このような「誰にも管理されていないExcelツール」（以下「野良Excel」と呼称します）は、普段は管理されていないことすら誰も気付かないまま使われているものです。ところが業務内容が変わったり、何らかの理由でExcelツールが壊れてしまったりするなどの理由で、Excelツールの改修が必要になると、誰にも管理されていないがために「誰が改修するか」が問題として浮上します。

　簡単な関数のみで製作されたExcelツールであれば、周囲にいる関数に詳しい人に依頼して改修を依頼することで、事なきを得るかもしれません。しかし、マクロ言語のVBA（Visual Basic for Applications）を利用して複雑な処理をしているツールの場合は、改修できる人も限られてしまいます。何とか改修できる人を探し出したとしても、改修する側は、誰も詳細を分かっていないなかでExcelツールの仕様をヒアリングし、VBAのコードを確認し、理解することから始めなければなりません。しかも業務に必要不可欠なツールであるが故に、改修時間に余裕のないケースがほとんどでしょう。

　このような状況になってしまうため、改修に当たる人（以下、改修者）は、本来の業務ではない「Excelツール改修」に本来の業務を行うべき時間を奪われることになります。Excelツールを期限までに無事、改修することができれば、依頼側（以下、依頼者）は自分たちの業務遂行に支障が起きなかったことを感謝するでしょう。しかし依頼者が、Excelツールの放置状態を改善してくれることは、ほぼありません。むしろ改修者が見つかったことで、「今後も同様の事態が起こったら、また改修してもらおう」と安心してしまいます。

Excelツールの作成を防ぐことは難しい

　一方で、「開発した後に誰も管理していないExcelツール」の発生を根本的に防ぐことも、極めて困難です。なぜなら、

• 政府が「働き方改革」を推進する以前から、企業内には「業務を楽にしたい、効率化したい」というニーズが存在している
• そのニーズを実現するExcelは、業務で使用するPCのほとんどにインストールされている
• Excelを業務に使用するために誰かに許可を申請する必要はない

という状況があるからです。後は、VBAを使ってExcelでツールを作成するスキルがある人が部署内に在籍してさえいれば、業務効率化のためにExcelツールが際限なく作成されていくことになります。その後ツールの作成者が、異動や退職などで部署を離れてしまった場合、後任を育成し、引き継ぎをしていなければ、そのExcelツールは部署内の誰も改修や改良ができない野良Excelツールになってしまいます。

　だからといって、社内ルールでExcelツールの製作を禁止することも非現実的でしょう。現場の効率化を否定することになり、モチベーションの低下を招くことは想像に難くありません。しかも、Excelが使用可能なPCを日常的に業務で利用している状況で、VBAでExcelツールを作ることのみ禁止するのは非合理的だと受け取られてしまうでしょう。

野良Excelを管理するには

　だからといって、Excelツールに問題が発生するたびに大騒ぎして、改修するような状況も決して望ましくはありません。業務上必要不可欠なExcelツールを組織の中で可視化し、把握しておく仕組みを構築するに越したことはありません。では、どうすれば、企業内で増え続けるExcelツールを可視化し、把握することができるのでしょうか。

　組織が把握していないExcelツールに何か問題が発生したときに、改修せざるを得なくなることが、この問題の本質です。だとすれば「把握しているExcelツール以外は、問題が発生しても改修しない」と明言できる仕組みを構築してしまうことが解決策となります。

　具体的にはこういう方法が考えられます。まず情報システム部門などから「業務上必要不可欠なExcelツールがある場合は、申告するように」と通告します。ただし、これだけだと申告側に何もメリットがありません。そのため申告があったExcelツールについては「問題が発生した場合、情報システム部門が業務の空き時間を利用し、Excelツールを改修／改良する」ことにします。こうすることで申告側は、もしもの時に大騒ぎすることなく、Excelツールの改修の依頼先を確保できます。一方で、申告を受ける側（情報システム部門など）にとっても、あらかじめ申告されたExcelツールの仕様を事前に確認できるため、問題が発生したときの改修も比較的スムーズになります。申告されていないExcelツールについては、申告がなかったことを理由に改修を断ることも可能になります。

　このように、改修者と依頼者の双方にメリットがある仕組みにすることで、企業内に点在する野良Excelを全てではありませんが、適切に管理できるようになるでしょう。ただし、こうした仕組みは定期的に社内に告知しなければ、なかなか仕組みの存在が認知されません。例えば常に申告を受け付けるのではなく、受付枠をあらかじめ決めた上で定期的に申告を受け付ける方法など、ルールの認知を拡大させる仕組みも併せて実施すると、なおよいでしょう。