ホワイトペーパーレビュー

Web会議システムを読み取る3つのホワイトペーパー

出張会議の代替以外にも利用シーンを広げているWeb会議システム。使い方次第でコスト削減以上の効果を期待できる。Web会議システムを検討する上で参考にしたい3つのホワイトペーパーを紹介する。

公開 2010年05月11日 08時00分

更新 2012年09月04日 17時13分

著者

堀見誠司

[TechTargetジャパン]

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　Web会議システムは、資料（画面）共有を目的に映像、音声、チャットなど各コミュニケーション機能を統合したツールだ。基本インタフェースとしてWebブラウザを利用する。一番の特徴は、同じビジュアルコミュニケーションツールであるテレビ会議と比べて、導入のハードルが低いこと。Webブラウザ用のプラグインのインストールが必要になる場合もあるが、インターネット回線とWebカメラ付きのPCがあればすぐに使える、主流のSaaS（Software as a Service）型であれば初期導入コストを抑え、運用の手間も掛からないといった利点がある。

Webセミナーで「百聞は一見にしかず」を体現

「低コストで情報共有・人的リソースの効率化を実現。次世代ビジュアルコミュニケーションとは？」

提供：ブイキューブ

　本ホワイトペーパーは、Webセミナーを収めたWebキャスト資料となっている。実際に製品（「nice to meet you」）を使ったセミナーであり、講演を通じてWeb会議システムにどのような機能があるのかを端的に理解できるのがうれしい。参加者のテキストチャットやドキュメント共有、ホワイトボードといった、双方向性のあるコミュニケーションがその場で展開されている。

　セミナーでは、ビジュアルコミュニケーションツールの効果、Web会議システムの用途やテレビ会議システムとの違いなどに言及。最近は特にオンラインセミナーでの需要が伸びているが、人が持つ五感の内、視覚（ビジュアル）から80％以上の情報を得るというデータを引用しながら、電話営業が中心のセールストークの補助手段にも活用できることを提案している。

　また、通信環境やセキュリティ対策に関する参加者の質疑に講演者（ブイキューブ代表取締役社長の間下直晃氏）がその場で答えるなど、リアルタイム性の高さを実感できる。「百聞は一見にしかず」の効果が即座に分かる、Web会議システムならではの特徴を生かした本資料は、製品を一度体験してみたい読者に最適だろう。

Web会議導入のケーススタディ

「定額制Web会議で事業継続。ビジネスリスク回避、コスト削減を実現」

提供：ITX

　Web会議に期待できる導入効果には、出張会議の削減、コミュニケーションの円滑化（業務の可視化）、パンデミック対応など幾つか考えられるが、新しい活用の場も増えている。本ホワイトペーパーでは、Web会議の活用法を5つのケーススタディとして紹介している。

　具体的には「被災地からモバイルWeb」「優秀な人材確保を目的に遠隔面接」「システム開発やWeb制作時の細かい仕様確認」といったケースを取り上げ、それぞれ想定規模や人数、導入の狙い、現場の声などを分かりやすくまとめている。とりわけ、用途別に「運用のコツ」が解説されているのは興味深い。“すべて置き換えるのではなく通常の会議との併用で”“（プロジェクトが終了したら）Web会議のIDやパスワードは変更する”というような製品導入後までの配慮は、ほかの資料にはあまり見られないポイントだ。

　本資料を読めば、Web会議が組織の意思決定、生産性向上、経費削減に寄与することが具体例から体系的に理解できる。

Web会議システムに関連したホワイトペーパー

ユーザー研修での効果と工夫が分かる事例

「オンライントレーニング事例：富士通ラーニングメディア　パンデミック対策としての遠隔研修を確立」

提供：シスコシステムズ

　本ホワイトペーパーは、国内有数の総合人材研修企業である富士通ラーニングメディアがWeb会議システムを導入し、顧客の利便性向上に成功した事例を紹介している。

　同社は全国4カ所の会場で研修を行っているが、近隣に会場がなく遠方から参加する受講者からは「研修費より交通費の方が高く付いてしまう」との声が寄せられていた。そこで、遠隔研修用途に最適なWeb会議システム（「Cisco WebEx Training Center」）を選択、集合形式と並行して人気の研修コースの遠隔提供を始めた。

　この事例の注目点は、ユーザーがWeb会議システムの特性を把握し、生かしていることだ。例えば、演習を円滑に進めるために受講者数をグループ分けしたり、休憩の入れ方を変えたりと、コースの内容は集合形式と同じでも遠隔研修用に工夫を凝らしている。また、「ヘッドセットから講師の話が直接聞けるので集中力が上がる」「Q&A機能で集合研修では聞きにくい内容も積極的に聞ける」など、遠隔研修ならではのメリットを受講者が引き出せたことは、会議システムの人材教育面の効果を知る好例となる。

　なお、同社はWeb会議を、講師や受講者がインフルエンザに感染した場合にも研修を実施できるため、事業継続計画（BCP）の一環としても位置付けているという。Web会議システムを研修に役立てようと検討している読者には、かなり参考になる事例といえる。