テレワーク中の印刷方法【後編】
「テレワークで印刷できない」を解消する「クラウドプリント」とは何か？
テレワークで印刷が必要になった場合、クラウドプリントサービスでリモートプリントの仕組みを容易に利用することができる。具体的なメリットや注意点を見てみよう。
テレワークで印刷が必要になった場合、オフィスにいるときとは異なるリモートプリント（リモート印刷とも）の仕組みが必要になる。リモートプリントとは一般的にネットワークを介した印刷を指す。
VPN（仮想プライベートネットワーク）経由のリモートプリントを使うと、一般的に従業員の自宅とオフィスにあるプリンタを接続した印刷ができる。それ以外の状況で使うこともできる。例えば従業員が別の従業員宅にあるプリンタに印刷ジョブを送る場合だ。個人用のVPNを作成すれば、従業員間でプリンタを共有できる。ただし技術サポートや専門知識なしでは難しく、あまり実用性があるとは言えない。
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VPNを使うよりも簡単なリモート印刷の方法として、クラウドプリントサービスがある。クラウドプリントサービスは従業員にとっては使いやすく、IT管理者にとっては運用負担の小さい仕組みだ。
VPN経由よりも簡単なクラウドプリントサービスとは
クラウドプリントサービスには無償のものと有償のものがある。有償の場合はサブスクリプション型の定額制か、印刷ページ数に応じた変動制の料金体系になっていることが一般的だ。印刷ページ数に基づく料金は高額になる可能性がある。
消費者向けにサービス事業者が無償で提供しているクラウドプリントサービスは、技術サポートなしで簡単に利用開始できる。そうしたサービスを業務で利用する場合、IT管理者は機密文書の印刷に必要なセキュリティ基準を満たしているかどうかを確認した方がよい。無償か有償かを問わず、サービス提供事業者がクラウドプリントサービスのインフラやデータを管理することが基本であるため、自社でどの程度責任を持つべきなのかを事前に判断することも欠かせない。
法人向けのクラウドプリントサービスを使うメリットは、どこからでも任意のデバイスを使ってオフィスにあるプリンタで印刷できるようになることだ。IT管理者はリモートプリントの運用を簡素化でき、従業員は自分でデバイスにプリンタドライバをインストールする必要がない。印刷履歴を分析して、コスト削減に役立つ高度な分析サービスを提供するサービス提供事業者もある。
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