション（UC）基盤「Skype for Business」、ソーシャルネットワーキングアプリケーション「Yammer」、SharePointなどが含まれる。選択肢があるのは良いことだが、どのような場合にどのツールを使うべきかを把握していれば、より良い選択ができる。企業は、採用するツールの見極め方を検討する必要がある。
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