サイボウズ Office 8 for SaaSのサービス体系は、基本セット、マネジメントオプション、共通パックで構成されている。「サイボウズ Office 8 基本セット for SaaS」は、「スケジュール」「ファイル管理」「掲示版」「アドレス帳」「設備予約」「社内メール」「電話メモ」の各機能が利用できるほか、ソフトウェア製品では有料オプションとなる「ワークフロー」「ケータイ」の機能もSaaS版では標準で活用できる。最近のモバイル活用率の増加や、中小企業におけるワークフロー人気にも配慮している。

ログインするとトップページが表示される。上段は、直感的に理解できる機能アイコン、中段には今週のスケジュールを表示。そして下段には自分に関係ある新着情報や更新情報が集まる《クリックで拡大》

「スケジュール」では個人／グループのスケジュール管理、会議室などの設備管理を行う。グループ内メンバーや他部署の社員の予定が可視化され、予定の調整や段取りが可能なほか、「フォロー」欄に入力することで上司などからの事前打ち合わせも可能になっている《クリックで拡大》

「社内メール」とは、サイボウズ Office 8 for SaaSのユーザー間のみで連絡・意見交換が行えるコミュニケーションツールのこと。フォロー欄を利用して、連絡帳や電子会議室のような使い方ができる《クリックで拡大》

iPhone用アプリも標準装備

　さらに、iPhone向けに開発されたサイボウズ Officeアプリ「サイボウズモバイル KUNAI Lite for iPhone」も無料で利用可能だ。グループウェアのスケジュールデータをネットワーク経由で同期し、iPhoneの操作性でスムーズに予定情報などを閲覧できるようになっている。

（画面左）「サイボウズモバイル KUNAI Lite for iPhone」で同期されたデータはiPhone内に保存されるので、オフライン状態でスケジュール確認が可能。iPhoneからもフォローの閲覧や書き込みが行える。（画面右）「ケータイ」機能では、携帯ブラウザからアクセスし、出先からでも必要な情報を確認できる。メールや電話メモの確認のほか、申請、確認、承認、決裁業務も可能《クリックで拡大》

　また、マネジメントオプションには、「サイボウズ Office 8 報告書 for SaaS」および「サイボウズ Office 8 プロジェクト for SaaS」が用意されている。サイボウズ Office 8 報告書 for SaaSは、顧客とのやりとりや商談状況を報告書として作成・共有するツールで、指示やアドバイスの迅速化や営業活動の生産性アップを目的としている。

　サイボウズ Office 8 プロジェクトfor SaaSは、進ちょくやデータなどプロジェクトに関する情報をまとめて管理・共有することで、プロジェクトの遂行を総合的に支援するオプションだ。なお、報告書とプロジェクトの機能は、基本セットに標準搭載のケータイ機能からでも利用できる。

初めてのグループウェア導入に安心の4つのメニュー

　さらに共通パックには、契約企業の導入時の負担や不安を軽減し、セキュリティなどのサービスを利用できる4つのメニューが設定されている。

・「サイボウズ SaaS 導入トレーニングパック」

　ピンポイントでの導入トレーニングを提供するサービスで、SaaS専任インストラクターが事前に要望をヒアリングし、基本操作から活用ノウハウまでのトレーニングメニューを契約企業に出張して実施する。

・「サイボウズ SaaS セキュリティパック」

　IPアドレスによるアクセス制限設定を行うサービス。パスワードの設定やSSL通信だけでは不安を感じる企業のために用意された。

・「サイボウズ SaaS ディスク拡張パック」

　ディスク容量を必要に応じて追加できるサービス。10Gバイト単位で、最大220Gバイトまで追加が可能。

・「サイボウズ SaaS 引越しパック」

　サイボウズ Office 8 for SaaSを新規に契約、あるいは解約する企業を対象に、サイボウズ内の膨大なデータをまとめて受け渡すサービス。パッケージ版を利用した場合の既存環境、または他社のサイボウズASP環境から全データを移行できる。

営業権はフィードパスから沖縄クロス・ヘッドに

　「サイボウズ Office 8 for SaaSは、最少10人から最大300人までを利用対象範囲としている。しかし利用人数の増減は自由のため、人材の流動化が激しい中堅・中小企業や大企業内の部門で利用されているほか、複数の企業がまたがる協業プロジェクトでの利用も多くなっている」

　そう話すのは、沖縄クロス・ヘッドの取締役で営業部長を務める渡嘉敷唯昭氏。サイボウズ Office 8 for SaaSは2010年11月1日付で、これまでサイボウズ OfficeのSaaS版を提供していたフィードパスから、それらサービスをデータセンターで運営している沖縄クロス・ヘッドへと営業権が移管された。

「サイボウズ Office 8 for SaaSのサポートには、サイボウズ Officeのコンセプトを深く認識しているスタッフが当たっている」と話す沖縄クロス・ヘッドの渡嘉敷氏

　沖縄クロス・ヘッドは、SI支援やデータセンターの運用監視サービス、クラウドホスティングサービス、GIX（沖縄～香港直結高速回線サービス）などを提供するサービス事業者で、ネットワークソリューションを提供する親会社のクロス・ヘッドと、サイボウズ、インデックス沖縄の共同出資によって2006年に設立した企業。サイボウズ Office 8 for SaaSは、同社が監視センターを置く、沖縄・宜野座村のNTT西日本 九州データセンターで運用されている。

　沖縄クロス・ヘッドは、既に沖縄県内ではサイボウズ Office 8のASPサービスを提供しており、SaaS版の取り扱いも過去の知見が活用できるので、営業移管はまったく問題ないという。沖縄クロス・ヘッドは、今回のSaaS事業移管と併せて、これまでのクラウドホスティングサービス「CUMO（キューモ）」を加えた新たなサービスブランド「CUMO app suite（キューモアップスイート）」として、サービス強化を図るとしている。

SMBのグループウェア普及はスケジュール管理から

　「グループウェアを堅苦しく考えることはない。グループウェアを導入したからといって、いきなりナレッジの共有を目指す必要はなく、まずはスケジュールから共有してみるのがいいだろう」と語る渡嘉敷氏は、スケジュールをWeb上で共有することが、ほかの機能を使ってみようという“欲”につながり、未経験の中小企業でもグループウェアを組織に馴染ませることができるという。

　ただし、スケジュールやアドレス帳、メールなど、企業の重要な情報を扱うため、グループウェアは信頼性の高いシステムの利用を強く勧める。

　「無料をうたうグループウェアの中には、サポートサービスが貧弱なものもあるので注意が必要。サイボウズ Office 8 for SaaSでは、導入前・導入後を含めてメールや電話によるヘルプデスク対応を行っており、サイボウズ Officeのコンセプトを深く認識し、技術的な知識を持ったスタッフがささいなことでも質問を受け付けるので、その対応も評価されている」（渡嘉敷氏）

　なお沖縄クロス・ヘッドでは、サイボウズ Office 8 for SaaSを申し込み後、翌月末まで無償で利用できる、最大60日のトライアルサービスを行っている。この間、各機能の使い勝手や業務への適合性をいろいろと試すことができ、不明なことがあればヘルプデスクも利用できる。トライアルは自社のセキュリティポリシーに照らし合わせるチャンスであるとともに、沖縄クロス・ヘッドのサポート対応を知る良い機会にもなるだろう。