「Office 365のコラボ機能が多過ぎる問題」が深刻化、何をどう使えばいい？（1/2 ページ）

Microsoftの「Microsoft Office 365」には、「SharePoint」「Teams」「Groups」など共同作業のための機能が多数用意されている。本稿では、チームに最適な共有機能は何かその特定方法を紹介する。

公開 2018年01月10日 05時00分

著者

Shawn Shell

[TechTarget]

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コラボレーションの形は1つではない

　Microsoftの「Microsoft Office 365」に含まれている製品と機能の多さには圧倒されてはいないだろうか。実はそんな悩みを抱えているのはあなた一人ではない。数と種類の両面で、Office 365はテクノロジーの寄せ集めになっている。

　その結果、エンドユーザーには多数の製品と機能の組み合わせが提供されるものの、あなたと同僚がOffice 365で共同作業を行うのに最適な方法を見つけるのはお世辞にも分かりやすいといえないのが実情だ。

　企業がOffice 365を活用するには、共同作業について明確な目的と成功基準を定義しなければならない。自社はコンテンツ開発に関心があるか。長期的に記録管理が必要か。規制が厳しい業界に属していて、コンテンツライフサイクルの厳密な目標を設ける必要があるか。従業員は1つの場所で働いているか、分散した状態で働いているか。また移動は多いか、特定の事務所で働いているか。

　こうした質問とその他の幾つかの考慮事項に対する回答は、従業員の共同作業を促進するのに適切な製品と機能を選ぶのに役立つだろう。

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進化するOffice 365による共同作業

　Office 365は、「Microsoft Business Productivity Online Suite」として2008年に誕生した製品だ。このスイートには、「Microsoft Exchange」（以下、Exchange。他の製品についても同様）、「SharePoint」「Lync」（現在の「Skype for Business」）などおなじみの製品が入っていた。また、後に「OneDrive」と改名された「SkyDrive」は、このスイートに完全に組み込まれていない一般消費者向けの新しいツールという位置付けだった。だが、各製品が適合する共同作業のシナリオは単純明快であった。

　現在、Office 365はより複雑になっている。購入するライセンスによっては、Office 365のサブスクリプションで10個以上の製品やサービスにアクセスできる。ただし、Office 365による共同作業の促進を目的とした機能や製品が多数存在する点は変わらない。例えば、「Teams」「Groups」「SharePoint」には、ファイル管理、ステータスの更新、イニシアチブ管理の機能が用意されている。イニシアチブ管理とはプロジェクトに付随する一連の成果物を管理する機能だ。

　あなたの勤務先では柔軟なコミュニケーションの構造が必要だろうか。Office 365には、インスタントメッセージングの機能からテレフォニーに至るまで、各種コミュニケーション機能が用意されている。コミュニケーション機能の大半は、Skype for Businessに組み込まれ、Teamsに統合されている。それから、従来のメール機能はExchangeが提供しているが、会話を整理して維持する機能はGroupsが補完している。

　プロジェクト管理に関する共同作業のニーズがある場合は、その作業をサポートする製品がある。「Planner」と「Tasks」はもともとSharePointの機能だったが、現在は個別の機能として存在する。Tasksでは操作を個別に管理できる。Plannerはプロジェクトで使用できる。

　Microsoftは、絶えず製品や機能を追加、変更、削除している。そして、同社のWebサイトには、Office 365のロードマップに関する更新や変更点が掲載されている。詰まるところ、Office 365の進化に注目することが重要だ。

Office 365ツールの管理計画を立てる

　Office 365のコンテンツとテナントを管理する作業は容易でない。多数の製品や機能によって、管理全般は複雑になる。それが、e-Discovery（電子証拠開示制度）の問題であっても、管理上の問題であっても同じである。多くの場合、管理が複雑になるという問題は、製品の成熟度が一定でないことや、Office 365の製品が必ずしも密接に統合されていないことに起因する。

　Office 365の至るところに管理機能が用意され、各種製品機能に対応している。例えば、Office 365テナントの管理機能では、社内の特定部分を対象にさまざまなポリシーを構成することができる。具体的には、Exchange、パスワード管理、社外のユーザーとのコンテンツ共有、従業員が使用できるアドインなどだ。ただし、Office 365による共同作業を強化するために特定の製品機能を管理したい場合は、個々の製品の機能に頼らざるを得ないことが往々にしてある。

　有効なコラボレーションツールでは、継続的な管理が不可欠だ。企業は従業員が使用するツールについて計画を立てる必要がある。そして、各ツールは生産性と管理容易性の両方を確保すべく管理しなければならない。これには、コンテンツのセキュリティや維持、データの主権、コンテンツの配置、見つけやすさが含まれるが、これに限られるわけではない。このような管理機能はOffice 365のツールと混同されることがある。勤務先の状況に適した対応について明確な計画を立てることが重要だ。

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