グローバルのコロケーションサービスプロバイダーである米Equinixの最高情報責任者（CIO）、ブライアン・リリー氏は「従業員との間に心理的な敵対関係を作りたくなければ、彼らをチームメイトとして考える必要がある」と語る。「当社では従業員のニーズに対処できていないことが明らかだった。そこで、何か協力できないかとユーザーに尋ねた。それはユーザーが望まないものや理解しないものを押し付けるのではなく、パートナーシップを構築するという対応だった」（同氏）

　会社がより合理的な歩み寄りの姿勢で従業員に接すれば、従業員は以前よりも率直に必要なリソースを伝えるようになる。さらに会社からの提案事項にも耳を傾けることが多くなったとリリー氏は語る。

　「どんな問題を解決しようとしていたのか尋ねたところ、ユーザーはより率直に答え、会社が提供したリソースの幾つかを喜んで受け入れた。その後、提供したリソースを適切に職務にマッピングする人材を雇うことができた」（リリー氏）。こうすることで、現実の問題が幾つか解決されるようになったのだという。

　米国に本拠地を置く金融サービス会社であるWestern Unionで情報セキュリティ部門のディレクターを務めるデイビッド・レビン氏も、リリー氏の意見に賛同する。IT担当者が従業員と良好なコミュニケーションを確立する上で重要な最初の1歩は、従業員がシャドーITを使うようになった理由を確認することだと考えている。

　「従業員は、IT部門から与えられたツールで仕事を遂行できない場合に、他の場所からクラウドベースのアプリケーションを入手する」とレビン氏は語る。「最初は問題の全容を把握していなかったが、従業員は会社が提供しているツールの制限によって、米Dropboxの『Dropbox』のような無料のファイル転送サービスを使って社外にファイルを送信していたことが明らかになった」（同氏）

　この状況に対してWestern Unionは、Dropboxのようなサービスへのアクセスをブロックすることはしなかった。代わりに「Exelon」という独自のファイル管理システムを考案するという策に打って出た。ExelonにはDropboxに似た機能が多数搭載されており、かつ会社がコントロールできるセキュリティ機能もある。レビン氏によると、Exelonは何千もの従業員が採用しており、さまざまなクラウドプラットフォームを使っていたときより従業員の生産性が向上したという。

　レビン氏のチームは「Western Union Information Security Enablement」（WISE）というプログラムを開始した。レビン氏は、ユーザーが革新的な発想とソリューションを通じて仕事を遂行できるようにすることが、このプログラムの目的だと説明する。

　Western UnionはExelon以外にも、WISEの一環として幾つかの製品とサービスを導入している。米Oktaから購入したクラウドベースのID管理サービス「Okta」は、その一例だ。ExelonはOktaのタイルとして表示されるようになっている。単純にタイルをクリックすればアクセスできるので、ユーザー認証の必要もなく、従業員はより簡単に情報を共有して、共同作業できるようになった。

　「『何でも駄目だ』という会社だと思われるよりは、こうしたアプローチを取った方がよいと判断した」とレビン氏は語る。

目当てのサービスが社内にあることを認知

　従業員がクラウドサービスへアクセスするときは、複数の端末を使用することが多い。セキュリティが適切に確保されていない端末に、セキュリティが確保された承認済みのソフトウェアをダウンロードするよう従業員に依頼することになる一部のIT担当者にとって、これは悩ましい問題だろう。

　レビン氏とリリー氏は、シャドーITを抑える手段の1つとして、公式な研修プログラムによって、未承認のWebサイトに足を踏み入れるリスクを従業員に学んでもらうことの重要性を強調する。Western Unionでは、社内で利用可能な代替サービスがありながら、従業員がその競合サービスへアクセスしていることを見つけると、社内の代替サービスに関するポップアップメッセージを表示するようにしているとレビン氏は言う。

　「従業員がDropboxなどExelonと競合するサービスへアクセスしていることを確認すれば、Exelonに同じ機能があってもDropboxを使いたいのかどうか、または使う必要があるのかどうかを確認するメッセージを表示するようにしている」（レビン氏）