情報ガバナンスをめぐる5つの俗説を検証する【前編】
「Googleがあればどんな情報でも探せる」という俗説をいまだに信じる人
21世紀の情報ガバナンスに関する5つの根強い俗説について専門家が検証する。データ管理プロセスをデジタル時代に合わせて適応させることはそれほど難しくない。
情報ガバナンスの専門家であるジェフリー・リッター氏によれば、データ管理プロセスはデジタル時代において複雑さを増しているが、最新の情報ガバナンスは既存の方針に根本的な変更を強いるものではないという。本稿では、情報ガバナンスをめぐる5つの根強い俗説をリッター氏が質疑応答形式で検証する。同氏によれば、企業はこうした俗説のせいで21世紀における新たなデータ管理戦略の確立に苦戦しているという。
前編では、まず情報ガバナンスの定義を明らかにし、5つのうち2つの俗説の誤りを検証する。
――5つの俗説を検証するに当たり、情報ガバナンスを簡潔に定義するとどうなるか。
リッター氏 情報ガバナンスには3つの要素がある。1つは「ルール作り」、次に「デジタル情報へのルールの適用」、もう1つは「収益確保や資産保全を促す事業目標との連携」だ。つまり、情報ガバナンスとは、「富を創造し保護するという企業目標の達成を促すために、ルールに基づいてデジタル情報を管理すること」だ。情報ガバナンスには事業目的があるという点を理解すれば、以下の5つの俗説を正しく検証できる。
俗説1「情報ガバナンスには投資対効果がない」
リッター氏 情報ガバナンスで何より大切なことは富の創造であるならば、投資対効果（ROI）がないはずがない。実際のところ、ビジネスは高速実行や高速解析、より正確な情報に基づく迅速な決断といった「速さ」に駆り立てられている。「正確な情報か、信頼できる情報か」をいちいち確認しなければならないのでは、ビジネス上の意思決定やビジネスプロセスの減速は避けられない。信頼できる情報であることを確認できるまでは、ブレーキがかかることになるからだ。
適切なルールを適用してデジタル情報を効果的に統治すれば、情報の信頼性を確認するための時間を短縮できる。より大きな確信を持ってデータに依存できるので、より迅速に決断を下すことができ、それが収益増につながる。企業株主にとって、どこか気に入らない点があるだろうか。
俗説2「最新の検索ツールがあれば情報ガバナンスは不要に」
リッター氏 20世紀から21世紀へと時代が移行する中、誰もが「探したい情報の手掛かりを検索ボックスに入力すれば、必要なものは何でも見つけられる」と考えていた。だが、これは事実とは異なる。周知の通り、ただコンテンツを検索していたのでは、検索結果が何十ページも表示されるだけだ。必要なコンテンツにたどり着くにはまだ多くの時間が必要であり、結果的にコストも掛かる。
最近の検索ツールは、情報がどのように分類されているかということを利用する。情報ガバナンスもそれを必要としている。ルールを適用するためには、情報をどう分類するかを知っておく必要がある。対象となる情報の正体が分からなければ、ルールは適用できない。実際、そうした分類がデジタル情報に適用されるようになるにつれ、検索ツールはより強力になっている。ただし分類が正確でなければ、検索ツールは適切には機能しない。
実際には、データへのタグ付けはデータベースの個々のセルで行える他、財務報告に特化したXML言語「XBRL（eXtensible Business Reporting Language）」を使えば文書でも行える。こうしたタグによってスピーディな検索が可能となる。だが、ガバナンスの必要がなくなるわけではない。実際、情報が適切に分類されているときの方が検索ツールの精度は高まる。情報ガバナンスにとって、情報の適切な分類は最初の重要なステップとなる。現に、ただひたすら「干し草の山の中から楊枝を見つけ出そう」とするより、情報が統治されているときの方が、情報を素早く見つけられる。依然として、「大きな干し草の山」であることに変わりはないが。後編では残り3つの俗説を紹介する。
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