このように見ていくと、関数とVBAではそれぞれが実現できることにはずいぶんと違いがあり、どちらを利用するかの境界線は、かなりはっきりしているように思えます。ただし、この境界線は、業務パフォーマンスが向上するかどうかに左右されます。Excelの関数は大量のデータに対して、複雑な条件を付けて集計したり、関数式を大量に使用したりすると、Excelの処理速度に影響を及ぼします。多少遅くなる程度ならそれほど問題にはなりませんが、ひどくなると1つの操作をするたびに数秒から数分待たされるような状況になることもあります。もちろん、関数を使用しないよりははるかにマシではあるのですが、業務をする上で最善であるとはいえないでしょう。

　一方で、複雑な条件分岐や計算プロセスが必要で、VBAを使用する方が容易に作成できるとしても、あえて関数を使用することもあります。式の参照元の数値を頻繁に変更し、途中のプロセスの値や結果の値を比較するような業務の場合などです。関数は参照元の値が変更された場合、あえて手動計算に設定しなければ自動で再計算して結果を変更します。一方VBAは、実行時にVBAを開始させるための操作をする必要があります。これにより1つ操作手順が増えてしまいます。1つの手間ではありますが、何度も実施すれば業務のパフォーマンスが低下しかねません。

機能的な境界よりも使用する側の5W1Hが選択の鍵

　ビジネスコミュニケーションの基本として5W1Hを知らない人は、ほとんどいないでしょう。5W1Hは

• Who（誰が）
• When（いつ）
• Where（どこで）
• What（何を）
• Why（なぜ）
• How（どのように）

の6つの要素で構成され、報告や文章作成などの情報伝達において基本とされるフレームワーク（考え方の枠組み）です。この6つの要素のうち「How」を「Excelのツール作成においてVBAを使うか、関数を使うかを決定すること」と定義すると、残りの5つの要素で「VBAを使うか、関数を使うかを決定するための判断」ができるようになります。

　これらの要素を整理した上で、

• VBAで作成するのか
• 関数で作成するのか
• VBAと関数の両方を使用するのか

を決定することで、業務の状況に合ったExcelツールの作成が可能になります。状況によっては、機能的には関数が最善であってもVBAを使用することもあれば、機能的に不足する部分があってもあえてVBAを使用せず、関数でできることだけ実現するといったこともあるでしょう。

Who

　作成するExcelツールを使用する人が「関数なら扱える」程度なのか「VBAでも対応可能」な程度なのかなど、どの程度のスキルなのかを確認しておく必要があります。ツールに何らかの問題が発生した場合に現場で対処できるかどうか、対処できないとしても問題を正確に把握して適切に報告できるかどうか、などを把握しておきます。

When

　Excelツールを使用する頻度と、いつまでにツールが必要かを確認しておく必要があります。頻度を確認することで、ツールを作成した結果、どのぐらいの効果が見込めるかを想定しやすくなります。必要な時期を知ることで、作成工数をどのぐらい確保できるかが想定できます。

Where

　Excelツールの開発者は、ツールが使われる部門の所在地を考慮しておきましょう。開発者がすぐに足を運べる場所にあるか、または訪問するのに時間がかかる場所なのか、などを把握しておきます。例えばExcelツールの使用者の関数やVBAに関するスキルが低くても、開発者と使用者が同じ会社のフロアにいるのであれば、サポートは容易です。

What

　Excelツールを必要としている業務は何か、現在の状況はどうなっているかを詳細に確認しておく必要があります。

Why

　なぜExcelツールを作成する必要があるのか、業務上の課題を把握しておく必要があります。基本的にExcelツールを作成する目的は、業務効率化であることがほとんどです。例えばミスが許されないような業務である場合は、ミスの起こる確率を可能な限り減少させるようにツールを作成する必要があります。

VBAと関数は単純に機能では選択できない

　Excelは、業務で広く使用されるアプリケーションであるとともに、VBAや関数を使用することによって、それらの業務を効率化することもできる特殊なアプリケーションです。使用者のVBAや関数に関するスキルには大きな個人差があり、そのことが「VBAを使用するか、関数を使用するか」の判断を難しくしています。こうした状況では、例えVBAと関数を使用するルールを定義したとしても、業務上の制約や使用者の事情を考慮せざるを得なくなり、最後にはルール自体が形骸化してしまいます。

　VBAや関数の機能の差で単純に使用するかしないかを決めるのではなく、上述したような要素を確認した上で、業務に応じてVBAを使用するか、関数を使用するかを見極めることが最良の解決策となり得るのです。