「Teams」を単なるWeb会議やチャットの手段だと考えていないか？：「Microsoft Teams」を生かし切る8つの使い方【前編】

「Microsoft Teams」を単なるビジネスチャットツールやWeb会議ツールだとして活用していてはもったいない。Teamsはコラボレーションに役立つ豊富な機能を備えているからだ。

[Reda Chouffani，TechTarget]

　Microsoftのユニファイドコミュニケーション（UC）ツール「Microsoft Teams」は、コラボレーションに役立つ幅広い機能を提供する。単なるビジネスチャットツールやWeb会議ツールにとどまらないTeamsの使い方を理解すれば、Teamsはさまざまな仕事のハブになり得る。本連載は、同社のメモツール「OneNote」との連携から、「外部アクセス」「ゲストアクセス」といった機能によるを向上させるTeamsの活用法を紹介する。

併せて読みたいお薦め記事

Teamsを快適に使う方法

• 「Teams」のデータを失いたくない人のためのバックアップとリストアの注意点
• 「Microsoft Teamsを入れたら共有ファイルだらけ」を避ける5つの注意事項

Teamsと競合ツールの違い

• 「Zoom」から「Teams」にすぐ乗り換えたくなるシンプルな理由
• Slackから「Microsoft Teams」へ移行したくなる理由と、従業員を説得する方法
• 「Microsoft Teams」と「Google Chat」「Google Meet」の違いとは？

　Teamsはサブスクリプション形式のオフィススイート「Microsoft 365」のバンドルの一部として利用することも、単体ツールとして使うこともできる。Teamsユーザーは、一般的にはビジネスチャット機能やWeb会議機能を主に利用する。そのためMicrosoftがTeamsに詰め込んだ他の機能は置き去りにされてしまっている。

　ユーザーがTeamsを最大限に活用するためには、本連載が紹介する8つの使い方を検討すべきだ。

1．ツール間連携による会議の効率化

　会議は従業員にとって重要な仕事だ。会議では参加者がこなすべき作業が発生することもある。Teamsユーザーは会議の効率を高めるために、Teamsを使った会議の標準を確立した方がよい。

　Teamsは、OneNoteの機能を使って議事録を取る、タスク管理ツール「Microsoft Planner」の機能を使ってグループ内の個々のメンバーに仕事を割り当てるなど、ツール間の連携により会議効率の向上を支援する。Teamsと他のツールを連携させれば、1カ所でドキュメントなどのファイルを参照できるメリットがある。

2．コンプライアンスとセキュリティ対策の徹底

　医療や金融といった分野の企業は、特定の法制度を順守する必要がある。クレジットカード業界の情報セキュリティ基準「PCI DSS」（Payment Card Industry Data Security Standard）、医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律「HIPAA」、欧州連合（EU）の一般データ保護規則「GDPR」などだ。

　Teamsは、セキュリティ担当者が定めたポリシーを確実に適用できるようにしている。そのために役立つのが、Microsoftが事前に定義したポリシー集の「ポリシーパッケージ」だ。セキュリティ担当者はポリシーパッケージを活用して、メールやWeb会議などに関して従業員に適用するセキュリティポリシーを簡単に設定できる。これはコンプライアンス（法令順守）の一助となる。

---

　次回は言語の違いによるコミュニケーションのハードル解消やファイル共有、社外の人とのコラボレーションに役立つTeamsの使い方を紹介する。

TechTarget発　先取りITトレンド

米国TechTargetの豊富な記事の中から、最新技術解説や注目分野の製品比較、海外企業のIT製品導入事例などを厳選してお届けします。