Microsoft Officeと同じ機能一式を備えた代替ソフトウェアを見つけるのは難しい。書式設定やスペルチェックなどの基本機能はほぼ共通だが、高度な機能の場合、ソフトウェアによっては全くの別物だったり、そもそも利用できなかったりすることがある。

　例えば、「Microsoft Word」のマクロ機能では、一連のコマンドを1回のキー操作にまとめることで作業の自動化を図れる。だが、別のワープロソフトでは、そのプラットフォーム固有のマクロ機能を操作しなければならない。オープンソースの「LibreOffice Basic」ならそのマクロを書き直せるが、それ以外の製品だと、場合によってはサードパーティー製テクノロジーを用いてロジックを実装する必要がある。

　IT担当者がMicrosoft Officeの代わりになる製品をレビューする際は、ワープロソフト、スプレッドシート、プレゼンテーションなど、アプリケーションを個別に比較し、機能別に基準を設けてオフィススイートを評価すべきだろう。例えば、Googleのクラウドベースサービス「Googleドキュメント」は、Microsoft Wordに比べて機能数は少ないが、シンプルなインタフェースやオンラインコラボレーション機能に魅力を感じる組織もある。一方、大量の文書を編集／処理する組織であれば、そのIT部門は代わりになるデスクトップ製品を求めることになるだろう。そのような場合にはKINGSOFTの「WPS Office Writer」やオープンソースの「LibreOffice Writer」などがある。

　Microsoft Officeを別のオフィススイートに切り替える場合、スプレッドシートアプリケーションの切り替えに苦労する組織が少なくない。長い時間をかけて洗練され、成熟してきた「Microsoft Excel」は、複雑な数値演算能力を数多く備え、ピボットテーブルやピボットグラフなどの追加機能も豊富に取りそろえている。新しいスプレッドシートアプリケーションにユーザーが求める機能がなければ、IT部門はユーザーのワークフローを調整するか、その機能を提供するために別の手だてを探さなければならない。

　Microsoftのオフィススイートには「Microsoft Outlook」もある。電子メールだけでなく、連絡先や予定表の機能のほか、他のOffice製品とのシームレスな統合ために、Outlookを頼りにしているユーザーは多い。だが、Officeの代わりになる製品に電子メールクライアントを備えているものはほとんど見つからない。

　Officeではデスクトップバージョンとクラウドバージョンの両方を利用できる。クラウドバージョンをデスクトップシステムに統合する場合でも期待通りに統合される。Officeの代わりになる製品の多くは、デスクトップベースかクラウドベースのいずれかしか用意されていない。代わりになる製品を複数組み合わせたハイブリッド環境を用意するとしても、その統合に大変苦労することになるだろう。

統合と相互運用性

　Microsoft Officeから別のプラットフォームへの移行を決めたとしても、全てのOfficeドキュメントを新しいスイートの形式に移行できるかどうかを確かめなければならない。ほぼ標準に近いファイルフォーマットなら、大きな問題にはならない。ドキュメント内のコンポーネントの再設定や再フォーマットが必要になることもあるが、ドキュメント全体の情報を取得して保存することは可能だ。

　だが、このプロセスにかなりの労力が必要な場合がある。OpenDocument形式など、Microsoft Word内で別のフォーマットにファイルをエクスポートしてから、そのファイルを新しいシステムに取り込む方が最善の場合もある。場合によっては、ファイルを作り直さなければならないこともある。特にスプレッドシートでこういう状況に陥ることが多い。移行中にデータが失われないように、元のファイルの保管も必要になる。結果として、IT部門は新しいオフィススイートを慎重に導入しながら、Microsoft Officeのサポートも続けなければならなくなる可能性が高い。

　こうしたIT部門の努力にもかかわらず、大部分はMicrosoft Officeに縛られたままになる。社内のユーザーが社外とドキュメントをやりとりする場合、必要に応じて誰でもファイルにアクセスして編集できるように、これまでのワークフローに複雑な手間が加わる可能性がある。

　また、オフィススイートに関わるワークフローの重要な部分をIT部門が自作していることもある。例えば、Microsoft Officeのみと統合される基幹業務アプリケーションを実装している場合がある。このような場合にMicrosoft Officeから移行すると、こうしたシステムを更新するために多くの時間とリソースを費やすことになりかねない。

　これと同じことが、Microsoft Officeと統合されるMicrosoftのテクノロジー全てに当てはまる。Microsoftの「System Center Configuration Manager」「Active Directory」「Windows PowerShell」などのツールを利用している場合、Microsoft Officeから切り替えると広範な統合機能が失われることになる。

実装とサポート

　好むと好まざるとにかかわらず、Microsoft Officeアプリケーションは人々の期待の基準になっている。つまり、ユーザーはMicrosoft Officeを基準にして代わりの製品を判断することになる。たとえ違いがわずかであっても、ワークフローと生産性に大きな影響を及ぼすこともある。

　その結果、新しい製品スイートへの移行がユーザーの不満や反発を招き、移行全体がさらに困難になる。ユーザーが必要な機能を利用できなければ、個人用デバイスや他のワークロードに振り替えが必要になり、全面的な改革になる可能性がある。

　ユーザーがこの振り替えに同意したとしても、IT部門はその後、デスクトップPCの再構成や仮想デスクトップイメージの更新など、新しいシステムの実装時に浮上する多くの問題に対処しなければならない。そのうえ、移行過程でのユーザーのトレーニングやサポートも必要になる。

Microsoft Officeからの切り替え

　IT部門には、Microsoft Office製品のサポートを管理する経験豊富な担当者は大勢いるだろう。だが、新しい製品に詳しいスタッフがいるとはかぎらない。ベンダーサポートの面では、別のオフィススイート、特にオープンソースのスイートについては、Microsoftほどのサポートは受けられない可能性がある。

　新しいソフトウェアへの投資は、ベンダーに関連するリスクももたらす。Microsoft Officeはほぼ間違いなくこれからもサポートされると考えられるが、他の製品の将来はMicrosoft Officeほどの確実さはない。ベンダーによって簡単に事業が打ち切られたり、製品を根本から変えるような変更が加えられたりすることも考えられる。

　Microsoft Officeの代わりとなるオープンソースソフトウェアも危険性を伴う。LibreOfficeは、一部の開発者が方向性を転換したため、「OpenOffice」から切り離された。こういったオフィススイートを選んだITプロフェッショナルは、ソフトウェアの更新やサポートの打ち切りによって、別製品への移行を余儀なくされるだろう。

　別のオフィススイートへの切り替えを決める前に、切り替えにかかる実際のコストについて時間をかけて分析すべきである。長期的にコストを削減できることが分かったら、リスクを冒してでも移行する価値があるかどうかを判断すればよい。