Teams使用状況レポート利用のTIPS
Microsoft Teams管理者はユーザーの何を見られるのか 「ユーザーアクティビティー」の正体
プライバシーを侵害せずに、企業がテレワーク中の従業員の生産性を把握したい場合、「Microsoft Teams」のアクティビティーレポートを利用するという手段がある。Teamsはどのような行動を計測しているのか。
テレワーク中の従業員の生産性を把握したい企業は、ビジネスアプリケーションで従業員の行動を確認する方法を模索し始めるものだ。中でもWeb会議ツール「Microsoft Teams」（以下、Teams）は、サブスクリプション型オフィススイート「Microsoft 365」に組み込まれているアプリケーションであるため、企業にとって従業員の行動確認に利用しやすい。
Teamsは何を「アクティビティー」と定義してユーザーの行動を記録しているのか。本稿はTeamsの管理画面で確認できる項目とできない項目を解説する。プライバシーを侵害せずに、企業が従業員の生産性をチェックする方法はあるのか。
Teamsは何を「アクティビティー」として集計するのか
Microsoft 365の管理画面では、Teamsを含むMicrosoft 365の全アプリケーションを横断してエンドユーザーのアクティビティーやアプリケーションの使用状況を確認できる。このデータの参照期間は7日、30日、90日、180日から選択でき、CSV形式でエクスポートすることも可能だ。Teamsに関して参照できる項目の一例は以下の通りだ。
- Teamsのチャネル（チームメンバーがファイルやメッセージを共有する場）数
- チャネル内でエンドユーザーがやりとりしたメッセージの件数
- 全チャネルでエンドユーザーが返信したメッセージの件数
- エンドユーザーが使用した端末の搭載OS
- 1対1の通話の回数
- エンドユーザーが開催した会議の件数
- エンドユーザーが参加したTeams会議の件数
- 音声通話の合計時間
- ビデオ通話の合計時間
- 画面共有の合計時間
エンドユーザーがTeamsでチャットや音声通話、Web会議、ファイル共有などを実施するたびに、レポートに利用状況が反映される。チャットのメッセージに関しては、集計期間内の投稿、返信、引用、リアクションが集計される。ただし「連絡可能」「取り込み中」「応答不可」「退席中／一時退席中」「オフライン」「すぐに戻る」といったステータスの表示時間は記録の対象外となっている。
アクティビティーの集計はエンドユーザーがTeamsを使っている場合でのみ有効だ。エンドユーザーが使っているTeamsのアプリケーションは、デスクトップ版か、モバイル版か、Web版かを問わない。
従業員のプライバシーを侵害せずにアクティビティー情報を利用する方法
Teamsには、レポートを匿名化する標準機能がある。この機能を有効化することで、企業は従業員のプライバシーを保護しながら必要なアクティビティー情報を入手できるようになる。匿名化すべき個人識別情報の一例は下記だ。
- ユーザーアカウント名または表示名
- メールアドレス
- ID・アクセス管理システム「Active Directory」のオブジェクトID（ユーザーアカウントの識別子）
アクティビティー情報を保護するもう一つの方法は、アクティビティーレポートを閲覧できる管理者の数を制限することだ。Teamsのアクティビティーレポートを閲覧できるのは以下の権限を持つエンドユーザーだ。アクティビティーレポートの悪用を防ぐために、Microsoftは権限を持つ管理者の数を信頼できる少数に限定することを推奨している。
- グローバル管理者
- Microsoft 365全体の管理者。
- グローバル閲覧者
- 閲覧権限のみを持ったグローバル管理者。
- Teams管理者
- Teams通信管理者
- Teamsの通話機能および会議機能の管理者。
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