Web会議の録画データの扱い方ガイド【中編】
Zoomなどの「Web会議」の録画データへのアクセスは誰に許可すべきか？
Web会議の録画データのセキュリティ確保は、企業にとって重要な課題だ。許可されたエンドユーザーが正しく録画データを扱い、セキュリティを確保するために必要な3つの対策を解説する。
前編「Zoomなどの『Web会議』を安全に録画したいなら“これ”を決めるべし」は、企業がWeb会議の録画データを扱う前に決定すべき項目を紹介した。中編はWeb会議の録画データのセキュリティ確保のために実施すべき6つの対策のうち、1～3つ目を取り上げる。
1．録画データへのアクセスを制限する
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「職務上録画データを扱う必要のない従業員が録画データにアクセスできるようにすることには、非常に慎重になるべきだ」。調査会社Gartnerのバイスプレジデント兼アナリストのアダム・プリセット氏はそう話す。会議の参加者かコンプライアンス（法令順守）担当者以外は、会議の録画データへのアクセスを認めてはならない。
録画データを共有する相手にも注意する必要がある。コンサルティング企業Biz Technology Solutionsの共同創業者レダ・シュファーニ氏は、「誰でも録画データを視聴できるようにすることを防ぐため、録画データ共有の有効期限を設定することも大切だ」と指摘する。
2．録画データに関するポリシーを策定・周知する
法務担当者やコンプライアンス担当者は、Web会議の録画データに関するポリシーを策定し、従業員に周知する責任がある。録画データをどう扱えばよいのか、Web会議を録画する責任者が誰なのかも、従業員に知らせなければならない。
プリセット氏によると、録画の開始と終了を管理する会議の司会者や主催者は、録画データを編集する役割を担うことが一般的だ。例えばWeb会議が予定より早く終わっても録画が続いており、その間に参加者が話し続けたとする。この場合、会議の司会者には録画データから不要な情報を削除する責任がある。どの部分を削除するのかの判断基準は企業のポリシーによる。
3．録画データ共有を制限する
録画データの取り扱いが可能な法人向け動画共有サービスには、関係者だけが録画データにアクセスできるようにするためのアクセスコントロール機能を備えるものがある。企業はこうした機能を使って、エンドユーザーが許可されたエンドユーザーにのみ録画データを共有できるようにする必要がある。多要素認証（MFA）を導入して、関係者だけに録画データへのアクセスを許可することもできる。
こうした対策を講じても、従業員が私物デバイスのカメラや画面キャプチャーツールで録画した不正な録画データを共有するのを防げない場合もある。これには動画に透かしが入る法人向け動画共有サービスが有効だとプリセット氏はアドバイスする。「エンドユーザーが動画を閲覧したり不正に録画したりすると、すぐに分かるようにすることができる」（同氏）
後編は残る3つの対策を紹介する。
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