生産性向上の必要がある部門を特定する

　業務改善を図る際、どの企業でも営業部門や開発部門など、業務改善が必要な部門の優先度があるはずである。その職種や部門の業務課題、ワークスタイルに合ったコミュニケーション手段を選択・提供することが重要である。

　これまでの連載でも述べたが、社員に統一的なコミュニケーションツールを提供しても、業務で必要とされる頻度は少ない。提供されたコミュニケーションツールが機能面で業務ニーズを満たしていないということが起こり得るのだ。

ユーザーへの配慮は「インタフェース」と「使いやすさ」「分かりやすさ」

　コミュニケーションツールを導入する場合、重要なのはそのユーザーが日常的に利用するインタフェースである。携帯電話のみで操作が完結できる、または電子メールや会議の予定表にWeb会議のURLが添付されていてワンクリックで始められるなど、日ごろ使い慣れている環境にインタフェースを実装できないと、どんなに生産性が高いツールであっても、ユーザーに使われないシステムとなってしまう。導入後の利用率が低下すると、結果的に経営層が求めるような投資対効果は得られない。UC導入後の効果を継続的にできる仕組みが必要だと述べているのは、こうした背景があるからだ。

　図2では、ユーザーが利用するデバイス、ツールのインタフェースから見て、連携させるのに最適なUC機能のイメージを示した。異なるユーザーインタフェースからでも、社員同士がチームや部署を横断してプレゼンスや情報の共有が行えるようになることが分かる。ユーザーが利用しやすいインタフェースから、あらためて業務改善につながるコミュニケーションツールや機能を見直すことで、システム投資を抑えつつより効果的なUC環境が実現できる。

図2　ユーザーのインタフェースから考えるUC連携の形

業務改善型UCの検討ポイントは？

　本連載で紹介した業務改善型UCの検討ポイントを、あらためてまとめてみる。

1. 自社の業務課題
2. 社員のワークスタイル
3. 生産性を向上させたい職種や部門の特定
4. 現状社員が抱えているコミュニケーション課題の洗い出し
5. コミュニケーションにかかわるコスト削減や生産性向上に寄与するビジネスプロセス改善

　企業によってコミュニケーションの方法やツールの使い方、利用するビジネスシーンは異なる。従って上記の項目を中心に検討を進めると、自社に最適な業務改善型UCのソリューション像や選択すべき製品も見えやすくなるだろう。

UCの導入効果を「見せる化」するための工夫

　UC導入に当たっては、導入後の効果を数字で分かりやすく経営層に提示する必要がある。システム部門が、得られる効果を数字に落とし込めないがために稟議が通らないケースや、導入後の拡張が進められなくなるケースも見受けられる。特にUCは、経営層からは理解されにくい性格を持つソリューションのため、業務改善シーンや導入によって得られる効果、コスト削減額など、具体的な効果を「見せる化」することが検討時の重要なステップとなる。

UC製品選定のポイント

　次に、UCソリューション製品の選定ポイントについて述べる。

製品選定ポイント1：「UCは良くも悪くも体感するもの」

　これは、「新しいコミュニケーションツールは、利用して初めて評価できる」という考え方だ。UC分野のコミュニケーションツールの進化は、近年目覚しいものがある。この進化には、ツールとしての変化だけでなく、システムやワークスタイルに適合した利用シーンの変化も含まれている。そこで、情報収集段階で実際の利用シーンを想定するのに有効となるのが、「体験デモ」の活用だ。メーカーやベンダーのデモ設備を利用して、ツール単体だけではなく、実際にシステム、デバイス間で連携動作している様子を体験すると、自社に当てはまる業務改善の姿も検討しやすくなるだろう。

　ツールだけではなく、ベンダーのオフィス内ツアーなどで実際に社員が職場でどのように利活用しているか、そのワークスタイルを見学することもいい検討材料になるはずだ。

製品選定ポイント2：「モバイル機器の進化も重要な検討要素」

iPhoneでも資料共有は十分可能（画面はWebExの例）

　モバイル機器の進化は、企業利用の面でも非常に注目されている。音声通話や電子メールだけではなく、グループウェアやWeb会議など企業向けのアプリケーション機能が携帯電話（特にスマートフォン）で十分に利用できる環境が整いつつある。これらのデバイスの進化は、外出機会が多い社員や多忙を極める幹部職、経営層などの業務を支援する強力なツールとなり得る。モバイル機器を企業で利用する場合、セキュリティが最も心配されるが、最近ではセキュリティを考慮したアプリケーションや高度なデバイスセキュリティ技術も登場してきている。

　現在スマートフォンの代表格とされるiPhoneでは、ソフトウェアの充実度が高く、UCベンダー各社もアプリケーションの投入を進めている。例えばWeb会議サービスであるシスコシステムズの「WebEx」やブイキューブの「V-CUBE」では、iPhoneに加えてiPad向けのアプリケーションをリリースし、モバイルコミュニケーションの選択肢を広げている。

　今後企業内の業務アプリケーションとの融合が進んでいけば、社員のさらなる業務生産性向上につながる力となっていくだろう。

業務スタイルへの浸透と仕組継続のための方策が重要

　UCは文字通りコミュニケーションのためのツールやシステムが中心となるため、それを利用する社員にとって得られる効果はワークスタイルの違いにより必ずしも一律とはならない。従って、業務改善型UCを導入する上でさらに重要なのが、業務スタイルへの浸透と仕組みを継続するための方策である。

　UCによって特定社員の生産性が向上するのは大切だが、そのビジネスプロセスにかかわる社員の生産性も向上しない限り、組織全体のビジネスプロセス改善と生産性向上は得られないのである。UCとは本来、ビジネスプロセス改善を目的に導入されるものだ。コミュニケーションが円滑化することがビジネスプロセスの改善や生産性向上につながり、しいてはコスト削減や企業の売り上げに貢献するといえる。

　読者の方々には業務改善の視点でUCを検討し、自社の業務課題に適合したソリューションを導入していただきたい。本連載がその一助となることを期待して結びとしたい。