※この操作は、リスト・ライブラリの管理権限を持つユーザーを前提としている（この権限を含むアクセス許可レベルは、デザイン、フルコントロールである）。

　SharePoint Serverのリストやライブラリにおいて、特定の属性を持ったアイテムのみを一覧で表示したい（確認したい）場合がある。下記のような「名前」「都道府県」「市区町村」「性別」の4つの列からなるシンプルな列のリストで考えてみよう。

「名前」「都道府県」「市区町村」「性別」の4つの列のリストを考える

　全てのアイテムを表示するビューは、リスト作成時に既定で作成されるが、「東京都」のアイテムだけを表示したい場合もあるだろう。このような場合、「都道府県」列の値が「東京都」のアイテムだけを表示する新しいビューを作成すればよい。その際、「都道府県」列は「東京都」と分かっているので、「都道府県」列を非表示にすることもできる

全てのアイテムを表示するのではなく、「都道府県」列が「東京都」のアイテムだけを表示するビューを作成できる。

「東京都」のアイテムだけを表示するビューを作成する

　元となるリストは、「カスタムリスト」テンプレートで作成し、列を追加したものだ。ただし、「名前」列は既定で作成された「タイトル」列の名前を変更している。

　画面上部の［リストツール］の［リスト］をクリックしてリボンメニューを表示し、［リストの設定］をクリックする（本稿ではリストで説明しているが、ライブラリでもほぼ同様の手順だ）。

1．［リストツール］の［リスト］をクリックする。2．［リストの設定］をクリックする。 ライブラリの場合は、［ライブラリツール］の［ライブラリ］をクリックし、［ライブラリの設定］をクリックする《クリックで拡大》

　リストの設定画面が表示されるので画面を最下部までスクロールし、「ビュー」欄に表示されているビューの名前をクリックするとビューの編集画面を表示できる。本稿では新しいビューを作成するので、［ビューの作成］をクリックする。

1．既存のビューが表示されている。ビューの名前をクリックすると、ビューを編集できる。2．新しいビューを作成するので［ビューの作成］をクリックする《クリックで拡大》

　ビューの作成画面が表示されるので、ビュー形式を選択する（本稿では［標準ビュー］を選択する）。リストの内容によってビュー形式を選べるので、例えば日時のデータを含む場合はカレンダー形式の［予定表ビュー］を選択するとよい。

ビューの作成画面でビューの表示形式を選択する。1．［標準ビュー］をクリックする《クリックで拡大》

　次の画面で「ビュー名」欄にビューの名前を入力する。本稿では、「都道府県」列が「東京都」のアイテムのみを表示するビューを作成するので、「東京都」と入力する。なお、［このビューを既定にする］にチェックを入れると、リストを開いたときに最初に表示されるビューとなる。

　「列」では、ビューに表示する列と並び順を設定できる。本稿では「都道府県」列が「東京都」のアイテムのみを表示するビューを作成するので、列名［都道府県］のチェックを外し、非表示にする。

1．ビューの名前を入力する。2．［都道府県］のチェックを外し、非表示にする《クリックで拡大》

　ページを下にスクロールして、「フィルター」欄にビューに表示するアイテムの条件を設定する。ここでは［都道府県］列が「東京都」のアイテムだけを表示したいので、「アイテムを表示する列の条件」で、［都道府県］［次の値に等しい］［東京都］と設定する。

1．［都道府県］列が「東京都」のアイテムだけを表示したいので、［都道府県］［次の値に等しい］［東京都］と設定する《クリックで拡大》

　これらの設定を終えたらページ最上部に戻り、［OK］をクリックすると新しいビューが作成され、そのビューが表示される。画面上部のパンくずリスト（階層リンクナビゲーション）の一番右側に、現在表示されているビューの名前が表示される。このビューでは、［都道府県］列の値が「東京都」のアイテムだけが表示される。［都道府県］列は表示されていないことも確認できる。

1．ここに現在のビューの名前が表示される。2．ビューで定義したように、［都道府県］列が「東京都」のアイテムだけが表示されている《クリックで拡大》

　このように、特定の属性を持つアイテムに限定して表示するには、ビューのフィルターで対象とする列を指定し、フィルタリングしたいキーワードを設定すればよい。

利用すると便利なケース

　このフィルタリングはさまざまなケースで利用できる。例えば、請求書を管理しているライブラリで請求先ごとに一覧表示したい場合や、顧客情報を管理しているリストで顧客の業種ごとに一覧表示したい場合など、ユーザーが一覧で確認したいと考える属性でアイテムを絞り込んで表示できる。