個人から中堅・中小企業まで使える
夏休みに試したい、無料コラボレーションツール ベスト6
IMやビデオチャット、文書/ファイル共有などのサービスが普及した今、それらを業務で活用する機会が増えた。中堅・中小企業やSOHOユーザーにもお勧めできる無料または低価格のコラボレーションツールを紹介しよう。
中堅・中小企業やホームオフィスユーザーにとって、コラボレーションツールはマストアイテムだ。どんなに小さなオフィスからでも文字通り、世界中のあらゆる場所とやりとりできる。大企業は同じようなソリューションを以前から利用していたが、それらは非常に高価で、しばしば高度なバックエンド管理と莫大な投資が要求された。ところが、そうした状況は大きく変化した。今や零細な企業(あるいは、ごく普通のユーザー)にも十分手の届く、無料または低価格のコラボレーションツールが数多く登場している。それらの中でも、これがベストといえるものを幾つか紹介しよう。
1対1のビデオチャットプラットフォーム:Skype(無料)
この製品は必ずしも完璧とはいえないし、時々イライラさせてもくれる。それでも基本サービスは完全無料であり、それが「Skype」をコミュニケーション手法の単なる選択肢の1つ、あるいは単なる強化版IM(インスタントメッセンジャー)プログラム以上のものにしている。Skypeは多くの人々にとって、ちょっとした無料の景品以上の価値がある――高価な航空券に大枚をはたかないと会えない人々と顔を合わせられる最も信頼性の高いツールだ。もっとも、ハングアップすることもあり、きれいな動画を完璧に送受信できるほどの完全性は実現していない。だが、今のところ、Skypeを超えるものを探すのは難しい。
グループ向けビデオチャットプラットフォーム:Google+ ハングアウト(無料)
米国大統領(または、向上心に燃えた他の候補者たち)は、カーテンを背にしたプラットフォームで聴衆と向き合うが、たとえ参加者が両手の指で数えられるほどのバーチャル家族会議であっても、あるいは世界中から仲間が集う何百人ものオンラインミーティングであっても、「Google+ Hangouts(ハングアウト)」には聴衆に語りかけるための全てがそろっている。Skypeのグループビデオ通話(月額4.99ドルのSkype Premiumアカウントが必要)とは異なり、Google+ ハングアウトは無料だ。また操作も簡単で、より多くの参加者を呼ぶことができる。このサービスは基本的に、20世紀のチャットルームが21世紀のバージョンに進化したものといえるだろう。
1対1の画面共有プラットフォーム:TeamViewer(無料)
従業員のトレーニングなど、いざというときに画面を共有できれば、企業は時間と経費を節約できる。年老いた両親や祖父母がいる人に聞いてみればよい。彼らは、隣町まで車を飛ばしたり、都会まで電車に乗って出掛けることなく、コンピュータのシンプルな機能を分かりやすくデモンストレーションできる画面共有アプリケーションを熱望していた。「TeamViewer」を利用すれば、複数のコンピュータを接続できる。このプログラムをコンピュータにインストールしさえすれば、長距離間のコンピュータヘルプが可能になるだけでなく、他の場所、例えば職場などから自宅のコンピュータにアクセスできるVPN(仮想専用回線)を構築することが可能になる。
グループ向け画面共有プラットフォーム:Vyew(無料)
1対1の画面共有だけでは物足りなく、もう少し何かできないかと思うことが時々ある。あるいは、ビジネスで利用できるような、単なる画面共有プラットフォームでなく、同時にグループビデオチャットもできるようなものが欲しいと思うかもしれない。そうしたツールを探しているなら「Vyew」を試してみよう。この製品は完全にブラウザベースで、参加するユーザーがソフトウェアをダウンロードする必要はない。また、広告表示が気にならなければ、基本機能のみの無料バージョンを利用できる。もちろん、広告が現れないフルバージョンを有料で入手できる(利用できる機能により月額6.95ドルから)。それでも「GoToMeeting」などのプログラムよりは一般的に安価だ。
グループ向けドキュメントコラボレーションプラットフォーム:Googleドライブ
以前、「Google Docs」と呼ばれていたプラットフォームはその後、「Google Drive(Googleドライブ)」に名称を変更し、次第にグループドキュメントコラボレーションと同義語になった。それには正当な理由がある。文字通り数百人の閲覧者に対応することが可能で、同時に数十人が編集作業を行うことができる。リアルタイムにアイデアを交換できるドキュメントコラボレーションで、これに勝るツールを見つけるのは難しいだろう。Googleドライブを利用すれば、ドキュメント、ファイル、フォルダを最大200人のユーザーで共有できる。編集は同時に最大50人に制限されているが、このプログラムの編集履歴は、いつ、どこで、誰が編集したか正確に教えてくれる。
グループ向けクラウドストレージ:Dropbox(2Gバイトまで無料)
容量2Gバイトまでであれば、誰でもDropboxを無料で利用できる。追加料金を支払えば、より大きく安全なドライブスペースが提供されるが、その価値は十分にある。インターネットで大容量ファイルをやりとりするときのかつての定番ツールだった「YouSendIt」と比べて画期的な進化を遂げた「Dropbox」は、ファイルサイズに制限がない(割り当てられる2Gバイトを超えない限り)。もっと大きなスペースが必要なら、追加の容量を購入することも可能だ。また、友人を招待して、1人500Mバイトで最大18Gバイトまで容量を拡大することもできる。
もっとも、Dropboxをグループ向けのクラウドストレージプラットフォームのベストに選ぶ理由は、コストだけではない。使いやすさや、Windows、Mac、Linux、iOS、Android、そしてBlackberryデバイスに対応できる融通性がある。直観的なインタフェースにより、同期化はシンプルかつ自動化が可能で、特定のユーザーとグループを作ってデータやファイルを共有することができる。
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