中堅・中小企業「ITベンダー選びの鉄則」【第2回】
成否を決める、ベンダー選定の進め方と見極めのポイント
RFPを作成したら、いよいよ候補ベンダー探しだ。公正な選定をするには、評価軸にもひと工夫が必要になる。数ある候補から自社に価値をもたらすベンダーを見抜く方法を伝授しよう。
前回は「RFPの必要性と3つの作成ルール」について紹介した。今回は、ベンダーの選定について解説する。
図1にRFP作成から発注先決定、契約までの大まかなスケジュールを示した。RFP作成については前回説明したが、作成したRFPをどのベンダーに送付するのかを事前に決定しておかなければならない。どのような製品、サービス、ベンダーがあるのかは、インターネット上の情報を検索すれば得られるだろう。対象業務や業種などをキーワードに検索するが、その際「実績」「事例」といったキーワードを追加することで有効な情報を絞り込むこともできるだろう。また、専門メディアを参考にしたり、同業他社の知人から情報を得ることも有効な手段となる。
図1 RFP作成からベンダー・製品選定までのスケジュール例（出典：ITR）
情報収集によって候補としたベンダーが15社を超える場合には、RFI（Request For Information：情報提供依頼書）を発行するとよい。RFIには詳細な機能要件などは記載せず、大まかな業務内容などを記載して、対象製品や対象ベンダーの概要情報を収集するのが目的である。その回答内容から判断して、RFPを送付する価値のあるベンダーを数社（通常5～10社）選定する。
RFPをベンダーに送付する際、もしRFPに自社の機密情報を含める場合は、事前に送付先のベンダーとの間に機密保持契約（NDA：Non-Disclosure Agreement）を締結しておかなければならない。またその場合は、その分の時間的な余裕を加味しておく必要があるだろう。RFPを送付せず、自社にてRFP説明会を開催して候補ベンダー各社にRFPを手渡しするケースでは、その場でNDAを締結することもできる。
RFPを送付してベンダー企業から回答を得るまでの期間としては、平均して3週間はみておいた方がよい。依頼内容や規模にもよるが、ベンダー側も短期間では担当者が提案書作成に十分に時間を割けないこともある。3週間は長過ぎると思われる場合も最低2週間は期間を設けるべきであろう。そうでなければ、提案内容の質に問題が生じかねない。
さて、ベンダーからの提案書提示までのこの3週間を何に使うか。これが最も重要なポイントとなるが、自社において選定の基準を確認し、決定することである。前回（図4の部分）、RFPの目次の例を紹介したが、その中の「5. ご提案書に盛り込んで頂きたい内容」に対する回答が比較評価の対象になる。公正な選定を行うには、意思決定者を含むベンダー選定チームのメンバーでどの回答内容をどのように採点、評価するのか、またそれぞれの重み付けをどのようにするのかを事前に決定し、合意を取っておく必要がある。合意が得られたら「評価シート（採点表）」を作成し、ベンダーからの提案を待つ。図2に記入済み評価シートの実例の一部を紹介する。
図2 評価シートの例（出典：ITR）《クリックで拡大》
各候補ベンダーから提案書が提出される前には、RFP内容に関する問い合わせが入ってくることがある。言葉の意味の確認から業務内容の具体的な確認まで、その内容の幅は広く深い。問い合わせに回答する際、問い合わせのあったベンダーだけに回答するのか、他の全てのベンダーにも知らせるのかどうかも事前に討議して決定しておくことが望ましい。公平性を保つために、RFPの内容の不十分さを補う内容であれば全ベンダーに、特定のベンダーのスキルの高さから行われた質問にはそのベンダーだけに回答するなどの配慮が必要な場合もある。
また、図2中の「1の2（1-2）」に「提案までのベンダーの問い合わせ状況」があるが、問い合わせの内容とそれらへの回答を記録しておくことで、ベンダーの質問のレベルを評価することができる。例えば、業務プログラムの提案にもかかわらず、技術的な質問しかしないベンダーよりも、一般的な業務プロセスとの違いなどを確認してきたベンダーの方がスキルが高いと判断できる。
ベンダーから提案書が届いたら、内容を確認しながら評価シートに採点結果を記入していく。この時点では選定チームのメンバー全員がそれぞれ採点評価するとよい。評価しながらベンダーに対する質問事項を記録し、ベンダーからの提案内容説明会までに、どのベンダーに何を、誰が質問するかなどを決定しておく。
この提案内容説明会は、通常1ベンダー当たり1時間半から2時間で行う。提案内容は既に提案書の評価作業において確認しているため、予定時間の半分は質疑応答に充てるとよいだろう。2時間の枠であれば、プレゼンテーションは1時間以内で終わらせ、残りの1時間は準備した質問事項に充てる。
また、各ベンダーからの説明会の間隔は1時間程度空けることが望ましい。短時間しか余裕を持たなければ、ベンダー同士が鉢合わせしたり、また質問が残っていても後の日程が迫っているために途中で打ち切らなければならなかったりする。また1時間の間隔を持つことで、その時間を利用してベンダー選定チームのメンバー間で、直前のベンダーによるプレゼンテーションの簡易評価と次のベンダーへの質問内容の確認などが行える。
図2で評価シートを紹介したが、全てのベンダーの提案内容説明会が終了したら、比較評価を開始する。筆者が推奨するベンダー選定の評価軸は次の8つである。
- RFPの理解度と網羅性
- 要件への対応度
- システムの柔軟性と拡張性、保守性
- 計画の妥当性
- プロジェクト遂行能力
- コストの妥当性
- プレゼンテーション
- その他の加点、減点要素
図3に評価結果の例を示す。
図3 評価結果の例（出典：ITR）
図3のように、各評価項目は重み付けを行っている。「要件への対応度」には最大で30という重みを付けているが、「プロジェクト遂行能力」にも同じ30の重みを付けている。この例はある程度規模が大きな場合の例だが、規模が大きくなるとPM（プロジェクトマネジャー）の資質や能力、ベンダー企業内でのサポート体制がプロジェクトの成否に大きな影響を与える。そのため、30という重みを付けて採点している。
PM候補の資質や能力はプレゼンテーションの後の質疑応答によってある程度見抜くことができる。「提案書の完成度が低いようですね」といった意地悪な質問をあえてPM候補に投げてみるとよい。その回答の仕方でPM候補の実力が見えてくる。実際に筆者が経験した話であるが、質問をするたびにPM候補の上司が回答することがあった。それは、上司が「私は実はこのPM候補を信頼していません」と言っているようなものである。事前にRFPにおいて、説明会でのプレゼンテーションはPM候補が行うことを条件にしておくとよい。
このような評価を行い、選定チームメンバー全員で1つの評価シートを埋めて関係者間で合意を取る。最終的には意思決定者や責任者に説明し了解を得ることで、説明責任を果たすことができるようになる。つまり、「なぜそのベンダーにしたのか」「誰が決めたのか」と聞かれてもすぐに答えることができるのだ。最終的にベンダーが確定すると採用通知（図4）、不採用通知を発行する。規模が小さければ電話でもいいが、やはり記録を残しておくことが望ましい。
図4 採用通知の例（出典：ITR）《クリックで拡大》
最終的に1社が決定したら、決定したベンダーと、機能や価格の詰め、契約内容について交渉していくことになる。そのあたりは次回以降で紹介していきたい。
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