人手不足について「強く感じている」と回答した割合は31.2％、「やや感じている」は47.4％だった。合計すると78.6％で、企業規模を問わず8割弱が人手不足を感じていることが分かった。

　人手不足が続く中、従業員はどのような事務作業を負担に感じているのか。

　「AIやデジタル化で無くしたい事務作業」を尋ねたところ、最も多かったのは「同じ内容の、紙、Excel、システムなどへの二重入力・転記」で35.8％だった。「紙の書類の印刷・押印・回覧・スキャン・郵送」が32.3％、「会議のための資料作成」が31.7％で続いた。

AIやデジタル化でなくしたいと感じている主な事務作業

　こうした「無くしたい事務作業」に費やす時間を尋ねた結果、「2時間～3時間未満」が29.6％で最多となり、「1時間～2時間未満」が28.3％だった。全回答を平均すると、従業員1人当たり1日約2時間を費やしているという。

「AIやデジタル化で無くしたい事務作業」に費やしている時間

　そこで、業務効率化の手段として期待されるのが生成AIだ。生成AIを導入している割合は全体で33.7％だったが、企業規模によって差が見られた。

　従業員30～99人の企業では17.2％だったのに対し、300～999人では33.0％、5000人以上では55.9％となった。企業規模が大きいほど、生成AIの導入が進んでいる傾向が見られた。

AI導入後に待つ「データ」と「属人化」の壁

　ただし、生成AIを導入すれば、そのまま生産性向上につながるわけではないようだ。

　調査では、生成AIで成果を出す上での課題を尋ねた。その結果、最も多かったのは「AIに読み込ませるデータの入力や整備（データ入力・整形・クレンジング・統合など）に手間がかかる」で37.7％だった。

　次いで30.2％が、「業務が属人化しており、業務プロセスを標準化しなければ、AIを部署全体で有効に活用しきれない」と回答した。

AIを活用して成果を出すうえでの課題

　つまり、AIツールそのものの機能だけでなく、AIに利用させるデータを整えたり、従業員ごとに異なる仕事の進め方を整理したりする「AI導入以前」の準備が、成果を左右していることになる。

　では、業務プロセスの標準化はどの程度進んでいるのか。

　ベルシステム24によると、「ほとんどの業務プロセスは標準化されており、業務の属人化はほとんどない」と「主要な業務プロセスは標準化されているが、一部の業務は属人化している」を合わせた割合は、全体で48.0％だった。

　生成AIの導入率は大企業ほど高まる一方、業務プロセスの標準化は必ずしも同じようには進んでいない。AI活用を部署や全社に広げるには、ツール選定と並行して、二重入力や紙中心の処理を見直し、属人化した業務の手順やデータを整理する必要がありそうだ。

本稿は、ベルシステム24ホールディングスが2026年8月17日に公開したプレスリリースを基に作成しました。