今、企業が策定すべきソーシャルメディアポリシー（後編）
「何かを禁止するポリシーはダメ」CIOを悩ませるソーシャルメディアポリシー
企業もソーシャルメディアの利用が避けられなくなった今、それによるリスクをいかに低減するかが重要になる。まずは3つのリスクを認識することから始めよう。
前編「CIOが想定すべき『ソーシャルメディア3つのリスク』」では、ソーシャルメディアをめぐって企業で生じている事態とそのリスクを概観した。これらは企業の経営層を委縮させるのに十分な脅威といえる。このリスクにどのように対応するべきだろうか。
ソーシャルメディアポリシーの2つの例
前編で紹介したようなリスクがあるため、一部の企業では従業員が勤務中にソーシャルメディアを利用することを規制する動きがある。IT人材派遣会社のRobert Half Technology が4月13日に発表した調査研究によると、米国企業で働くCIOの38％が、従業員の私的および仕事上におけるソーシャルメディアの利用について、規制を強化したと回答している。この数字は、利用規制を緩和したとするCIO（17％）の2倍以上だ。このRobert Halfのデータは、従業員100人以上の米企業1400社のCIOを対象に独立系調査会社が実施した電話インタビューをベースとしている。
効果的なソーシャルメディアポリシーを策定することは容易ではない。「全てのソーシャルメディアサービスをカバーしようとすれば、いつまでたってもその増殖に追い付かないだろう」と語るのは、Burton Groupのアナリストで、データプライバシーを担当し、同社のソーシャルメディアリスクリポートの著者の1人でもあるグレイザー氏だ。
特定のサイトだけを詳細にカバーするソーシャルメディアポリシーは非現実的だ。誰がどのサイトをどのような目的で利用しているかを監視し続けるのは困難であり、ポリシーの設定にも多大な時間を要するからだ。「その手のポリシーを個別に策定し、認証し、実際に運用するのは容易ではない」とグレイザー氏は言う（もっとも、特定のサイトやツールの利用を禁止するだけなら簡単だが）。
ただ、同氏によると、企業は効果的なソーシャルメディアポリシーの記述に徐々に熟達しつつあるようだ。「IBMにできるなら、また連邦政府にできるなら、一般の企業にもできるだろう」と同氏は語る。
米連邦政府は2010年9月、「Guidelines for Secure Use of Social Media（ソーシャルメディアの安全利用に関するガイドライン）」を発行した。このガイドラインは「ソーシャルメディアサービスを利用して、職員、関連省庁、民間との連携、コミュニケーションを図る全ての連邦政府機関」に適用される。またIBMは先ごろソーシャルコンピューティングガイドラインをアップデートし、同社が2005年にブログ利用のガイドラインをリリースした後に出現した「新しい形態の多様なソーシャルメディア」に適用範囲を拡大した。
シラキュース大学情報研究スクール教授で、デジタル化サービスコンサルティング会社Hurst Associatesのオーナーでもあるジル・ハーストウォール氏によると、多くの企業はソーシャルメディアを利用するための正式なポリシーを必要としているという。「それは何かを禁止するポリシーではなく、何をすべきかというポリシーでなければならない」と同氏。「企業は、人々がうまくやっていけるポリシーを目指すべきだ」
「もし何かを禁止するのであれば、従業員にこう命じるだけだ。『おいおい、会社のコンピュータでそんなことをやるんじゃない。みんなスマートフォンを持っているじゃないか。トイレにいって、そこでやってこいよ』」とハーストウォール氏はいう。もし会社や組織が特定のサイトやアクティビティを禁止する必要があるなら、その理由をはっきり明示する義務がある。そうすれば従業員もネガティブな結果を理解し、自分たちの能力を他のものに振り向けるようになるだろう。
いずれにしても、グレイザー氏やハーストウォール氏は、ソーシャルメディアポリシーは特定のサイトに焦点を当てるのではなく、適切な行動と適切なコンテンツについて定義すべきだとアドバイスする。ほとんどの企業の従業員は、不適切な情報の漏えいが解雇の理由になることを理解している。「それらのルールがソーシャルメディアに対しても適用されることを明確にすることが、いま企業にとって最善の方法といえるだろう」とグレイザー氏は語る。
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今、企業が策定すべきソーシャルメディアポリシー
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