J・フロントリテイリングが「G Suite」を1万人規模で利用　社内普及の方法とは

J・フロントリテイリングは、全国の拠点で働く1万2000人のグループ従業員に向けて「G Suite」を導入した。新しいシステムを早期に定着させるために、同社が導入したのが「チェンジマネジメント」と呼ばれる手法だ。

公開 2019年03月29日 05時00分

著者

上田奈々絵

[TechTargetジャパン]

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　百貨店の大丸や松坂屋、ファッションビルのパルコなどを運営するJ・フロントリテイリングは、2017年7月から全社的にGoogleのオフィススイート「G Suite」を利用している。約1万2000人のグループ従業員がスムーズに旧システムからG Suiteへ移行し、オフィススイートやコラボレーション機能を利用できるようにするために、同社は「チェンジマネジメント」と呼ばれる手法を導入して社内普及を推進した。

　J・フロントリテイリングは、いかにして社内にG Suiteを定着させたのか。チェンジマネジメントに基づいた普及施策について説明する。

G Suiteへの移行はメーラーの容量不足がきっかけ

J・フロントリテイリング　土屋真弓氏

　業務効率化と組織の生産性向上、そしてイノベーションの促進を軸にした働き方改革を推進しているJ・フロントリテイリング。同社は働き方改革における課題を特定するために、従業員約7000人にアンケートを実施した。その結果、働き方以前に、当時利用していたメーラーに課題があることが明らかになった。

　J・フロントリテイリングで事業開発統括部の新規事業担当を務める土屋真弓氏は、当時社内で使用していたメーラーは容量が小さく、そのことが従業員の負担につながっていたと話す。同社は容量増加を抑える策として、受信から2カ月が経過したメールを自動的に削除する設定にしていた。それでも容量の上限に近づいてしまい、毎朝メールを確認して削除している従業員も少なくなかったと土屋氏は話す。

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　百貨店での情報伝達も課題だった。店頭のマニュアルやシフト表、通達事項は紙での伝達が中心。印刷や配布に手間がかかり、リアルタイムでの情報共有が難しかった。

　J・フロントリテイリングはこうした課題を解決する手段として、情報共有システムの見直しに着手した。その中核要素として導入したのがG Suiteの「Business」エディションだ。選定理由として土屋氏は、メーラーとストレージの容量が無制限である点と、コラボレーション機能の豊富さを挙げる。J・フロントリテイリングとGoogleが共に、イノベーションを促進する企業体質を持つ点も大きかったという。

チェンジマネジメント手法の4つの要素

グーグル　山田理禾氏

　新システムの導入時には、いかにしてそのシステムを社内に浸透させるかという課題が付きまとう。J・フロントリテイリングが社内浸透の手段として使用したのが、チェンジマネジメントだ。グーグルの山田理禾（あやか）氏は、チェンジマネジメントについて「組織内の変化をスムーズに進めるための手法」だと説明する。

　山田氏は、チェンジマネジメントの柱として以下の4つの要素を挙げる。

関係者を巻き込むこと
組織分析
コミュニケーション
教育

　各要素の具体的な施策には、

社内に推進役を立てる
従業員アンケートを定期的に実施して導入の影響を分析する
社内報を通して導入のメリットを伝達する
従業員の入社年数やITリテラシーに沿った研修を実施する

といった取り組みが考えられるという。

J・フロントリテイリングは社内にどうG Suiteを普及させたか

　J・フロントリテイリングはG Suiteの具体的な社内普及施策として、導入段階をフェーズ1の「個人での活用促進」、フェーズ2の「チームでの活用促進」の大きく2つに分け、それをベースに細かい研修や教育の計画を立てた。G Suiteのストレージ同期サービス「Googleドライブ」の研修はフェーズ1で、オフィスアプリケ－ションの「Googleドキュメント」の研修はフェーズ2でするなど、G Suiteの各ツールを段階的に導入した（表1）。

表1　J・フロントリテイリングのG Suite導入フェーズ。段階的に研修を実施して導入した（出典：J・フロントリテイリングの発表資料）
	フェーズ1	フェーズ2
時期	2017年7月～	2018年上期～
テーマ	個人での活用促進	チームでの活用促進
目的	業務処理の迅速化	成功事例、アイデアの共有共同作業の実現
利用するツール	Googleドライブ Googleカレンダー（スケジュール管理サービス）旧Googleハングアウト（ビデオ通話・チャットサービス）	Googleドキュメント Googleスライド Google+など
教育カリキュラム	●G Suite基本の使い方・対象：全従業員 ●Googleドライブを使った資料共有・対象：部長・マネジャー	●Googleスライドを使ったビジネス文書作成・対象：部長・マネジャー

　「関係者を巻き込む」ためにまず実施したのが、役員会議のペーパーレス化だ。会議資料をGoogleドライブに置くことと、資料へのメモにAppleのタブレット「iPad」とメモアプリケーションを使うことを定着させた。導入初期には管理職向けの研修も実施した。企業のトップ層からG Suiteを定着させることで、土屋氏は「業務プロセスを一気に変える効果を狙った」と話す。「コミュニケーション」の面では、各店舗や部署でのG Suite活用事例を掲載した社内報をオフィスに掲示することで、導入の効果をアピールし、利用方法を周知した。

　土屋氏が「一番効果があった」と話すのは、社内でG Suiteの推進役を決める取り組みだ。グループの各部署や全国の店舗から合計約400人をG Suiteの推進役に指名し、先行導入と集中トレーニングを実施した。推進役の選定は「発言力が高く、ITリテラシーが高い人」を基準としていたものの、実際にはITの理解度にばらつきがあった。ツールの使い方を十分に習得していない推進役には、G Suiteのメーラー「Gmail」の使い方から段階的に教えることで、各ツールの使い方を理解してもらうようにした。その結果、部署内でG Suiteに関する疑問が生じた際、推進役が質問に答える社内環境を作ることができた。全社導入から現在に至るまで、土屋氏に従業員からの問い合わせが来ることはなく、部署内でG Suiteの課題を解決できるようになったという。

　G Suiteの導入により、当初課題だったメーラーの容量の小ささを解消したほか、Googleドライブによって資料の共有のペーパーレス化を進めた。ソーシャルネットワーキングサービス（SNS）の「Google+」（注）で社内SNSを構築することで、他の店舗の取り組みが分かりづらかった今までの状態を改善し、店舗の垣根を超えた販促企画の共有を可能にした。

※注：個人ユーザー向けGoogle+は2019年4月2日にサービスを終了するが、企業ユーザー向けGoogle+は引き続きサービスを提供する。

G Suiteの利用を取引先に広げ、店舗の情報伝達フローの改善を目指す

　店頭の紙中心の伝達プロセスは「今もあまり変わっていない」と土屋氏は言う。G Suiteを各テナントの販売員など、社外とのコミュニケーションツールに拡大することで、さらなる情報伝達プロセスの改善を目指す。

　G Suiteを使いこなせていない従業員のフォローも継続する。J・フロントリテイリングは全国に店舗があるため、全店舗の従業員を集めた大規模な講習会はしづらい。そのためG Suiteの導入時から社内教育サポートを受けているストリートスマートのセミナー動画を導入したり、店舗内で小規模の講習会を開いたりすることで、G Suiteの利用を広げたいという。

　新しい社内システムの導入は「元のやり方やシステムに戻ってしまうリスクもある」（山田氏）。段階的な導入と上層部のサポート、社内に推進役を立てるなどの施策によって、新しいツールを定着させやすくなる可能性がある。

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