• ディスプレイやプリンタの性能や設置台数は要件に含まれていない
• 整然・明瞭な状態で画面や書面に速やかに出力できる状態であれば、画面印刷（ハードコピー）であっても認められる。ただし印刷した書面を保存すればよいわけではない
• 記憶媒体の種類によらず保存要件は同一。外部記憶媒体に限った要件はない

　利用中のシステムが電磁的記録の検索要件を満たしていない場合、システム改修ではなく何らかの外部機能で補って解決してもよい。ただしどのような検索機能を利用する場合でも、原則として「一課税期間」（1年間）を通じて検索できる状態になっていなければならない点に注意が必要だ。

　バックアップデータの保存は要件に含まれていない。しかしデジタルデータは「消滅」「記録状態の劣化」というリスクが常にあることを考慮すると、保存期間中の可視性を確保するためにバックアップデータを保存するのが望ましい。

　電磁的記録を保存する場所については特に国内に限定するルールはない。ディスプレイの画面や書面に速やかに出力できるのであれば、クラウドサービスや海外のサーバを利用して保管することは問題ない。

真実性の確保要件を満たす保存方法

　電子的に受け取った請求書や領収書などの国税関係書類は原則としてデータのまま保存しなければならない。その際、保存方法の原則的な要件として、真実性確保の観点から以下のいずれかを満たす必要がある。この点は連載第1回「2022年改正電子帳簿保存法を改正前と比較、『4つの変化』とインパクト」でも解説しているので、併せて参照してほしい。

• タイムスタンプ付与後に取引データを授受する
• 取引情報の授受後速やかにタイムスタンプを付与する
• 訂正削除履歴が確認できるシステムか、訂正削除自体ができないシステムを利用する
• 訂正削除防止に関する「事務処理規程」を整備する

　取引情報をデータとして保存する場合に考えられる保存方法には幾つかの類型がある。具体的には以下の通りだ。クラウドサービスを利用して請求書を受け取っている場合に、確認のためメールでも同一の請求書が届いた場合は、どちらかのデータを保存すれば問題ない。

1. メールに国税関係書類が添付された場合
   • 添付されたメールそのものを自社システムに保存する
   • 添付された国税関係書類を自社システムに保存する
2. 発行者のWebサイトで国税関係書類をダウンロードする場合
   • PDFといった形式で、領収証などのデータをダウンロードできる場合
     • Webサイトに保存する
     • データをダウンロードしてサーバやストレージなどに保存する
   • HTML形式で表示される場合
     • Webサイトに保存する
     • 表示されるスクリーンショットをサーバやストレージなどに保存する
     • HTMLデータをPDFなどのファイル形式に変換してサーバやストレージなどに保存する
3. 第三者が管理するクラウドサービスを利用して国税関係書類を受け取る場合
   • クラウドサービスに国税関係書類を保存する
   • クラウドサービスからダウンロードして自社サーバやストレージなどに保存する
4. スマートフォンアプリケーションを利用して経費を立て替えた場合
   • スマートフォンに表示される国税関係書類データをメールで送信して自社システムに保存する（スクリーンショットでも可能）

　次回は、実務で見落としやすい状況を例に挙げ、電子取引データの具体的な保存方法を考察する。