Web会議の録画、便利で適切な使い方【前編】
Zoomなどの「Web会議」を録画したくなる“これだけの利点”
テレワークの広がりとともに、急速に普及した「Web会議」。その録画がもたらす利点とは何か。主要な3つの利点を紹介する。
新型コロナウイルス感染症(COVID-19)のパンデミック(世界的大流行)によって在宅勤務などのテレワークが広がるのに伴い、Zoom Video Communicationsの「Zoom」をはじめとするWeb会議サービスの需要が高まった。その結果企業は、Web会議の録画について、法的な問題点への配慮を余儀なくされている。盗聴と録画に関連する米国連邦政府および米国各州のさまざまな規制を考えると、ITリーダーは従業員がWeb会議を録画するに当たって、より厳しい方針を定義する必要がある。IT部門は、自社を法的または倫理的な問題のリスクにさらすことなく、従業員がWeb会議を録画し、有効活用できる落としどころを用意するとよい。
企業がWeb会議を録画できるようにすると、テレワーカーは社内で実施したブレーンストーミングや研修、Web会議の中で参加者が共有した重要な情報を、終了後も簡単に確認できる。Web会議を録画する主要な利点は以下の3つだ。
利点1.社内の対話やブレーンストーミングを記録する
従業員はWeb会議において、デジタルホワイトボードを利用することでアイデアを視覚化できる。デジタルホワイトボードを利用した会議は生産性を高める。ワークフローなど従業員にとってテキストで表現することが難しい事柄を視覚的に説明できるためだ。参加者がWeb会議の様子を録画しておけば、図面をテキストで解説する議事録よりも簡単に内容を再確認できる。
利点2.リモート研修を記録し、再利用する
さまざまな理由から、テレワーカーは就業時間中に注意散漫になることがある。そのためリモート研修に参加するテレワーカーは、集中力を常に保っていられるとは限らない。講師がリモート研修を録画する場合、参加者は必要に応じて後から研修内容を確認できる。企業は、録画した研修内容を将来的に再利用することもできる。
利点3.将来必要な情報を保持する
テレワーカーがクライアントとWeb会議をする際に録画をしておけば、その会議の全ての参加者が後から会議内容を確認できる。将来的に契約交渉をする場合、後から確認できる録画は関係者にとって有益だ。
中編は、Web会議の録画を避けた方がよい状況を説明する。
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