一般従業員

　ほとんどの業務職員にとってソフトウェアライセンスの専門知識は役に立たないため、ガイドラインは1分間で読める（覚えられる）ような簡潔なものにするべきだ。このガイドラインには、次のポイントを含める必要がある。

• ヘルプデスクがサポートするソフトウェアは何か？　OSやOfficeスイート、Webブラウザ、組織内で広く使用されているカスタムソフトウェアなど、承認されている業務ソフトウェアを簡潔にまとめて提示する
• 業務用PCに私用ソフトウェアをインストールできるか？　100文字程度にまとめ、ソフトウェアの自動更新機能を利用できるか、または業務目的であっても音楽やソフトウェアをWebからダウンロードしてインストールできるかを規定する
• 業務メールや社用文書などのリソースに、私物のPCやスマートフォンを使用してアクセスできるか？　このようなアクセスを許可する場合は、ライセンス費用が跳ね上がる可能性があるが、ユーザーの生産性の大幅な向上も期待できる
• 業務用PCからFacebook、Twitter、Google+などのソーシャルネットワーク、音楽サイトや動画サイトにアクセスできるか？
• 業務用PCまたは業務に使用している私物PCから、会社がソフトウェアを削除することはあるか？
• 他に情報が必要な場合の問い合わせ先は？　ポリシーの詳細が記載された内部資料の場所、ライセンスの知識があるスタッフの連絡先、ユーザーがインストールできるソフトウェアの包括的なリストを記載する。さらに、承認済みのダウンロードプログラムおよびソフトウェアの発行元がコードの再配布を認めていない場合は、承認済みのダウンロードサイトへのリンクを含める場合もある。また、特定の職務または部門にのみ適用される規則も参照できるようにする

基幹業務マネジャー

　ユーザーを管理する立場の人間は、言うまでもなく、ユーザーに対する規則を把握しておかなければならない。また、見極めが難しいケースや、例外的な状況、サポートを必要とする新規または更新されたアプリケーションについて問い合わせ先となるヘルプデスク、IT部門、または業務部の窓口を押さえている必要がある。よくある質問についてはユーザーが答えをすぐに見つけられるようにして、管理者自身が必要以上に多くの情報を扱わなくても済むようにしたい。

　組織の階層の複雑さによるが、複数の管理レベルでは、このレベルの情報があれば十分だろう。

システム管理者

　新規ユーザーのプロビジョニングやネットワークディレクトリ情報の変更の担当者は、組織の基本のライセンス規則と制約を十分に理解している必要がある。例えば、SharePointベースのExcelスプレッドシートや高度な検索テクノロジー、エンタープライズリソースプランニング（ERP）統合など、SharePoint Enterprise CAL（クライアントアクセスライセンス）が必要な特定のSharePointリソースへのアクセスが認められているユーザーとそうでないユーザーがいる場合がある。コンプライアンスを維持するには、このアクセス権の状態をサーバアクセスやファイルアクセスにも反映することが重要だ。

　また、サーバ製品をインストール、展開、管理する管理者には、サーバ製品のライセンスについて詳しい知識が必要になる。例えば、各端末へのインストール数に制限のないMicrosoft製品（一部のデスクトップアプリケーションとサーバアプリケーション）や、仮想マシンでのアプリケーションおよびサーバOSの使用を制限する条項などを把握している必要がある。また、ソフトウェアアシュアランス（SA）や、各OS環境への無制限のインストールが認められるライセンスオプション付きで購入されたソフトウェアについても認識している必要がある。

　このレベルのITスタッフは、実際の使用状況を記録し、さまざまなアップグレード、ダウングレード、展開されていない既知のソフトウェアライセンス、その他にライセンスやコンプライアンスに影響する変更について、（できれば資産管理データベースを使って）履歴を管理する必要がある。また、使用中の製品や組織に影響を与え得る使用権の変更について詳細が記載されている文書を管理者が参照できるように整備する。

　これは、フルタイムの仕事である必要はなく、運用スタッフがどのシフトで勤務していてもライセンスについて問い合わせできるように、複数の担当者で対応してもよい。一部の組織では、Microsoft SQL Serverの達人など、特定の製品の「達人」を設けている。この「達人」は、技術的なエキスパートであるだけでなく、ライセンスのエキスパートであることも期待される。何か変更があった場合に、その情報が必要な従業員に直ちに連絡されるようにする。

　後編「不要なMicrosoftライセンスの節約効果は数百万ドル!?」では、引き続きIT管理部門、ソフトウェア資産管理部門、調達部および業務部、経営陣が知っておくべき事項について解説する予定だ。