SharePoint Server Tips

SharePoint Serverで自分が作成／更新したアイテムだけを表示する

リストやライブラリで、過去に自分（ログインユーザー）が作成・更新したアイテムのみを表示するビューの作成方法を紹介する。

公開 2011年04月22日 09時00分

更新 2012年09月04日 15時40分

著者

近藤正俊、丹内幸男、井村克也

[リアルコム]

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※この操作は、リスト・ライブラリの管理権限を持つユーザーを前提としている（この権限を含むアクセス許可レベルは、デザイン、フルコントロールである）。

　リストやライブラリにはたくさんのアイテムが作成されるため、過去に自分が作成・更新したアイテムを探すのに苦労する場合がある。リストやライブラリには、既定で［更新者］［作成者］という列が作成されるので、この列をビューのフィルター条件に設定することで、ログインユーザーのアイテムだけを表示することができる。

　以下のリストを例に手順を紹介しよう。このリストはお薦めの本や映画などを紹介するリストだ。

おすすめ情報を共有するリスト《クリックで拡大》

　リストにログインユーザーが書き込んだアイテムだけを表示するビューを追加する。なお、詳細な追加方法については「SharePoint Serverで特定属性を持つアイテムのみを表示するビューを作成する」を参照してほしい。

　ビューの作成画面を開き、「フィルター」の「アイテムを表示する列の条件」で、図のように［更新者］［次の値に等しい］［[Me]］と設定する（[Me]は全て半角文字で記入する）。

ビューを作成し、「フィルター」で［更新者］［次の値に等しい］［[Me]］と設定する《クリックで拡大》

　これで、作成したビューを表示すれば、ログインしたユーザーが更新したアイテムだけが表示されるようになる。

1．ログインユーザーは佐藤正也。2．佐藤正也が更新したアイテムだけが表示される《クリックで拡大》

1．ログインユーザーは持田健二。2．持田健二が更新したアイテムだけが表示される《クリックで拡大》

　このように、自分が更新したアイテムだけを限定して表示するには、ビューのフィルターで、［更新者］列に対して［[Me]］を設定すればよい。

利用すると便利なケース

　［[Me]］によるフィルタリングは、さまざまなケースで利用できる。例えば、ドキュメントライブラリで申請書を管理している場合には、自分が申請したアイテムだけを表示できる。

　また、［[Me]］によるフィルタリングは、［更新者］や［作成者］以外でも列の種類が「ユーザーまたはグループ」であれば適用可能だ。例えば、リストやライブラリに、アイテムを読ませたい相手を指定する［相手先］列を作成したとする。この［相手先］列を［[Me]］でフィルタリングすると、自分宛のアイテムだけが表示されるビューを作成できる。

筆者紹介

リアルコム株式会社

プリンシパルコンサルタント　近藤正俊

シニアコンサルタント　丹内幸男

テクニカルコンサルタント井村克也

リアルコムでは情報共有基盤の構築やナレッジマネジメントの推進などの情報系分野に特化して、コンサルティングおよびシステム構築を行っており、SharePoint Serverのワークフローアドオン「Nintex Workflow」の国内販売代理店でもある。また、SharePoint Serverを利用する大手企業約40社が参加するビジネス・プロダクティビティ研究会（BP研究会）を主催。SharePoint Server活用の推進を目的とし、事例発表、調査研究、ディスカッションなど活発な活動を行っている。本連載執筆の近藤氏は、「2011 Microsoft MVP アワード（SharePoint Server）」を受賞している。