スキャナー保存制度は、規制緩和によってさまざまな要件が廃止された（表）。しかし、重要書類に当たる契約書、領収書、請求書といった証憑はカラースキャンが必須である点と、スキャンデータへのタイムスタンプが必要である点は依然として変わらない。

※ただし「適正事務処理要件」に従って運用し、実務の3カ月前に所轄の税務署長に事前申請する必要がある

　2015年12月16日発表の「平成28年税制改正大綱」によると、2016年度の税制改正ではさらに

• スキャンする際の装置の要件「固定型スキャナー（原稿台と一体となったもの）」が廃止され、スマートフォンカメラやデジカメでの撮影も認められる
• 領収書を受け取った人がそれをスキャンする際の手続き要件が見直される
• 小規模企業向者向けの手続要件緩和の特例措置。税理士が検査をすれば最低2人体制でスキャナー保存制度を導入できる

と規制緩和が進む見込みだ（図）。適正事務処理要件においては、中小企業や個人事業主は「相互けん制」「定期的なチェック」「再発防止策」を満たした体制を整えて事務処理を実施する必要があったので、スキャナー保存制度の利用には少なくとも3人の体制が必要だった。2016年度の税制改正後であれば最低2人体制でも利用できるようになる。これらの改正は2016年9月30日以後の承認申請から適用可能となる予定だ。

図　平成28年税制改正における改正事項の概要（経済産業省「経済産業関係　平成28年度税制改正について」に基づき作成）

スキャナー保存制度の開始には何が必要なのか

　要点を整理すると、契約書、領収書、請求書などを、電子帳簿保存法のスキャナー保存制度に基づいて保管するためには、少なくとも

1. e-文書法の要件を満たす画質でのスキャン
2. タイムスタンプ機能
3. 電子化文書の検索機能、第三者承認機能、操作ログ保存機能
4. 「適正事務処理要件」に基づいた運用と税務署長への申請

が必要だ。これらの要件を満たすことで、紙による原本保存が不要になる。

　なお電子帳簿保存法とe-文書法は、それぞれ目的の異なる別の法律である。電子帳簿保存法はe-文書法よりも前に“帳簿を電子保存するための法律”として施行されていることもあり混同されやすい。e-文書法は、民間事業者に対して法令で課せられている書面（紙）の保存の代わりに電子データ保存（スキャンによる電子化も含む）を容認する法律であり、財務・税務関係の帳票といった税法に関わる書類だけでなく、会議議事録や有価証券報告書などといった商法や会社法に関わる社内書類も対象にしている。ただし、電子帳簿保存法が対象にするのは国税関係帳簿書類の保存に関わる業務だと理解する必要がある。

　対象となるのは、上記「4．」の申請で認められた電子帳簿保存開始日以降の日付の書類だ。

　1つ目の「e-文書法の要件を満たす画質でのスキャン」は、最近のスキャナーであれば基本的には問題ないと考えてよい。証憑類（領収書や請求書など）のスキャン設定は、解像度200dpi以上、カラー256階調以上でなければならない、とスキャナー保存制度で指定されている。また、スキャン時の情報（解像度、階調、画像サイズ）も保存しなければならない。所有するスキャナーでe-文書法の要件を満たしたスキャンが可能かどうかを「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」に記載する必要もあるので、申請前にスキャナーの設定を確認してほしい。ちなみに、e-文書法適用の要件については各省が定めることになっているため、財務省令の国税庁告示に定められたスキャン要件と、経済産業省通達や厚生労働省通達の要件は微妙に異なっている。本稿はあくまで会計業務の要件として理解されたい。

　2つ目の「タイムスタンプ機能」と3つ目の「電子化文書の検索機能、第三者承認機能、操作ログ保存機能」は、ソフトウェア側の対応が必要となる。要は、電子データの状態で、それが不正なものではないと証明できる仕組みが要求されているのである。具体的に必要なのは、スキャナー読み取り時の非改ざん処理（タイムスタンプ）と、訂正削除履歴を確保する機能である。これら一連の機能が組み込まれている会計ソフトウェアを用意してもよいし、タイムスタンプと会計ソフトウェアと文書管理システムを別々で用意してもよい。

　4つ目の「適正事務処理要件」は、書類の状態で不正がなされていないことを運用面で担保する仕組みを用意する必要がある。具体的な対応としては、不正防止、適正な事務処理の社内規定や業務マニュアルを文書で定めておき、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」と一緒に、実務開始の3カ月前に提出する必要がある。会計ソフトウェアベンダーの多くは、製品のWebサイトやヘルプページから、税務署への申請書類や申請方法、適正事務処理規定のサンプルデータなどを公開している。詳しくは、使用しているシステムのベンダーに問い合わせるか、国税庁のWebサイトで調べてみてほしい。

　税務署に申請書が受理された日から3カ月後までに「却下通知」が来なければ「みなし承認」となり、スキャナー保存を開始してよいことになる。