Web会議の録画、便利で適切な使い方【後編】

Zoomなどの「Web会議」の録画データを正しく扱う方法

Web会議を録画することで、企業はさまざまなメリットを得ることができる。ただし録画データの適切な保持が不可欠だ。どのように保持すればよいのか。

公開 2021年08月05日 05時00分

[TechTarget]

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　Zoom Video Communicationsの「Zoom」をはじめとする主要なWeb会議サービスは、会議の録画機能を備える。中編「Zoomなどの『Web会議』を録画してはいけない倫理的理由と法的理由」に続く本稿は、会議の録画データの保存について解説する。

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Web会議の録画データをどのように保持すればよいのか

　企業がストレージシステムで保存している他のデータと同様に、Web会議の録画データにもセキュリティ保護が必要だ。データの保持およびバックアップのポリシーは企業や業界によって異なる。IT部門は既存のデータと同じポリシーを録画データに適用する必要がある。

　場合によっては追加の考慮事項が必要だ。例えば一部の遠隔診療サービスは、患者と医師の間でWeb会議を実施する。医師はこのやりとりを録画する場合がある。やりとりには患者の健康情報が含まれているため、医療機関は録画データを扱う際、健康情報に関するプライバシー保護規制を定めた「HIPAA」（米国における医療保険の相互運用性と説明責任に関する法令）を順守する必要がある。具体的には保存時に録画データを暗号化したり、録画データの保護期間に関する条件を守ったりしなければならない。

　法律事務所の場合は、弁護士とクライアントのWeb会議のやりとりを記録するのが一般的だ。法律事務所は潜在的な顧客訴訟から身を守るために、これらの記録を保持する場合がある。

　プロジェクトの成功を祝うために会議を開催する場合でも、部門の成果や失敗について話し合うために会議を開催する場合でも、Web会議を録画すると、全ての参加者が後で会議の様子を確認できる。ただし録画には倫理的、法的な懸念がある。Web会議サービスの録画データ保持に関する適切なポリシーの策定は、企業のコンプライアンス（法令順守）に役立つ。