プロジェクト管理ツール紹介：日本アットタスク編

全員参加型のタスク管理を支援する「@task」

プロジェクトには「設計書の作成」から「会議室の予約」「上司への進ちょく報告」などさまざまなタスクが存在する。しかし、これらの作業の確認ミスや報告漏れが与えるプロジェクトへの影響は意外と大きい。

公開 2010年03月29日 07時30分

更新 2012年09月04日 17時20分

[唐沢正和]

印刷する

　プロジェクトは、各メンバーが割り当てられた「タスク」を実行することで、そのゴールに一歩一歩近づいていく。プロジェクトで実行される作業の最小構成単位であるタスクは、あるメンバーのタスクの前提条件が別のメンバーのタスクとなることもあり、その進ちょく状況の把握は個々人ではなくプロジェクトメンバー間で共有されるべきだ。しかし、タスクの粒度は明確に定義されているわけではないため、メンバー間でタスクを効率よく管理することに頭を悩ませる管理者もいることだろう。

　今回は、プロジェクトにおけるタスク管理を支援する、日本アットタスクの「@task」を紹介する。製品名に文字通り“タスク”と付いているこのツールの特徴とは一体何だろうか。

プロジェクト管理に必要なすべての業務情報を可視化

@task画面《クリックで拡大》

　@taskは、現場メンバーが日々登録する情報を集約し、プロジェクト管理に必要なすべての業務情報を一元管理・可視化することを支援する、SaaS（Software as a Service）型のプロジェクト管理ツールだ。

@taskの基本管理項目
機能	概要
プロジェクト管理	複数プロジェクトの一覧表示やガントチャート、マイルストーンなどの必要な情報を表示する
タスク管理	タスク間の依存関係の表示、タスクの共有、進ちょく状況によるスケジュール再計算などが行える
問題・課題管理	プロジェクトごとの問題・課題を管理して、そのやりとりを時系列で管理できる
リソース管理	「誰が、いつ、どんな仕事を行っているか」などのリソースの稼働予定をプロジェクト間で確認できる
コスト管理	プロジェクト、タスク、リソース単位でコストを自動集計する
稼働率管理	メンバーの稼働状況の管理を行う
文書・日報管理	メンバーの進ちょく登録を日報・週報として自動集計する。Microsoft Office Excel形式で出力できる
TODO管理	メンバーのタスクをポータル表示やリマインダー通知できる
承認管理	承認が必要なタスクを自分のポータルに表示したり、承認フローの状況を把握できる
タイムシート管理	プロジェクト外の稼働時間を個人別のタイムシートによって管理
EVM管理	コストや経費などと進ちょく状況を確認する

日本アットタスクの蓼原氏

　日本アットタスクコンサルティングマネージャーの蓼原誠氏は「@taskは、もともとコラボレーションツールとして開発された製品で、そのコンセプトは“ワークスマート、ワークハッピー”。これは、プロジェクトの現場メンバーが楽しく仕事ができれば、管理者も経営者もみんながハッピーになるという考え方だ」と説明する。このコンセプトをベースに「@taskは現場メンバーが効率よく仕事をこなすためには何が必要かを考え、とにかく使いやすいプロジェクト管理ツールを目指した」とし、「管理者、経営者まで含めて全員参加型のプロジェクト管理を実現する」と語る。

　管理者は、現場メンバーの登録情報を基に、リアルタイムにプロジェクトの状況把握が可能だ。また、課題管理や成果物も一元管理されているため、より正確に現状を把握することができる。さらに、リポート作成機能も充実しており、プロジェクト管理を始め、進ちょく管理や問題管理、外注管理、リソース管理などの標準リポートに加えて、必要な情報を組み合わせて独自のリポートをカスタマイズして作成することが可能。作成したリポートは「マイタスク画面」のダッシュボードに追加し、表示させることもできる。そのほかにも、プロジェクト生成時にテンプレートを活用することで、社内標準フローを利用し、効率的なプロジェクト管理が可能となる。

　経営者向けには、経営判断をする上で必要な情報がすべてリアルタイム表示されるダッシュボードを用意。特に、ポートフォリオ／EVM管理、原価管理、リソース管理を充実させることで、内部統制による企業品質の向上、成功事例の活用によるコスト削減、さらには取引先との情報共有を図ることができる。

