Microsoft製品のライセンス管理法【前編】Microsoftが勧めるボリュームディスカウントに要注意

Microsoft製品を購入する際は、同社の複雑なライセンスを理解しておく必要がある。同社も同社の代理店も、顧客ではなく自分たちにとって都合がいいボリュームライセンスを提案するので要注意だ。

[Paul DeGroot，TechTarget]

　多くの企業では、Microsoftのライセンス関連業務を運の悪い人物に押し付けている。担当になってしまった人は定期的に辛酸をなめては、役目を果たしたら次の出番が来るまでは元の部署に戻って行く。これはソフトウェアのライセンスを処理する賢い方法とはいえない。ライセンスは複雑なプロセスで、次のように複数の部門をまたいで関係者がいるからだ。

1. ユーザビリティを基に、ソフトウェアの調達を申請する人物
2. そのための予算を策定する人物
3. ソフトウェアを購入するボリュームライセンス契約の交渉担当者
4. 発注書を発行して請求書の支払いをする人物
5. ライセンス済みの製品をインストールして構成するIT部門の人物。この人物は、その製品が稼働しているサーバやデスクトップの管理を担当している場合もある
6. 実際に製品を使用する従業員
7. 会社の資産管理の担当者で、製品が使用およびインストールされている場所や、この製品を使用停止またはアップグレードするときに、削除または更新すべきレコードを把握している人物

　ここまでで、少なくとも7人がライセンスに何かしら関わっている。このうちの誰かに過失があった場合、規約違反のリスクが発生し、このリスクは相乗的に増幅し得る。場合によっては、単純な誤りが巨額のペナルティにつながることがある。

　このように責任の所在が分散している組織では、ライセンスの知識を持つ担当者を確保するだけでなく、問題を防ぐにはどうしたらよいか、問題が発生した場合に誰に連絡すべきかについて周知徹底を図る必要がある。これは特にMicrosoft製品の場合に当てはまる。Microsoftほど、企業のライセンスの状態について目を光らせているメーカーはないからだ。

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　今回の記事では、2部シリーズの前編として、申請から予算策定までのライセンスプロセスの各段階と、ライセンスについての知識が重要な理由について説明する。