医療機関の勤怠管理システム選び　ITが活躍するのはシフト管理だけじゃない

医療機関においても、スタッフの勤怠管理やシフト管理、採用、育成といった人事・労務管理の業務は重要な位置を占めます。これらを効率化するITツールや活用のヒントを紹介します。

公開 2019年08月27日 05時01分

更新 2022年10月05日 10時21分

著者

大西大輔

[MICTコンサルティング]

印刷する連載新着通知を受け取る

　「働き方改革関連法」が2019年4月から順次施行され、その対策に注目が集まっています。バックオフィス業務をIT活用によって効率化する方法について、「患者」と「スタッフ」の2つの観点から考察します。前編「病院のバックオフィス業務を効率化するITの使い方　患者の流れはどう変わる？」は、集患や待ち時間対策などの「患者管理」について解説しました。後編となる本稿は、スタッフ管理におけるIT活用をテーマに解説します。残業時間や有給休暇の管理が不可欠なのは、医療機関も例外ではありません。

「ヒトをどのように生かすか」は経営における永遠のテーマ

　組織はヒトの集まり（集合体）であることは、企業であろうが医療機関であろうが違いはありません。医療機関は医師を筆頭に、看護師や診療放射線技師などのコメディカル（医師以外の医療専門職）、医療事務とさまざまな職種がチームを組んで業務に当たる「スペシャリストの集団」です。

　このようにさまざまな職種がチームを組んで業務に当たる場合、チームを同じ方向に導くのは決して容易ではありません。昨今、医療の世界で「理念」や「クレド」（信条や行動指針）を作成して導入する動きが広がっているのは、多職種間のベクトル（意識の方向性や強さ）を合わせる難しさが一つの要因になっていると考えられます。

　「ヒトをどのように生かすか」は経営の永遠のテーマだと言えます。多くの医療機関から毎日のように寄せられる相談はヒトのことばかりです。いかに医療機関がヒトの管理に困っているのかが分かります。

併せて読みたいお薦め記事

ヘルスケア分野での人工知能（AI）活用

医療クラウドサービスの製品動向

医療機関の運営、人事・労務管理にかかる労力

　医療の現場においては、診療に直接関係しない業務は意外とあります。それは、医療機関を運営する業務であり、特に人事、労務関連の業務はさまざまです。例えば、「スタッフの出退勤管理」「スタッフのシフト調整」「スタッフ募集、面接」「入職、退職手続き」などが挙げられます。これらの業務は病院ならば人事課という専門部署がありますので、一般の企業と大差なく対処できるのですが、診療所は院長や院長の家族が社会保険労務士と相談しながら業務に当たることが珍しくありません。診療所の院長はこの業務に多くの時間と労力を費やしています。

勤怠管理、シフト管理システムの導入

　「働き方改革」の影響で、医療機関も残業時間や有給休暇をしっかり管理する必要が高まっています。そして、クラウドサービスの普及が後押しとなって、安価なクラウドサービスを利用しやすい環境が整ってきました。その結果、従来のタイムカードによる管理をやめて「勤怠管理システム」を導入する医療機関が少なくありません。これらの勤怠管理システムは給与計算にも簡単に活用でき、医療機関の労務管理の効率化に一役買っています。

　組織規模が大きくなると、シフト管理も大変になります。例えば、病院において看護師は最も人数の多い職種です。看護師長が毎月頭を悩ませながらシフト調整をしている光景を至る所で見掛けます。

　従来は「Microsoft Excel」などの汎用（はんよう）的な表計算ソフトウェアでシフト管理をしていた医療機関が、勤怠管理システムやシフト管理システムといった専用システムを利用するケースは珍しくなくなりました。医療現場ならではの細やかな調整が可能なものもあるので、しっかりと機能を見極めて選んでほしいところです（表）。

表　勤怠管理システム、シフト管理システムの例（○印は医療機関向けの機能を搭載、リンク先は各ベンダーのWebサイト）
	サービス名	ベンダー
○	ジョブカン勤怠管理	Donuts
○	OLude	東計電算
○	jinjer勤怠	ネオキャリア
	KING OF TIME	ヒューマンテクノロジーズ
	マネーフォワードクラウド勤怠	マネーフォワード

スタッフの採用や育成にもITを活用する時代

　医療機関がスタッフを採用する際、ハローワークや新聞折り込み広告が中心的な募集方法だった時代もありましたが、いまではWebサイトや専門の採用エージェントを活用する動きが広がってきています。こうした動きに応じて、医師や看護師を紹介するサービスを提供する会社が多数誕生しています。

　インターネットの普及は就職活動の在り方を変化させており、医療機関の採用活動にも例外なくその波が来ています。病院や診療所のWebサイトで採用活動ページを特別に設けることも珍しくなくなりました。かつては、Webサイトで年間通して求人情報を出していると「いつも人手不足で困っていると思われるのではないか」という懸念を持つ人は少なくなかったと考えられます。近年はそうも言っていられない時代になっているのでしょう。

　スタッフの育成については筆者もよく依頼を受けますが、従来は病院に出向く「訪問研修」や、スタッフを集めて実施する「集合研修」が一般的でした。近年は、オープンソースの「Moodle」（ムードル：Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment）をはじめとしたeラーニングソフトウェアが普及し、eラーニングサービスを立ち上げるハードルは下がっていると言えます。今後はもっと多く、医療職種向けのeラーニングサービスが始まると予測されます。

　タブレットやスマートフォンで勉強することは、医療以外の世界では当たり前になっています。この流れは医療の世界にも遅かれた早かれやってくるでしょう。

　次回は、今後大きく進展する可能性のある「医療情報の標準化」について解説します。

著者紹介

大西大輔（おおにし・だいすけ）MICTコンサルティング

一橋大学大学院経営学修士（MBA）コース修了。医療コンサルティング大手に入社。2002年に医療IT機器の常設展示場「MEDiPlaza」を立ち上げ、企画運営、スタッフ指導、拠点管理などを担当。2016年10月に医療ICT専門コンサルタントとして独立し、MICTコンサルティングを設立。医療機関向けシステムの開発アドバイス、導入アドバイス、医療IT人材の育成などを行う。過去2000件を超える医療機関へのシステム導入の実績から、公的団体を中心に講演を多数実施している。現在、医療事務・クラーク専門学校の非常勤講師も務めている。