クラウドへの移行前は、片柳学園のIT部門に東京工科大学専任の担当者が3人いた。移行後はITインフラや業務システムの維持管理のために専任のIT担当者を配置する必要がなくなった。

　現在、業務システムの運用管理に関わっているのは、学内外の事務全般を担当する業務課や就職支援を担当するキャリアサポートセンターなどの各部門の中で、比較的ITに詳しい教職員だ。こうした運用管理の体制は、「事業部門にもITに比較的理解があったり、実務経験があったりする人材がいる」（田胡氏）という工学系大学であるが故の特性を生かしていると言える。とはいうものの、ITインフラの運用管理をクラウドベンダーに任せられるクラウドサービスの利点により、ハードウェアの維持管理に必要な人材が不要になったことが大きい。

　クラウドに移行したことによる成果は、業務システムの運用管理の負担が軽減したことだけではない。事業部門の教職員自身が業務システムの運用管理に携わることで、業務におけるIT活用に目を向けられるようになった。例えばMicrosoftのCRM（顧客関係管理）サービス「Dynamics 365」をフロントエンドにした、全学生の出席状況を一括で把握できるアプリケーションを内製で開発している。こうした取り組みを教職員が主導しているのだ。田胡氏は「事業部門がそれぞれの業務システムを運用管理する必要があるが、ITで業務の効率化を進めるには必要な労力だ」と話す。

　必要に応じて新しいアプリケーションを導入しやすくなった点もクラウド移行による成果だ。これは業務システムで利用するデータを一元的に管理する中核データベースを構築し、そのデータを各種SaaSと連携する仕組みを確立したことが大きい。業務システムを運用する部門が自組織でサーバを持たなくても、「Azureの中核データベースにスムーズにアクセスできるネットワークを構築してさえいれば、エンドユーザーのシステムに問題は生じない」と田胡氏は話す。

　業務システムに利用するアプリケーションは、意図的に異なるベンダーが提供するサービスを採用しているという。教職員間のファイルと情報の共有にMicrosoftのドキュメント管理サービス「SharePoint Online」を使う一方で、学生用の情報共有とコラボレーションツールにはGoogleのオフィススイート「G Suite」を利用する、といった具合だ。この理由について田胡氏は「特定のベンダーばかり利用すると、特定の技術や仕様に制限されてしまい、異なるベンダーのサービスや新しい技術を導入しづらくなる」と説明する。さまざまなベンダーの製品やサービスを利用することを前提にした仕組みにしておけば、新しいアプリケーションをより導入しやすくなるというわけだ。

　複数ベンダーのクラウドサービスを運用するマルチベンダー環境で注意すべき点として、田胡氏はデータの整合性を維持することを挙げる。各部門の業務システムが中核データベースに存在するデータを利用する際、データの形式を変える必要が生じることがある。ただし中核データベースのデータ形式を変更してしまうと、その他の業務システムが利用していたデータ形式との整合性が図れなくなってしまう可能性がある。同氏は「『データの形式を変えるときは注意が必要だ』という意識はまだ定着していない。データマネジメントのノウハウの不足が浮き彫りになっている」と話す。

エンドユーザーが主体となったIT活用の実現へ

　田胡氏はAzureでシステム運用する上での課題として「IT部門や開発者向けの高度な機能やサービスは存在するが、コストの面も含めて、エンドユーザーが容易に展開できるような機能が多くない」点を挙げる。日本の組織はITシステムの導入と運用を社内のIT部門やシステムインテグレーターなどのアウトソーシング先に任せる傾向があり、AzureはそうしたITの専門スタッフを配する組織向けの機能やサービスが多いという。これに対して同氏は「日本のエンドユーザー自らがシステムを最適化できる基盤となれば理想的だ」と期待を寄せる。

　今後の構想として、田胡氏は「システム基盤となる大規模なワークフローシステムを構築して、ワークフローに合わせて各種アプリケーションを使える仕組みを実現したい」と語る。部門ごとにアプリケーションを最適化できる自由度を残しつつ、各アプリケーションをワークフローに沿ってスムーズに連携できるようにする、といった具合だ。クラウドへの移行とSaaSの活用によって、エンドユーザーが活用しやすい仕組みのITインフラが構築できる可能性がある。