Microsoftのライセンスモデルは複雑で、正しく運用するためには細心の注意が必要だ。不注意による不正利用を避けるため、企業はどのような点に注意し、何を管理すればよいだろうか。
Microsoftのソフトウェアライセンスの複雑さから目を背ける組織は多い。しかし、手続きや予算を作成する際にこの複雑さを考慮しておけば、より効果的にアプリケーションを管理できるだけでなく、規約違反の問題も避けることができる。
前編「Microsoftが勧めるボリュームディスカウントに要注意」では、ライセンシングにおける「要請」「ボリュームライセンス」「予算策定」について説明したが、後編では「調達」「運用」「ユーザーと資産の管理」について見ていく。
往々にして、Microsoftのボリュームライセンスプログラムに真っ先に取り組むのは、調達および契約管理の担当者であり、彼らの知識に裏付けられた情報は有用だ。調達担当者は、各種ボリュームライセンスオプションの相対的なメリットと、各オプションの資金面またはIT面での効果について、業務部門およびIT管理部門に明確に説明できるだろう。
場合によっては、割高に見えるライセンスオプションを選ぶこともある。例えば、あるプログラムでは、全従業員と機器をカバーできる大量のライセンスを一括購入することで高い割引率が適用されるが、別のプログラムでは、特定の機器またはユーザーの分のみライセンスを購入でき、トータルで考えると後者の方が安くなる。
変更管理でも調達は重要な役割を果たす可能性がある。業務部門は、MicrosoftのEnterprise Agreement（EA：エンタープライズアグリーメント）の全社規模のライセンスや補正発注（True-Up）プロセスなど、特定の調達手続きには慣れていても、会社がEAの全てまたは一部をやめた場合に、必要な分だけを購入できる従量制のSelect Plusライセンス契約がどの程度有効かは理解できていないかもしれない（EAについては「Windows 8の発表を急いだMicrosoftの焦りの正体」も参照）。
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