リモート新人研修を成功に導く7個のヒント【第2回】
事務手続きは入社前に完了、研修課題は控えめに 「リモート研修」効率化の極意
終わりの見えないコロナ禍において、リモート新人研修を実施せざるを得ない企業もある。リモート研修の効果や効率をより高めるために、人事部門ができる事前準備とは。
第1回「『リモート新人研修』はなぜ難しいのか？ コロナ禍が生んだ新たな課題」は、テレワークを前提とした新人研修「リモート新人研修」の課題を洗い出した。本稿は人事部門がリモート新人研修をより効果的、効率的に実施するための7個のヒントから最初の2つを紹介する。
ヒント1．事務手続きは入社前にできる限り終わらせてしまう
企業も従業員も、浮上する課題全てに対処していては時間を浪費してしまう。人事部門は「RPA」（ロボティックプロセスオートメーション）を取り入れたり、事務手続きの申請フォームに事前入力機能を採用したりと、技術を適切かつ戦略的に使うことで、やるべきことを終えるまでの時間を短縮できる。
セキュリティベンダーXYPRO Technologyで人事および管理部門のディレクターを務めるメロディー・ボンド・ヒルマン氏は「人事部門は新入社員の入社前の時間を活用して、可能な限り入社に関する事務手続きを終わらせることが重要だ」と主張する。企業も新入社員も、新人研修の初日から重要事項の研修に専念できるようになるからだ。人事管理システム（HRIS）を使えば、人事部門は事前に従業員に電子署名を求めることもできる。
「人事部門は雇用契約への署名時点から新入社員の事務手続きを始めるべきだ」とヒルマン氏は話す。同氏によると、XYPRO TechnologyはHRISを通じて新入社員に事務手続きに必要な書類を送る。新入社員が書類に電子署名をすると同時に、新人研修と身元調査プロセスを開始するという。
ヒント2．研修内容を無理に詰め込まない
新人研修は、新入社員が会社員人生を送るに当たって特に重要な時間になる。新入社員が研修に悪い印象を抱く原因の一つは、企業が新入社員に複雑な仕事一式を終わらせるよう強制することだ。
「新入社員が新人研修で求められる仕事量は多過ぎる」と、スイスのスケジュールアプリケーションベンダーDoodleのCEO、レナート・プロフィコ氏は語る。人事部門が新入社員に研修課題を与え過ぎると、新入社員が企業に慣れたり、自らに求められる役割を理解したりするのが難しくなるとプロフィコ氏は指摘する。
人事部門は新入社員に新人研修の具体的なスケジュールを提示し、最重要事項を理解してもらうようにする。そして課題を完了するために必要な時間を与えるべきだ。
第3回は残る5個のヒントのうち3個を紹介する。
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