「Microsoft Teams」を生かし切る8つの使い方【中編】

「Teams」を使えば会議での“言語の壁”がなくなる？

「Microsoft Teams」の有効活用法を紹介する本連載。今回は多言語会議やファイル共有、社外とのコラボレーションに役立つTeamsの使い方を紹介する。

公開 2020年10月04日 08時30分

[TechTarget]

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　コラボレーションに役立つ幅広い機能を提供する、Microsoftのユニファイドコミュニケーション（UC）ツール「Microsoft Teams」。前編「『Teams』を単なるWeb会議やチャットの手段だと考えていないか？」に続く本稿は、言語の違いによるコミュニケーションのハードル解消やファイル共有、社外の人とのコラボレーションに役立つTeamsの使い方を紹介する。

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3．ファイル共有

　在宅勤務などのテレワークを導入している企業がTeamsを利用すれば、従業員が業務で使うファイルにアクセスするための余分な手順を減らすことができる。Teamsのファイル共有機能を利用すれば、従業員はVPN（仮想プライベートネットワーク）を使って社内LANにあるファイルサーバに接続しなくても、社内共有ファイルを利用できるようになる。

　従業員はTeamsで共有されたドキュメントの共同編集をしながら、そのドキュメントのさまざまなバージョンを追跡できる。Microsoftのファイル同期ツール「OneDrive for Business」を使って、ファイルを自分のPCと同期することも可能だ。

4．翻訳機能による多言語会議の実現

　異なる言語を話す顧客や同僚と連絡を取る際の、言葉の違いによるハードルを低くしたいと考える企業にとって、Teamsの翻訳機能は有用だ。チャットのリアルタイム翻訳は標準で利用できる。例えばフランス語のチャットの内容を英語に翻訳することが可能だ。

　ストリーミングによる公開イベントを開催できるTeamsの機能「ライブイベント」にも、同時に最大6言語まで、キャプションをリアルタイム翻訳できる機能がある。

5．社外メンバーとのコラボレーション

　Teamsには、社外のメンバーを招待できる「外部アクセス」という機能がある。外部アクセスを活用すれば、ファイル共有のコントロールを維持しながら、顧客やベンダーとTeams内部でコラボレーションできるようになる。外部アクセスを通じて招待された社外メンバーは、社内メンバーとの通話やチャット、Web会議といった機能を利用可能だ。ただしファイルの共有やグループチャットへの参加はできないなど、できることに制限がある。

　社外メンバーにそうした機能の利用を許可したい企業は、個人のメールアドレスによって社外メンバーを追加できる「ゲストアクセス」という機能を利用すればよい。ゲストアクセスを使って追加された社外メンバーは、社内で運用するMicrosoftのディレクトリサーバ「Active Directory」に登録され、IT担当者による制御が可能なゲストアカウントが付与される。

　次回は電話によるコミュニケーションやサードパーティーツールのスムーズな利用、チャットbotによるコミュニケーションに役立つTeamsの使い方を紹介する。