SharePoint Server Tips

SharePoint Serverで本日作成／更新されたアイテムだけを表示する

アイテムが多いリストやライブラリでは、本日作成／更新されたアイテムだけを表示したい場合がある。本日作成／更新されたアイテムだけをビューに表示する方法を紹介する。

公開 2011年04月28日 09時00分

更新 2012年09月04日 15時37分

著者

近藤正俊、丹内幸男、井村克也

[リアルコム]

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※この操作は、リスト・ライブラリの管理権限を持つユーザーを前提としている（この権限を含むアクセス許可レベルは、デザイン、フルコントロールである）。

　リストやライブラリによっては、毎日新しいアイテムが作成・更新されることもある。アイテムが多い場合は、「本日作成／更新されたアイテムだけを表示したい」というニーズがあるだろう。

　リストやライブラリには、既定で［作成日時］［更新日時］という列が作成されており、アイテムを作成したり更新したりすると、自動で作成日時、更新日時のデータが入るようになっている。この列に対してフィルターを設定することにより、本日作成／更新されたアイテムだけを表示するビューを作成できる。

　以下のリストを例に手順を紹介しよう。このリストはお薦めの本や映画などを紹介するリストだ。

お薦め情報を共有するリスト《クリックで拡大》

　リストに本日更新されたアイテムだけを表示するビューを追加する。なお、詳細な追加方法については「SharePoint Serverで特定属性を持つアイテムのみを表示するビューを作成する」を参照してほしい。

　ビューの作成画面を開き、「フィルター」の「アイテムを表示する列の条件」で、図のように［更新日時］［次の値に等しい］［[Today]］と設定する（[Today]は全て半角文字で記入する）。

ビューを作成し、「フィルター」で［更新日時］［次の値に等しい］［[Today]］と設定する《クリックで拡大》

　これで、作成したビューを表示すれば、本日更新されたアイテムだけが表示されるようになる。

本日更新されたアイテムだけが表示される（画面は、2011年3月28日に更新したもの）《クリックで拡大》

利用すると便利なケース

　［[Today]］によるフィルタリングは、さまざまなケースで利用できる。例えば、申請書や届け出などをSharePoint Serverで管理している場合には、本日申請されたアイテムを一覧表示したいときに便利だ。

　また、［[Today]］によるフィルタリングは、列の種類が「日付と時刻」であれば、［更新日時］や［作成日時］以外の列にでも適用できる。例えば、「あらかじめ作成しておいたアイテムを指定した日付に表示したい」という場合には、リストやライブラリに［表示日］列を作成してアイテムごとに日付を登録し、この［表示日］列を［[Today]］でフィルタリングすれば、表示日にそのアイテムが表示されるようになる。

筆者紹介

リアルコム株式会社

プリンシパルコンサルタント　近藤正俊

シニアコンサルタント　丹内幸男

テクニカルコンサルタント井村克也

リアルコムでは情報共有基盤の構築やナレッジマネジメントの推進などの情報系分野に特化して、コンサルティングおよびシステム構築を行っており、SharePoint Serverのワークフローアドオン「Nintex Workflow」の国内販売代理店でもある。また、SharePoint Serverを利用する大手企業約40社が参加するビジネス・プロダクティビティ研究会（BP研究会）を主催。SharePoint Server活用の推進を目的とし、事例発表、調査研究、ディスカッションなど活発な活動を行っている。本連載執筆の近藤氏は、「2011 Microsoft MVP アワード（SharePoint Server）」を受賞している。