ダッシュボード画面《クリックで拡大》

現場メンバーの情報を集約するマイタスク画面

　現場メンバーの使いやすさを追求した@taskには、どんな工夫がなされているのか。そのポイントを詳しく見ていこう。

　@taskは、直感的に操作できるユーザーインタフェースを備えるとともに、各メンバーに必要なすべての情報が集約されているマイタスク画面を用意している。この画面には、WBS（作業分解図）で定義されたタスクが自分の予定として分かりやすく表示されるため、その日にやらなくてはいけないタスクや解決すべき課題を一目で把握することが可能だ。現場メンバーは、マイタスク画面に表示されているタスクをすべてこなせば、その日に与えられた仕事を処理したことになる。

マイタスク画面《クリックで拡大》

　そして、マイタスク画面から、そのまま日々の進ちょく状況や稼働時間、作業報告といった業務情報を容易に登録できる。これにより、現場メンバーは作業漏れや報告漏れを削減でき、ほかのメンバーとリアルタイムに情報共有しながら効率的にプロジェクトのタスクを進めていくことが可能となる。

　また、自分が手掛けるプロジェクトやタスクなどにコメントを追加できるメモ機能を備えている。このメモ機能を活用し、進ちょくが遅れている理由や現在発生している問題点など、管理者に報告したいコメントを記入することができる。一方、管理者は、報告された内容に対してメモ機能の返信コメントで指示を出したり、的確なアドバイスを行うことができる。メモ機能によるやりとりはすべて記録されているため、口頭やメールでの連絡にありがちな指示漏れや忘れを防ぐとともに、管理者と現場メンバーとの円滑なコミュニケーションを支援する。

コメント機能例

グローバル市場で多くの導入実績

　蓼原氏によると「@taskは、SaaS形式でグローバルに展開しており、実際の製品開発やサービス提供は米国本社が行っている。当社は、日本市場向けに@taskのセールス、サポートおよび導入支援を手掛けているが、本格参入して1年半弱ということもあり、国内ではまだまだ知名度が低いのが現状」という。蓼原氏のいう通り、日本市場における知名度は決して高いとはいえない@taskだが、ワールドワイド市場では既に15万ライセンス、1600社以上の導入実績を持っているという。

　また、@taskの用途も幅広く「現場メンバーの情報さえ収集すれば、後は画面フォームをカスタマイズしたり、独自テンプレートを活用することで、システム開発にとどまらず、あらゆる業務プロジェクトに対応することができる」（蓼原氏）という。

　@taskの価格は、年間契約で1ユーザー当たり4万2000円から（最小構成10ユーザーの場合）。なお、米国AtTaskでは@taskのコミュニティーサイトを開設し、ユーザーから新機能や機能強化のリクエストを募っている。そして、リクエストの多かった機能を中心に、四半期に一度バージョンアップを行っている。

柔軟なカスタマイズであらゆる業務プロジェクトに対応

　蓼原氏は、今後の日本市場での販売展開について「日本市場は、プロジェクト管理にExcelを利用している企業がまだまだ多い。Excelは自由度が高く、日本の帳票文化に柔軟に対応できるメリットはあるが、情報の一元管理を行うのは難しい。@taskであれば、Excelと同じ感覚で、項目追加や計算式の挿入など画面フォームの柔軟なカスタマイズが可能であり、その上でリアルタイムな情報の一元管理を実現できる」と説明する。

　さらに「国内企業からニーズが高まっている工数管理への対応についても、現場メンバーの作業時間、業務内容、コストを集計し、リポートを作るだけで、簡単に工数を可視化して管理することができる」（蓼原氏）。

　こうした@taskの特徴を生かし、Excelやほかのプロジェクト管理ツールの機能に不満を感じている企業のニーズに応え、パートナー販社と協力して本格的に拡販展開を進めていくという。まずは「部門単位で導入し、現場レベルでしっかり使ってもらい、その効果を経営者が実感した上で、全社レベルの導入へ広げていきたい」との方針を述べた。

印刷する