2020年09月27日 05時00分 公開
特集/連載

「Teams」を単なるWeb会議やチャットの手段だと考えていないか?「Microsoft Teams」を生かし切る8つの使い方【前編】

「Microsoft Teams」を単なるビジネスチャットツールやWeb会議ツールだとして活用していてはもったいない。Teamsはコラボレーションに役立つ豊富な機能を備えているからだ。

[Reda Chouffani,TechTarget]

 Microsoftのユニファイドコミュニケーション(UC)ツール「Microsoft Teams」は、コラボレーションに役立つ幅広い機能を提供する。単なるビジネスチャットツールやWeb会議ツールにとどまらないTeamsの使い方を理解すれば、Teamsはさまざまな仕事のハブになり得る。本連載は、同社のメモツール「OneNote」との連携から、「外部アクセス」「ゲストアクセス」といった機能の活用まで、生産性向上に役立つTeamsの活用法を紹介する。

 Teamsはサブスクリプション形式のオフィススイート「Microsoft 365」のバンドルの一部として利用することも、単体ツールとして使うこともできる。Teamsユーザーは、一般的にはビジネスチャット機能やWeb会議機能を主に利用する。そのためMicrosoftがTeamsに詰め込んだ他の機能は置き去りにされてしまっている。

 ユーザーがTeamsを最大限に活用するためには、本連載が紹介する8つの使い方を検討すべきだ。

1.ツール間連携による会議の効率化

 会議は従業員にとって重要な仕事だ。会議では参加者がこなすべき作業が発生することもある。Teamsユーザーは会議の効率を高めるために、Teamsを使った会議の標準を確立した方がよい。

 Teamsは、OneNoteの機能を使って議事録を取る、タスク管理ツール「Microsoft Planner」の機能を使ってグループ内の個々のメンバーに仕事を割り当てるなど、ツール間の連携により会議効率の向上を支援する。Teamsと他のツールを連携させれば、1カ所でドキュメントなどのファイルを参照できるメリットがある。

2.コンプライアンスとセキュリティ対策の徹底

 医療や金融といった分野の企業は、特定の法制度を順守する必要がある。クレジットカード業界の情報セキュリティ基準「PCI DSS」(Payment Card Industry Data Security Standard)、医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律「HIPAA」、欧州連合(EU)の一般データ保護規則「GDPR」などだ。

 Teamsは、セキュリティ担当者が定めたポリシーを確実に適用できるようにしている。そのために役立つのが、Microsoftが事前に定義したポリシー集の「ポリシーパッケージ」だ。セキュリティ担当者はポリシーパッケージを活用して、メールやWeb会議などに関して従業員に適用するセキュリティポリシーを簡単に設定できる。これはコンプライアンス(法令順守)の一助となる。


 次回は言語の違いによるコミュニケーションのハードル解消やファイル共有、社外の人とのコラボレーションに役立つTeamsの使い方を紹介する。

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