電話会議システムとは、音声のみを使用するコミュニケーションシステムだ。公衆交換電話網（PSTN）を利用したり、インターネットなどのIPネットワークを使った通話技術「VoIP」（Voice over IP）を利用したりして、複数人が会話に参加できるようにする。

　一般的な電話会議システムは、会議を始める前に、参加者にアクセス番号やURL、会議ID、パスワードなどを送信する。参加者を識別して会議への不正アクセスを防止するためだ。参加者は遠隔地にいながらも、まるで同じ部屋にいるかのようにお互いの声を聞くことができる。ただし当然だが、相手の顔は見えない。

　電話会議システムは音声のみを使うので、参加者は会議で参照する関連ドキュメントを事前にメールで共有したり、口頭で内容を説明したりする必要がある。これは決して悪い方法ではないが、画面を共有した方が情報を正確に伝えやすい。画面共有の機能はほとんどのWeb会議ツールが備えている。

Web会議とは：「Zoom」だけじゃない選択肢　“映像以外”の機能も充実

　Web会議ツールは音声に加え、映像も利用する。現在、普及しているWeb会議ツールといえば、Cisco Systemsの「Webex」、Microsoftの「Microsoft Teams」、Zoom Video Communicationsの「Zoom」の3つを挙げることができる。ひと昔までは、企業の間では専用のハードウェアを持つテレビ会議システムを使うことが一般的だった。近年はより手軽に使えるクラウドサービス形式のWeb会議ツールが充実したため、遠隔会議のために大掛かりなテレビ会議システムを導入する必要がなくなった。

　現在は、インターネット接続とWebカメラ、マイクを備えたクライアント端末（PC、タブレット、スマートフォンなど）があれば、どこからでもWeb会議ツールを利用して会議に参加できる。Web会議ツールは参加者向けに、事前に会議のURLやパスコードを発行する。参加者はWeb会議ツールの専用クライアントアプリケーションの他、Webブラウザを介して会議に接続できる。

　音声と映像だけでなく、画面共有やチャット、ファイル共有、デジタルホワイトボードなど、会議をスムーズに進行するための機能を豊富に備えるのがWeb会議ツールの強みだ。これらの機能は利便性や効率性を高め、電話会議システムではできない多角的なコミュニケーションを可能にする。

電話会議システムとWeb会議ツールのどちらを選ぶべきか

　Web会議ツールは機能が電話会議システムより充実している。ただし欠点もある。ネットワーク要件の厳しさがそれだ。Web会議ツールは電話会議システムと比べて大きな回線容量（帯域幅）と、小さな遅延を要件としている。エンドユーザーはこうした要件を満たすネットワークを利用できなければ、タイムラグが生じて快適に会議に参加できない恐れがある。Web会議ツールに必要なネットワーク要件を満たせない場合は、電話会議システムを使った方がよい。ただし現在のWeb会議ツールは圧縮技術を駆使し、ネットワーク要件を緩和させている。