誤送信対策製品紹介：CSK Winテクノロジ編

ユーザーに負担を掛けずにメール誤送信を防止できる「PlayBackMail」

情報漏えいの原因として上位に挙げられることの多い電子メールの誤送信。CSK Winテクノロジでは「一時保留」「暗号化」「Bcc強制書き換え」という3つの誤送信防止のアプローチを用意している。

公開 2010年06月16日 08時02分

更新 2012年09月04日 17時04分

著者

上口翔子

[TechTargetジャパン]

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　電子メールの誤送信を防ぐアプローチの1つに、「一時保留」という考え方がある。送信したメールをいったんサーバ上に保管しておき、あらかじめ設定した時間内であれば、送信ボタンを押したメールであっても削除ができるというものだ（設定時間が過ぎたメールは自動で送信される）。

　CSK Winテクノロジの「PlayBackMail」は、名称の由来ともなっている、この一時保留機能を取り入れたメール誤送信対策製品だ。書きかけのメールを誤って送信してしまったり、別のファイルを添付してしまった場合にも、重大な事故になる前に社内で未然に防止できる。

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　ただしこの一時保留という考え方は、メールを頻繁に使用するビジネスマンにとっては“送信したメールがすぐに送信されない”というもどかしさを生む可能性がある。それに対し同社では、「10分程度であれば特に業務に支障を来すことはない。それ以上に、送信後わずかでも時間に余裕を持たせることで、情報漏えい事故のリスクは格段に減少する」という見解を示している。

　実際に同社が2010年1月1日から3月31日（第4四半期）に社内でPlayBackMailを運用したところ、期間中に処理された全メール数5万3250件のうち、保留時間内に削除されたメールが644件で全体の1.2％を占めた。送信ボタンを押してから削除するまでの平均時間は196秒。このことから、送信直後にミスに気が付くケースが多いことが分かる。一方、保留時間内でも強制的に送信できる即時送信機能を使用したのは4491件で、全体の8.54％だった。

「万が一メールの送信者本人が気付かずに誤送信をしてしまった場合にも、PlayBackMailは他者の発見により外部に情報が流出するのを防ぐことができる」と藤澤氏。その場合には、削除理由が記載されたメールが送信者に送信される

　「運用当初は、メールがすぐに送信できないことに対し不満を漏らす従業員もいたが、次第に一時保留に助けられたという件数が増え、今では、PlayBackMailがもしもの場合にもメールを取り消せるという安心感を与えている」（製品開発部部長藤澤英治氏）

　なおPlayBackMailの一時保留では、メールの送信者だけでなく、Ccに含まれている従業員でも保留中のメールを削除できる仕組みを設けている。あて先に社内外のアドレスが混在している場合には社内あてのみ先に送信され、従業員同士で誤送信を防ぐことが可能だ。

第三者による誤送信防止

　また緊急のメールを送りたいという従業員向けには、保留時間内であっても即時送信ができる機能が備わっており、用途に応じて、使い分けることができる。

一時保留以外のアプローチも用意

　そのほかPlayBackMailには、添付ファイルを自動でZIP形式に変換し、暗号化する「Zip形式暗号化機能」、Toに一定数以上のアドレスが含まれる場合に強制的にあて先をすべてBccに変換する「Bcc強制書き換え機能」も搭載されている。暗号化された添付ファイルを復号するパスワードは、メール送信後、送信者に自動通知される。そのため、送信者はパスワードが受信者に渡る前に再度添付ファイルの内容を確認できる。またBcc強制書き換え機能が適用された場合には、送信者のほか、管理者にもBccへ書き換えられた旨が通知される。

PlayBackMailの操作画面。保留中のメール一覧が表示されており、非常にシンプルな画面でメールの修正・削除もマニュアルを読まずに行える《クリックで拡大》

視覚的な分かりやすさであて先間違いを防止

　使用ユーザーは限られるが、非常に効果的と感じた機能として紹介したいのがMicrosoft Office Outlookユーザー向けにアドオン提供する「ホッとLook」だ。これは、あて先間違いを防止する機能であり、送信者があて先をメールアドレス一覧から選択する際に、名刺や顔写真といった詳細情報が表示される。

「ホッとLook」使用画面《クリックで拡大》

　「名刺には会社のロゴなど、視覚的に分かりやすい情報が含まれている。例えば同じ名字の人物であっても、文字だけの一覧表示では間違って選択してしまう可能性が高いが、名刺や顔写真があればそうそう間違うことはない。この機能は、ユーザー企業からも非常に分かりやすいと好評価をいただいている」（藤澤氏）

誤送信は起こす前に対策を

　藤澤氏は、PlayBackMailを「アナログな手法で誤送信を防止できる、ユーザーライクな製品」だと紹介する。自分の過ちを自分で発見・修正することで、快く使い続けることができるのだという。事故（誤送信）は、起きてからでは、後からルールで縛ることになる。PlayBackMailは、従業員、管理者共に自ら率先して誤送信を防止できる製品といえるだろう。

　今後の拡張点としては、インタフェース（操作、管理画面）の多言語対応、保留メールに対する上長承認機能の追加などが予定されている。

　製品価格は、250ユーザーで導入する場合で148万1000円（税別）から（ゲートウェイ型で導入）。企業ごとに個別相談にも対応するとし、20ユーザーから導入した事例などもあるという。

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